TERUG NAAR OVERZICHT

Je zal er maar (elk jaar) in zitten: het feestcomité

Veel bedrijven starten rond deze tijd met het plannen van een eindejaarsfeest voor hun medewerkers. Sommige van die bedrijven besteden dit uit aan een professioneel evenementenbureau, andere laten het volledig intern organiseren door het welbekende fenomeen ‘het feestcomité’.

Jo Haegeman, Managing Director van evenementenbureau White Rabbit en gastprofessor eventmanagement heeft enkele tips voor het geval dat je deel zou uitmaken van dit guitige groepje.

1. Wie mag erbij?

Een goede samenstelling van dit groepje is niet te onderschatten. Zorg voor een representatief en heterogeen staal van werknemers. Uiteraard zijn het allemaal vrijwilligers in dit groepje en hebben ze een wil om samen te werken.

Het is niet wenselijk om het (top)management erbij te betrekken; zij zorgen dikwijls voor te veel druk of sturing. Er is wel nood aan een ‘hotline’ naar de uiteindelijke decision maker. Feedback wordt dan sneller gevraagd, beslissingen sneller genomen. Niets zo frustrerend als met een massa goede ideeën zitten en zeven dagen moeten wachten om er verder op te mogen borduren.

Een ideale groepsgrootte is een vijftal personen. Meredith Belbin heeft onderzoek  gedaan naar welke rollen iedereen opneemt in zo’n groep.

2. Wat doe je eerst?

In het begin gebeuren de meeste fouten. Een verkeerde start leidt tot een evenement zonder kracht.

Het is zeer verleidelijk om bij een eerste meeting direct ideeën te beginnen spuien. Iedereen wil immers tonen wat hij in zijn mars heeft en iedereen heeft zijn idee over hoe het feest er zou moeten uitzien.

Denk echter eerst na over de context en de doelstellingen. De context is het geheel van situaties waarin het bedrijf zich nu bevindt. Kom je net uit een overname? Bestaat de firma net tien jaar? Heeft de crisis hard toegeslagen? Hou ook rekening met de visie en missie van het bedrijf.

Bij de doelstellingen geef je aan wat je wil bereiken met het evenement. Belonen? Fun? Mensen met elkaar laten kennismaken? Motiveren? Informeren? Er zijn heel veel mogelijkheden. Probeer ze zo juist mogelijk te definiëren. Je zal merken dat je in de brainstormfase dan makkelijker de juiste keuzes maakt.

Daarna zet je de praktische parameters op een rijtje: datum, timing, beschikbaar budget, stad of regio, aantal aanwezigen, met of zonder partner (denk aan je doelstellingen!), wordt er gespeecht of niet ...

Ten slotte schrijf je op wat er de vorige jaren al is gedaan en wat daar geslaagd of rampzalig aan was én waarom.

3. Moet er nog een thema zijn?

Een waarheid als een koe: niet iedereen vindt leuk wat jij leuk vindt. Pas er dus voor op een feest te maken waar jij je te pletter amuseert, terwijl je collega’s al na het voorgerecht doodgeërgerd naar het café ernaast zijn vertrokken.

Om creatief te zijn, bestaan gigantisch veel brainstormtechnieken. De gemakkelijkste is ideeën spuien en veel inpikken op elkaar.

Een thema (‘caraïben’, ‘roze’, ‘met een hoed’ …) kan leuk zijn, maar wees je bewust van de mogelijk verstrekkende gevolgen qua logistiek en budget en het feit dat niet iedereen fan is van al te gekke thema’s.

Bij twijfel grijp je terug naar de context en doelstellingen om te kiezen!

De volgende stap is nadenken over de praktische elementen:

  • Locatie en catering
  • Uitnodigingen en inschrijvingen (om het probleem met no-shows op te lossen kijk je op www.thepromise.be)
  • Transport & parking
  • Onthaal, security, toiletdames
  • Dj’s en andere acts en animaties
  • Veiligheid (dronken chauffeurs!)
  • Verzekeringen (geldt de bestaande arbeidsongevallenverzekering?)
  • Vergunningen en toelatingen (SABAM, billijke vergoeding)

4. Vind ik alle leveranciers online?

Ja. Tegenwoordig vind je alle feestlocaties, cateraars, dj’s, feestmateriaalverhuur, decoratiefirma’s, hostessenbureaus, geluidsfirma’s, busmaatschappijen en alle andere partners die je kan nodig hebben voor je evenement online. Onderaan dit artikel vind je enkele links.

