TERUG NAAR OVERZICHT

Vijf tips voor een goede out of office

Ga je er binnenkort een paar dagen tussenuit? Tijd om weer een out of office-reply in te stellen in je e-mailprogramma. We denken daar meestal niet veel bij na, maar het loont toch de moeite even stil te staan bij wat we daar allemaal in zetten. Wil je een goed out of office-bericht schrijven? Hier zijn een paar dingen waar je op moet letten.

 

1. Zeg waarom en hoe lang je weg bent

Geef duidelijk aan waarom je er niet bent. Maar niet in detail.  “Ik ben eerst twee dagen in de Ardennen, daarna rijden we door naar Frankrijk en we maken de vakantie af met familie op een camping in de Provence" is too much information. Laat ook weten hoe lang je afwezig bent. Het maakt voor je klant een groot verschil of dat 1 dag is of 14 dagen. Communiceer ook duidelijk wat de klant ondertussen kan doen.

 

2. Bied service en alternatieven

Wees daarbij altijd positief. Hoe vaak lees je niet: "Voor dringende vragen neemt u contact op met collega X"? Je schrikt je lezer daar behoorlijk af. Hij of zij zal dit lezen als "Collega X heeft het waarschijnlijk al druk genoeg". Schrijf liever: "Collega X of afdeling Y helpt u tijdens mijn afwezigheid graag verder". Verwijs je naar een collega, zet daar dan een naam bij en een rechtstreeks telefoonnummer of e-mailadres.

 

3. Lees je je e-mail of niet?

Tegenwoordig kun je je e-mail overal lezen, ook op vakantie. Sommige mensen gaan er ook vanuit dat je dat sowieso doet en bij dringende zaken toch wel antwoordt. Als je van plan bent echt even afstand te nemen van je mailbox (de beste tip van allemaal), zet dan duidelijk in je automatisch bericht dat je je mail niet leest.

 

4. Maak je bericht persoonlijk

Ook aan een automatisch verzonden out of office-reply kun je een persoonlijk tintje geven. Denk aan het vermelden van de reden van je afwezigheid, je vakantiebestemming of een persoonlijke afsluiting. Humor mag. Wat voor tintje je exact toevoegt aan je out of office-reply, kun je zelf het beste bepalen. Jij weet wie je doelgroep is en wat past bij je bedrijf.

 

5. Doe het op tijd

Veel mensen stellen hun out of office-reply last minute in. Op dat moment ontbreekt de tijd, de inspiratie en/of het bewustzijn om de standaardtekst te vervangen door een goede out of office-tekst. Het is sowieso een goed idee om twee of drie dagen van tevoren je out of office-reply al aan te zetten. Zo voorkom je dat je op het laatste moment nog allerlei taken moet afhandelen.

 

Enkele voorbeelden

 

NEUTRAAL

Beste klant, 
Ik ben van 21 september tot en met 2 oktober met vakantie en kan mijn mails niet lezen. Tijdens mijn afwezigheid kunt u met alle vragen terecht bij mijn collega Shirley Teerlinck op het nummer 02/304.78.45.

Vriendelijke groeten,

 

FORMEEL

Geachte heer/mevrouw,

Dank u wel voor uw bericht. Van 21 september tot en met 2 oktober kan ik u helaas niet verder helpen. Tot die tijd kunt u terecht bij mijn collega Shirley Teerlinck op het nummer 02/304.78.45. Indien uw vraag tot na 2 oktober kan wachten, neem ik uiteraard graag persoonlijk contact met u op.

Nog een prettige dag.

Met vriendelijke groet,

 

ALS HET PERSOONLIJK EN GRAPPIG MAG ZIJN

Beste klant,

Tot en met 2 oktober ben ik met vakantie. Ik probeer nog wat zon te vangen in het zuiden en kan mijn mails niet lezen. Mijn collega Shirley Teerlinck helpt u tijdens mijn digitale detox graag verder op het nummer 02/304.78.45. Ik ben – hopelijk met een kleurtje – terug op kantoor op 5 oktober.

Vriendelijke groeten,

 

Bron: www.hi-re.nl.

4 radicale ideeën om het fileprobleem de wereld uit te helpen

Dat de wetenschap een halve eeuw geleden erin geslaagd is om mensen op de maan te zetten, maar nog n...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

Bye bye overuren, hallo werk-leven balans!

Je doet je werk graag, maar het moet niet ten koste gaan van je privéleven. Klinkt logisch, maar toc...

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

 

Waarom mobiliteit steeds meer de achillespees van onze economie wordt

In 2030 zullen we tijdens de spits een kwart trager rijden dan in 2012. 60,7% van de werknemers in V...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

Is het nog ver naar de volgende file?

Nog meer files, dat is wat ons de komende jaren te wachten staat. Benieuwd hoe werknemers daarop zul...

5 mythes over burn-out ontkracht

Ondanks het overmatige gebruik van de term, snappen heel wat mensen nog steeds niet wat een ‘burn-ou...