TERUG NAAR OVERZICHT

Afleiding op het werk: collega's zijn de grootste boosdoeners

 

Hoe houden we in godsnaam de hele dag lang ons hoofd bij ons werk? In een omgeving waar steeds meer stoorzenders voor constante afleiding zorgen, is dat meer dan ooit een pertinente vraag. Continue onderbrekingen zijn een rem op onze productiviteit en ondermijnen onze gezondheid. Ons beter afschermen is dus de boodschap. Maar hoe doe je dat in de praktijk?

Protime, een softwarespecialist in onder meer tijdregistratie, personeelsplanning, toegangscontrole en online samenwerkingsplatformen, wou wel eens weten wat ons zoal verhindert om ons voluit op ons werk te concentreren. Het resultaat van hun enquête onder meer dan 1000 Vlamingen (februari 2019) was toch wel enigszins verrassend: een op de vier wordt zes tot tien keer per dag afgeleid door collega’s en een op de vijf zelfs nog vaker. “Op zich zijn de meeste vragen snel beantwoord”, zegt Peter s’Jongers, CEO van Protime. “Maar daarna kost het ons gemakkelijk tien minuten om weer in ons ritme te geraken. Het negatieve effect op onze productiviteit is dus absoluut niet te onderschatten. Het is onvoorstelbaar hoeveel nuttige werktijd zo verloren gaat.”

Tip: Ben jij op zoek naar een job waarin je regelmatig kan thuiswerken? Bekijk dan eens deze vacatures.

Eigen schuld, dikke bult?

Vragen van collega’s zijn voor 13 procent van de Vlamingen de grootste tijdvreter op kantoor. Telefoontjes vinden we ongeveer even belastend, binnenkomende e-mails storen ons met 11 procent net iets minder. Maar de top twee bestaat uit de vaak onophoudelijke stroom aan vergaderingen (21%) en de eeuwige administratieve rompslomp (15%). Peter s’Jongers: “Het lijstje chronische afleiders is behoorlijk lang. En niet zelden liggen we eigenlijk zelf aan de basis van onze sputterende productiviteit: we hebben te weinig orde of discipline, zijn onvoldoende assertief tegenover collega’s of te veel bezig met privézaken. Uiteindelijk zien we door de bomen het bos niet meer en raakt onze planning hopeloos in de knoei. We moeten overuren beginnen kloppen om de achterstand in te halen en gunnen ons brein zo weinig rust dat we op den duur oververmoeid geraken.”

De Amerikaanse energy management expert Tony Schwartz ziet het zo: “Hoe meer er van ons wordt verwacht, hoe meer we de neiging hebben om nog een tandje bij te steken. Als we onszelf evenwel niet regelmatig de tijd gunnen om enigszins te herladen, wordt het almaar moeilijk om ons te focussen. Eigenlijk stuurt ons lichaam ons een duidelijk signaal dat het stilaan genoeg is geweest. We kunnen dat wel even negeren, door bijvoorbeeld naar een noodoplossing als koffie te grijpen, maar echt constructief is dat toch niet.”

Lees ook: Het functioneringsgesprek: tips voor een zinvol gesprek

Weg met de kantoortuin

“Nochtans hoeft het allemaal zo moeilijk niet te zijn”, vervolgt Peter s’Jongers. “Begin bij het begin en spreek bijvoorbeeld met je collega’s af dat je niet langer doorlopend beschikbaar bent voor vragen. Een kwestie is zelden zo dringend dat die niet een paar uur kan wachten. Intussen kan iedereen veel vlotter doorwerken. Bovendien bestaan er nu ook heel wat performante softwaretools. Zij geven bijvoorbeeld in één blik inzicht in de actuele status van taken of maken het mogelijk om informatie te centraliseren. Zo worden veel vragen en mails op slag overbodig.”