Dit uitzoeken is het meest tijdrovende werk. Googlen, offertes opvragen, vergelijken, onderhandelen, wijzigen en opnieuw beginnen puzzelen. En je bent eigenlijk nooit zeker van de kwaliteit.

Tip 1: zorg voor getekende contracten. E-mails hebben zeer weinig rechtswaarde bij problemen achteraf.

Tip 2: ga altijd op verkenning naar de locatie en ga indien mogelijk proeven bij de cateraar.

5. Dan toch een evenementenbureau inschakelen?

De grote redenen waarom feestcomités kiezen om een beroep te doen op een evenementenbureau zijn vooral:

  • het ontbreken van een kwalitatief leveranciersnetwerk
  • een tekort aan creativiteit, kennis en ervaring
  • tijdsgebrek
  • coördinatie de avond zelf
  • personeel ter plaatse

Een kwalitatief eventbureau gaat ook eerst door stap 2 en 3 in een gesprek met het feestcomité, zodat zij een gepaste offerte kunnen maken.

De meeste evenementenbureaus zijn flexibel in hun aanpak. Zij kunnen het hele event uitwerken van A tot Z, of enkel beschikbaar zijn voor hulp bij bepaalde onderdelen van het feest.

6. Feesttijd of werktijd?

Als uiteindelijk alles tot in de puntjes is voorbereid, moet het ook nog ter plaatse opgevolgd worden. Je kan ervan uitgaan dat er altijd wel iets niet zal lopen zoals gepland. Je zal als verantwoordelijke veel moeten controleren.

Om het overzicht te bewaren worden de taken best verdeeld onder de mensen van het feestcomité: iemand is verantwoordelijk voor de catering, een ander voor onthaal, nog een verantwoordelijke voor alle artiesten en uiteindelijk één eindcoördinator die voor een vlotte en open communicatie zorgt.

Wees enkele uren op voorhand ter plaatse om alles nog eens te overlopen en te controleren. Moet er nog opgebouwd te worden, voorzie dan voldoende vrijwilligers. Als het ’s nachts terug afgebouwd moet worden, werken nuchtere mensen sneller én veiliger. Je bent waarschijnlijk de FILO.

7. Op naar volgend jaar!

Het is natuurlijk niet afgelopen na het feestje. Een bedankje naar medewerkers en vrijwilligers, misschien zelfs naar leveranciers wordt geapprecieerd.

En evalueren natuurlijk: waar ging het goed, en waar goed fout? Maak een rapport voor het feestcomité van de volgende editie.

Oh ja, en ontvang de bloemen, chocolaatjes en flessen wijn van het management want het was toch wel verdorie goed gedaan door jullie!

8. Enkele links

Databases voor feestleveranciers:

Locatie databases:

I.s.m. White Rabbit

Wat verandert er praktisch op werkvlak voor jou in 2018?

In de loop van 2018 treden er heel wat maatregelen in werking die jouw (zoektocht naar een) job in m...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

Dit was 2017 in cijfers

Meer vacatures, minder werklozen. Als we één ding uit 2017 onthouden, dan is het wel dat. Maar er zi...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

De arbeidsmarkt in 2018: dit zijn de uitdagingen

Meer vacatures, minder werklozen. Als we één ding uit 2017 onthouden, dan is het wel dat. Na jaren v...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

Waarom je je vakantiedagen echt niet mag vergeten opnemen

Wie voltijds werkt heeft ieder jaar recht op 20 wettelijke vakantiedagen. De wetgever stelt echter d...

5 vormen van seksuele intimidatie op het werk

Als je collega je een kneepje in je billen geeft of voortdurend voorstelt eens samen in bed te duike...

50+’ers hebben meer vertrouwen in jongere leidinggevende

Werken voor een jongere baas, vreemd? Integendeel! Slechts 28% van de werkende vijftigplussers heeft...