TERUG NAAR OVERZICHT

Met slechts 5 lijstjes alles onder controle

Het kalenderjaar is nog geen twee maanden ver en je zal ook wel al gemerkt hebben dat de werklast toeneemt. Heb je nu al het gevoel dat je geen volledige controle hebt over je werk, dan is het tijd voor actie. Weg met alle losse briefjes, en nooit meer aantekeningen op je hand. Het is tijd voor een degelijk systeem. Een systeem van vijf lijstjes waarmee je nooit meer iets vergeet, en waarmee er voor al je acties, taken en ideeën een duidelijke bestemming komt.

De to-dolijst

Dit is natuurlijk de bekendste lijst, en hopelijk werk je hier al mee. Want er zijn bovenmenselijke krachten nodig om al je taken te onthouden zonder zo’n lijst. De to-dolijst dient simpelweg om alle taken te verzamelen die je op dit moment al zou kunnen (en willen) uitvoeren. Natuurlijk kun je slechts één activiteit tegelijk doen; vandaar dat deze lijst nodig is.

 

De laterlijst

Als je to-dolijst te vol raakt, is er de laterlijst. Hierop kun je alle taken van je to-dolijst noteren waar je in de komende week niet aan toe denkt te komen. Deze lijst zorgt dus voor een hoop rust. In plaats van te panikeren door een overvolle to-dolijst, kun je je takenlijst korter maken. Geef toe, dat lucht op!

 

Hoe zorg je dat deze taken niet vergeten worden? Neem eens per week de tijd om dit lijstje te bekijken en te zien welke items terug naar je to-dolijst mogen verhuizen.

 

De lijst met uitstaande items

Als het goed is, delegeer je vaak taken. Een collega moet bijvoorbeeld iets voor je opzoeken, of iets voor je maken. Om te voorkomen dat je dit vergeet, kun je een lijst met uitstaande taken bijhouden. Zo weet je precies waarop je allemaal aan het wachten bent. Als je deze lijst dagelijks bekijkt, kun je op tijd een vriendelijke herinnering sturen aan je collega die jouw project dreigt te vertragen.

 

Met deze drie lijsten heb je de werklast weer volledig onder controle. De stress op kantoor wordt hierdoor enorm verlaagd. Maar om te zorgen dat je je werk echt perfect uitvoert (en vlotter dan al je collega’s), zijn de laatste twee lijsten cruciaal!

 

De meetinglijst/personenlijst

Dit is het geheime wapen waarmee je in ieder overleg kunt verrassen met je scherpte en goede ideeën. Voor alle terugkerende vergaderingen kun je namelijk tijdens de week jouw ideeën en agendapunten bijhouden. Wanneer het tijdstip van de vergadering dan is aangebroken en je collega’s komen compleet onvoorbereid binnen gerend vanuit de vorige vergadering, zit jij daar al met al je ideeën. Zo vergeet je niets te bespreken en haal je het optimale uit ieder overleg!

 

Dezelfde aanpak kun je gebruiken voor personen die je niet vaak spreekt. Noteer bij hun naam alles wat je wilt bespreken, en als het eenmaal zo ver is, benut je dat kostbare moment optimaal (en zo voorkom je dat nare gevoel achteraf: “Oh nee, nu ben ik datgene waarvoor ik eigenlijk kwam alsnog vergeten te vragen!”)

 

De projectlijst

Ten laatste is er de projectlijst. Dankzij deze lijst kun je laten zien dat je tot de schaarse groep proactieve medewerkers behoort. In plaats van te wachten op instructies en die op je to-dolijst te noteren, kun je namelijk proactief bepalen wat er moet gebeuren.

 

De projectlijst is simpelweg een overzicht van de lopende projecten waaraan je werkt (een project is een gewenste uitkomst waarvoor meer dan één taak afgerond moet worden). Door eenmaal per week deze lijst te bekijken en per project te bepalen welke actie nodig is om vooruit te geraken, kun je proactief jouw to-dolijst vullen met activiteiten die écht belangrijk zijn!

Ook voor het effectief behandelen van e-mails bestaat een systeem dat je gemakkelijk kunt aanleren. Dit systeem staat beschreven in het gratis rapport dat je hier kunt opvragen: www.emailopkantoor.nl.

 

Alexander Keehnen is operationeel manager bij een start-up onderneming en geeft zeer praktijkgerichte workshops over zelfmanagement. Meer tips over stressvrij werken op kantoor zijn te lezen in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’ (verkrijgbaar op bol.com en www.stressopkantoor.nl). Twitter: @AKeehnen.

 

 

Waarom je je vakantiedagen echt niet mag vergeten opnemen

Wie voltijds werkt heeft ieder jaar recht op 20 wettelijke vakantiedagen. De wetgever stelt echter d...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

5 vormen van seksuele intimidatie op het werk

Als je collega je een kneepje in je billen geeft of voortdurend voorstelt eens samen in bed te duike...

Win gratis filmtickets

Win tickets voor 'Suburbicon', de nieuwste film van acteur/regisseur George Clooney met Matt Damon in de hoofdrol.

50+’ers hebben meer vertrouwen in jongere leidinggevende

Werken voor een jongere baas, vreemd? Integendeel! Slechts 28% van de werkende vijftigplussers heeft...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

Loketfuncties bij de banken maken massaal plaats voor nieuwe profielen

De aanhoudend lage rente en almaar complexere regelgeving dwingen onze financiële instellingen tot s...

Filippijnse verpleegster Faith Padayao (32) kwam bewust in België werken

In onze Daarom werk ik hier-rubriek vertellen gewone werknemers wat ze tof en minder tof vinden aan ...

Praktisch op pensioen

De regering-Michel wil onze pensioenregeling duchtig aanpakken. Dit zijn de huidige fundamenten op e...