TERUG NAAR OVERZICHT

Hoeveel privacy heb je op de werkvloer?

Het korte antwoord is: minder dan je waarschijnlijk denkt. Je werkgever mag veel zaken controleren, al zijn die ook wel aan strikte voorwaarden verbonden.

 

 

A. MAG JE WERKGEVER AAN JOU GERICHTE POST OPENEN?

B. MAG JE BAAS JOUW MAILS LEZEN?

C. MAG JOUW WERKGEVER DE HARDE SCHIJF VAN JOUW PROFESSIONELE COMPUTER CONTROLEREN?

D. MAG JOUW WERKGEVER JE REGELS OPLEGGEN VOOR HET GEBRUIK VAN (JOUW PERSOONLIJKE) SOCIALE MEDIA?

 

 

A. MAG JE WERKGEVER AAN JOU GERICHTE POST OPENEN?

Volgens de grondwet is het briefgeheim onschendbaar. Er wordt hierbij geen onderscheid gemaakt tussen de professionele en de niet-professionele sfeer. Een brief mag niet door derden (dit is iemand anders dan afzender of bestemmeling) geopend worden.

 

Privacy

De bescherming van het briefgeheim is niet alleen een kwestie van privacy, het is ook een kwestie van strafwetten: wie een "aan de post toevertrouwde brief" opent of wegmaakt, begaat een misdrijf. Merken we wel op dat deze strafbepaling enkel van toepassing is tijdens de behandeling door de post; dus niet wanneer de brief bijvoorbeeld al in het postbakje is aanbeland.

 

Het briefgeheim en de privacy zijn echter wél binnen de ondernemingsmuren van toepassing. Het komt erop aan deze principes realistisch en met gezond verstand in de praktijk toe te passen.

 

Ter attentie van

Vaak zijn brieven gericht "aan de onderneming x, ter attentie van persoon y". De werkgever mag al deze brieven lezen, ook als ze aan een andere persoon binnen het bedrijf zijn gericht. Hij is immers ook geadresseerde.

 

Anders ligt het bij briefwisseling met vermeldingen als "persoonlijk" of "vertrouwelijk" bij de naam of als er bij het adres van het bedrijf "per adres" vermeld is. In zulke gevallen gaat het om niet-professionele briefwisseling. De werkgever mag ze dan in principe niét lezen. Hij is immers geen geadresseerde. eén en ander kan tot problemen leiden. Wat met de brief, gericht aan de collega die langdurig ziek is of ontslagen is?

 

Soms is het bovendien niet helemaal duidelijk of een brief nu persoonlijk is of niet. In zulke gevallen moet het gezond verstand primeren. Dikwijls zal men uit de aard van de zending (bijvoorbeeld de afzender), kunnen opmaken of het om een persoonlijke of professionele zending gaat.

 

Vuistregels

Vermijd discussies. Als de geadresseerde aanwezig is, bezorg hem/haar de zending dan ongeopend, tenzij de betrokkene ermee instemt dat zijn post geopend wordt. Indien men er redelijkerwijze kan van uitgaan dat het om een professionele zending gaat, mag de werkgever ze openen. Zendingen waarvan men redelijkerwijze kan vermoeden dat zij een persoonlijk karakter hebben, mogen niet geopend worden.

 

 

B. MAG JE BAAS JOUW MAILS LEZEN?

Communicatiemiddel bij uitstek

E-mail, het moderne communicatiemiddel bij uitstek is vandaag de dag niet meer weg te denken van de werkvloer. Uitwisselen van kennis en informatie tussen werknemers was nog nooit zo gemakkelijk. Het zorgt ervoor dat de communicatie met interne en externe klanten snel en efficiënt kan gebeuren. De drempel om (privé) e-mails te versturen met het professionele e-mailadres naar vrienden, familie, …is klein. Het is vanzelfsprekend dat een werkgever het goede gebruik van zijn IT-middelen wil controleren en overmatig privégebruik wil vermijden.

 

Spelregels op een rij

We zetten de spelregels nog eens op een rij. Het is de werkgever die bepaalt of en in welke mate werknemers gebruik mogen maken van e-mail op het werk. De werkgever kan zo beslissen om privégebruik volledig te verbieden of om dit in beperkte of uitzonderlijke omstandigheden toe te staan. Het is perfect mogelijk dat hij beslist om privégebruik tijdens de werkuren te verbieden en alleen toe te staan tijdens de middagpauze.