Voor Stefan Van Der Stigchel, hoogleraar cognitieve psychologie aan de Universiteit Utrecht, moet alles wat op het werk voor afleiding zorgt zo veel mogelijk worden vermeden. Als je je aandacht voortdurend moet verleggen leidt dat onvermijdelijk tot fouten. Ook zal de output van je werk sowieso een stuk oppervlakkiger zijn. Daarom ziet de professor de tegenwoordig zo populaire kantoortuinen (ook landschapskantoren of -bureaus genaamd, nvdr) liefst vandaag nog verdwijnen. Veel bedrijven zweren daarbij omdat ze ruimtebesparend werken en omdat ze de onderlinge samenwerking zouden stimuleren. Maar het is zeer de vraag of die voordelen wel opwegen tegen de kosten die gepaard gaan met de aanhoudende drukte. Na amper drie uur in een landschapsbureau blijken we bijvoorbeeld beduidend meer stresshormonen in ons bloed te hebben. Mensen die dag in dag uit in kantoortuinen werken zijn dan ook vaker ziek.

Duiken of surfen?

Tim Christiaens, oprichter van Time Management Company en productiviteitsexpert, reikt in zijn recente boek Dive at Work, heel wat pasklare oplossingen aan: “Dé sleutel om weer greep op je werkdag te krijgen ligt voor mij in een gezonde afwisseling tussen doelgericht duiken (geconcentreerd werken aan je belangrijkste en meest veeleisende taken) en slimmer surfen (meer alledaagse activiteiten die minder aandacht vergen, zoals mailverkeer, vergaderingen of takenlijsten). Dat tweede type werk moet uiteraard ook gebeuren, maar als het letterlijk je dag overheerst, zit het toch wel grondig fout. Het geeft relatief weinig voldoening en zorgt ervoor dat de echte intellectuele uitdagingen noodgedwongen naar de avond of het weekend verschuiven. Gelukkig zullen nieuwe technologische toepassingen ons in de toekomst helpen om daar almaar efficiënter mee om te gaan. Tegelijk komt het erop aan om je ‘duiktijd’ goed in te plannen. Je kiest bij voorkeur voor het moment van de dag wanneer je het best kan nadenken en het meest energie hebt. Bij veel mensen zal dat ergens in de loop van de ochtend zijn. Het is al een goed begin als je jezelf systematisch één ‘duikuur’ per dag kan gunnen, zonder interventies van collega’s, e-mail of telefoon. Daarvoor trek je je best terug op een storingsvrije plaats. Als je daar effectief in slaagt, geef je je productiviteit meteen een stevige boost.”

Wel is het belangrijk dat die zogenaamde stille ruimtes voldoende aangepast zijn. Concentratiehokjes die maar een schoendoos groot zijn, hebben weinig zin. Als mensen zich opgesloten voelen, kan je niet verwachten dat ze zich volop kunnen concentreren. Thuiswerken kan een goed compromis zijn, maar liefst niet vaker dan twee dagen per week. Anders vervaagt het evenwicht tussen werk en privé te veel. Bovendien zijn ook daar duidelijke afspraken nodig, zodat je eventuele huisgenoten niet om de haverklap je bureau binnenvallen. Opmerkelijk: werken in pyjama of joggingpak is naar verluidt niet bevorderlijk voor de productiviteit. Om de mentale switch naar een professionele mindset te maken, doe je dus bij voorkeur kleren aan die je ook in het gezelschap van collega’s kan dragen.

Nood aan flexibiliteit

Op kantoor kunnen koptelefoons ook al een groot verschil maken. Volgens Tim Christiaens zou iedereen sowieso het recht moeten hebben om zich af en toe volledig af te sluiten. “Boven alles moet iedereen voor zichzelf kunnen uitmaken hoe hij de best mogelijke resultaten kan boeken. Idealiter kan je zelf kiezen hoe, waar en wanneer je werkt. Voor sommigen kan het bijvoorbeeld al een groot verschil maken om op voorhand af te spreken hoe lang een meeting mag duren of om het aantal vergaderingen drastisch te verminderen. Werkgevers hebben er gewoon alle belang bij om oog te hebben voor onze groeiende behoefte aan flexibiliteit. We moeten absoluut de controle over ons werk terugkrijgen, zodat we opnieuw meer tijd kunnen besteden aan de zaken die er echt toe doen.”

