TERUG NAAR OVERZICHT

Vijf tips voor een goede out of office

Ga je er binnenkort een paar dagen tussenuit? Tijd om weer een out of office-reply in te stellen in je e-mailprogramma. We denken daar meestal niet veel bij na, maar het loont toch de moeite even stil te staan bij wat we daar allemaal in zetten. Wil je een goed out of office-bericht schrijven? Hier zijn een paar dingen waar je op moet letten.

 

1. Zeg waarom en hoe lang je weg bent

Geef duidelijk aan waarom je er niet bent. Maar niet in detail.  “Ik ben eerst twee dagen in de Ardennen, daarna rijden we door naar Frankrijk en we maken de vakantie af met familie op een camping in de Provence" is too much information. Laat ook weten hoe lang je afwezig bent. Het maakt voor je klant een groot verschil of dat 1 dag is of 14 dagen. Communiceer ook duidelijk wat de klant ondertussen kan doen.

 

2. Bied service en alternatieven

Wees daarbij altijd positief. Hoe vaak lees je niet: "Voor dringende vragen neemt u contact op met collega X"? Je schrikt je lezer daar behoorlijk af. Hij of zij zal dit lezen als "Collega X heeft het waarschijnlijk al druk genoeg". Schrijf liever: "Collega X of afdeling Y helpt u tijdens mijn afwezigheid graag verder". Verwijs je naar een collega, zet daar dan een naam bij en een rechtstreeks telefoonnummer of e-mailadres.

 

3. Lees je je e-mail of niet?

Tegenwoordig kun je je e-mail overal lezen, ook op vakantie. Sommige mensen gaan er ook vanuit dat je dat sowieso doet en bij dringende zaken toch wel antwoordt. Als je van plan bent echt even afstand te nemen van je mailbox (de beste tip van allemaal), zet dan duidelijk in je automatisch bericht dat je je mail niet leest.

 

4. Maak je bericht persoonlijk

Ook aan een automatisch verzonden out of office-reply kun je een persoonlijk tintje geven. Denk aan het vermelden van de reden van je afwezigheid, je vakantiebestemming of een persoonlijke afsluiting. Humor mag. Wat voor tintje je exact toevoegt aan je out of office-reply, kun je zelf het beste bepalen. Jij weet wie je doelgroep is en wat past bij je bedrijf.

 

5. Doe het op tijd

Veel mensen stellen hun out of office-reply last minute in. Op dat moment ontbreekt de tijd, de inspiratie en/of het bewustzijn om de standaardtekst te vervangen door een goede out of office-tekst. Het is sowieso een goed idee om twee of drie dagen van tevoren je out of office-reply al aan te zetten. Zo voorkom je dat je op het laatste moment nog allerlei taken moet afhandelen.

 

Enkele voorbeelden

 

NEUTRAAL

Beste klant, 
Ik ben van 21 september tot en met 2 oktober met vakantie en kan mijn mails niet lezen. Tijdens mijn afwezigheid kunt u met alle vragen terecht bij mijn collega Shirley Teerlinck op het nummer 02/304.78.45.

Vriendelijke groeten,

 

FORMEEL

Geachte heer/mevrouw,

Dank u wel voor uw bericht. Van 21 september tot en met 2 oktober kan ik u helaas niet verder helpen. Tot die tijd kunt u terecht bij mijn collega Shirley Teerlinck op het nummer 02/304.78.45. Indien uw vraag tot na 2 oktober kan wachten, neem ik uiteraard graag persoonlijk contact met u op.

Nog een prettige dag.

Met vriendelijke groet,

 

ALS HET PERSOONLIJK EN GRAPPIG MAG ZIJN

Beste klant,

Tot en met 2 oktober ben ik met vakantie. Ik probeer nog wat zon te vangen in het zuiden en kan mijn mails niet lezen. Mijn collega Shirley Teerlinck helpt u tijdens mijn digitale detox graag verder op het nummer 02/304.78.45. Ik ben – hopelijk met een kleurtje – terug op kantoor op 5 oktober.

Vriendelijke groeten,

 

Bron: www.hi-re.nl.

11 tot 20% van de Belgen wil van job veranderen

De Belg wil steeds vaker ander werk en vindt het ook, al is een vast contract moeilijker te bemachti...

Zeg, heb je al een account?

Registreer nu en word snel gevonden door interessante werkgevers.

Ideale werkgever: baas, buddy of coach?

Vijftig jaar geleden zag de relatie tussen werkgever en werknemer er nog heel anders uit. Wat is er ...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

Baas zijn in de 21ste eeuw? Zo doe je het

Tegenwoordig heeft people management wel wat meer om het lijf dan werknemers simpelweg op te leggen ...

Tijd voor de ideale job!

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

 

Managers van ICT-multinationals over hun leiderschapsstijl

Hoe stellen de managers van vandaag zich op tegenover hun personeel? Zijn het halve dictators of heu...

Flirten op het werk? Bij deze 5 beroepen is het dagelijkse kost

Bepaalde beroepen hebben een heel aparte uitstraling: omwille van het uniform, de algemene présence ...

Goede relatie met de baas belangrijker dan je denkt

We willen niet weinig van onze baas: hij/zij moet ons inspireren, autonomie geven en ons voldoende w...