 

Het controlerecht van de werkgever moet afgewogen worden ten aanzien van het privacyrecht van de werknemer. Het is genoegzaam bekend dat het privacyrecht van een werknemer ook op de werkvloer speelt, maar het is niet absoluut. Dit wil zeggen dat een werknemer inmenging in zijn privacy kan verwachten.

 

De sociale partners hebben in 2002 een cao nr. 81 gesloten. Hiermee proberen ze een evenwicht te zoeken tussen het controlerecht enerzijds en de eerbiediging van de privacy anderzijds.

 

Cao nr. 81 bepaalt dat controle slechts mogelijk is in de volgende vier gevallen:

1. Het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten, feiten die strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden;

2. De bescherming van de economische, handels- en financiële belangen van de onderneming die vertrouwelijk zijn alsook het tegengaan van ermee in strijd zijnde praktijken;

3. De veiligheid en/of de goede technische werking van de IT-netwerksystemen van de onderneming, met inbegrip van de controle op de kosten die ermee gepaard gaan alsook de fysieke bescherming van de installaties van de onderneming;

4. Het te goeder trouw naleven van de in de onderneming geldende beginselen en regels voor het gebruik van online technologieën.

 

Een controle door de werkgever moet voldoen aan de finaliteits-, proportionaliteits- en transparantievereisten van de privacywetgeving. Met andere woorden, er moet een concreet doel zijn om te controleren, de inmenging in de privacy van de werknemer moet zo miniem mogelijk zijn en de werknemers moeten duidelijk geïnformeerd worden.

 

Er wordt in de cao voorzien in collectieve informatie bij de opstart van dergelijk controlesysteem en individuele informatie. Tot slot bevat cao nr. 81 nog een individualiseringsprocedure, volgens een directe of indirecte manier. Bij een directe individualisering (met 1, 2 of 3 als doelstelling) gaat men de gegevens die men verkregen heeft naar aanleiding van een controle toewijzen aan een persoon.

 

Als de werkgever een controle van de goede werking van de geldende beginselen en regels voor het gebruik van e-mail wil controleren (doelstelling 4) is er sprake van een indirecte individualisering. De gegevens zijn nog niet toewijsbaar aan een persoon. Na een algemene voorlichtingsfase mag de werkgever, indien hij na een nieuwe controle vaststelt dat er nog steeds problemen zijn, overgaan tot een directe individualisering.

 

Professionele vs. privé mails

Cao nr. 81 is niet van toepassing op de e-mails waarvan het beroepsmatige karakter door de werknemer niet in twijfel wordt getrokken. De werkgever zal zonder procedure kennis kunnen nemen van die gegevens.

 

Van zodra het over privé mails gaat, moet de individualiseringsprocedure gevolgd worden. Indien de werkgever vermoedt dat er ernstig misbruik wordt gemaakt, dan kan hij overgaan tot een directe individualisering, bv. de werkgever denkt dat er belangrijke bedrijfsinformatie wordt gelekt.

 

De Privacycommissie heeft een aanbeveling op haar website gepubliceerd waarin ze het gebruik van dubbele mailboxen aanmoedigt. Zakelijke mail en privémail worden op deze manier van elkaar gescheiden, waardoor de privacy van de werknemer beschermd blijft.

 

Tot slot een paar tips voor de privacyvriendelijke werkgever:

Zorg voor een duidelijke schriftelijk e-mailpolicy, waardoor werknemers weten en begrijpen wat er van hen verwacht wordt.

Controleer enkel wanneer er een vermoeden van misbruik bestaat en hou rekening met het stappenplan van cao nr. 81.

Respecteer altijd de drie basisbeginselen voor privacybescherming: doelgerichtheid, proportionaliteit en transparantie.

Stel een personeelslid aan dat controles kan beoordelen op hun noodzakelijke en rechtmatige karakter, een soort van vertrouwenspersoon die onafhankelijk is.

Werk een controlebeleid uit in overleg met de werknemersvertegenwoordiging.

 

Samengevat: Wat mag de werkgever wel controleren en wat niet?