Maar wat je ook probeert, het gaat nooit lukken om de hele dag door even productief en efficiënt te zijn. ‘Harder, langer, meer’ is in dit geval echt geen optie. Want ons brein is gewoonweg niet gemaakt om zich acht uur aan een stuk te focussen. Af en toe moet je de teugels eens kunnen vieren, om er daarna weer stevig te kunnen invliegen. Tim Christiaens heeft ook daar een term voor bedacht: even ‘aan land gaan’. “Om tot goede ideeën en innovatieve concepten te kunnen komen, moet je af en toe wat tijd voor jezelf nemen door iets helemaal anders te doen. Voor alle duidelijkheid: je sociale media checken valt daar niet onder. Een kleine wandeling in de lunchpauze kan daarentegen wonderen doen. Ook is het cruciaal om regelmatig iets te eten en te drinken. Het is algemeen bekend dat wie geen middagbreak neemt zijn productiviteit vervolgens gevoelig ziet dalen.”

Moderne hr-tools

Peter s’Jongers waarschuwt intussen wel voor een zeker nadeel aan het alomtegenwoordige streven naar tijd- en plaatsonafhankelijk werken: “Uit een Protime-onderzoek van vorig jaar bleek dat meer dan de helft van de Vlaamse organisaties (53%) de productiviteit van hun medewerkers momenteel gewoon niet meet. De werkuren worden niet langer geregistreerd, maar er kwam niets voor in de plaats. Hoe kan je de werking van je team dan bijsturen? Als wij werktijden bijhouden, is dat niet om te controleren hoeveel uren iemand klopt, maar om te weten hoelang hij erover doet om een taak naar behoren te kunnen vervullen. Tijdregistratie is zonder meer een nuttig instrument in de evolutie naar flexibeler en werkbaar werk. Moderne hr-tools stellen je in staat om de inspanningen van je werknemers beter af te stemmen op de strategische doelstellingen van de organisatie. Zo vermijd je dat iemand overladen wordt met extra opdrachten, terwijl zijn mand eigenlijk al meer dan vol is.”

 

Bron: vacature.com. Tekst: Piet Verbeest. Publicatiedatum: mei 2019.


Lees ook:

Alles wat je moet weten over het loopbaansparen

Nu de temperaturen stijgen, smachten de meesten van ons naar ons jaarlijks verlof. De manier waarop ...

Laat je salaris niet afhangen van het lot

Check het salariskompas van vacature.com en ontdek welk loonpakket iemand met jouw profiel mag verwachten.

 

Amper 1 op de 10 Belgische werknemers kiest verlofperiode niet zelf

Als het over vakantie gaat, laten Belgische werkgevers zich van hun meest flexibele kant zien. Vaker...

Een hart voor de zorg?

Wij vonden 5 werkgevers uit de zorg die zowel voor hun patiënten als hun medewerkers een tandje bijsteken.
Benieuwd naar hun vacatures?

- Sponsored

Veel millennials kampen met burn-out, maar waarom?

Volgens cijfers van het CBS komen burn-outs het vaakst voor bij millennials. In een onderzoek uit 20...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

De worsteling van elke werkende ouder: wie zorgt deze zomer voor de kinderen?

Nog een week en de boekentassen kunnen weer lekker lang aan de kant. Leuk voor de kinderen, maar las...

Dit kan je zelf doen om een burn-out te vermijden

Alsmaar meer werknemers krijgen te maken met een burn-out. De steeds langere werkuren, de constante ...

Achter de schermen op Tomorrowland

Hoe is Tomorrowland zo bliksemsnel een absolute wereldspeler kunnen worden? En wie maakt het waar?