De werkgever is niet vrij in het controleren van het onlinegedrag van zijn werknemers. De Telecommunicatiewetgeving en CAO nr.81 leggen hem een aantal regels op.

 

WEL

  • - Internetgebruik van zijn mensen controleren.
  • - Regels opstellen die bv. bepalen dat privé-mailtjes enkel tijdens de pauze mogen.
  • - Vrij regels bepalen rond het surfen. Het gaat hier immers om "eenzame communicatie".

 

NIET

  • - Alle privé-mailtjes verbieden. Niemand kan er aanstoot aan nemen als je bv. je partner via e-mail laat weten dat je wat later thuis zult zijn.
  • - De controle op één persoon fixeren. De controle mag immers enkel anonieme gegevens opleveren.
  • - Louter uit nieuwsgierigheid je e-mails lezen.

 

 

C. MAG JOUW WERKGEVER DE HARDE SCHIJF VAN JOUW PROFESSIONELE COMPUTER CONTROLEREN?

Arbeidsgereedschap = eigendom van werkgever

Volgens de arbeidsovereenkomstenwet is de werkgever verplicht de werknemer te doen arbeiden op de wijze, tijd en plaats zoals is overeengekomen, door voor de uitvoering van het werk nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen. Met andere woorden de werkgever is verplicht om het nodige arbeidsgereedschap aan zijn werknemers te geven, zodat ze hun contractueel afgesproken taken kunnen uitvoeren. Voor veel werknemers zijn computers bijna onontbeerlijk geworden om hun taken uit te voeren. Werknemers moeten zorg dragen voor het ter beschikking gestelde arbeidsgereedschap en bij het einde van de arbeidsovereenkomst moeten ze dit in goede staat terug aan de werkgever bezorgen.

 

Het is vanzelfsprekend dat de werkgever het ter beschikking gestelde arbeidsgereedschap, op basis van zijn werkgeversgezag en eigendomsrecht wil controleren. De werkgever mag controleren of zijn arbeidsgereedschap op een correcte manier, bv. niet voor onwettige doelen gebruikt wordt.

 

Controleregels

Van zodra we spreken over controle in het arbeidsrecht betreden we het spanningsveld tussen de rechten van de werkgever en die van de werknemer. De werkgever heeft het recht om na te gaan of zijn werknemer(s) wel naar behoren werken en/of ze zijn arbeidsgereedschap goed gebruiken. De werkgever kan niet ongebreideld gaan controleren. Hij moet de privacy van zijn werknemers op de werkvloer respecteren. Privacy is een grondrecht, maar het is niet absoluut. Dit wil zeggen dat de werknemer een geoorloofde inmenging in zijn privacy moet tolereren op de werkvloer.

 

In België zijn er naast de privacywet een aantal collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) van de Nationale arbeidsraad (NAR) die als doel hebben de privacy van de werknemers te waarborgen, maar anderzijds tegemoet komen aan de behoefte van de werkgevers om te controleren.

 

De rode draad doorheen deze wetgeving is dat de werkgever kan controleren. Hij moet daarvoor een aantal basisbeginselen uit de privacywet en procedures respecteren. De basisbeginselen zijn het legaliteits-, proportionaliteits-, finaliteits- en het transparantiebeginsel. Deze beginselen komen neer op het volgende. De werkgever moet een welbepaald doel hebben om te controleren. Hij moet de spelregels en het doel goed communiceren aan zijn werknemers vóór hij start met een controle.

 

'Jouw' professionele computer

Cao nr. 81 is één van die hiervoor geciteerde NAR-cao’s. In de weinige rechtspraak met betrekking tot deze vraag, wordt de cao vaak opgeworpen. Deze cao regelt de controle van het e-mailverkeer en het internetgebruik van de werknemers. Ze is niet van toepassing op de inhoud (harde schijf) van jouw professionele computer. Het gaat hier niet om online-communicatiegegevens. Let wel op! Dit wil niet zeggen dat de privacy van de werknemer niet zou beschermd zijn. De privacy van de werknemer wordt wel degelijk beschermd omdat het een grondrecht is.

 

We moeten dus terugvallen op de basisbeginselen (finaliteit, legaliteit, proportionaliteit) van de privacywet. De werkgever mag de harde schijf van jouw professionele werkcomputer controleren als er bv. een vermoeden van misbruik bestaat. Uit nieuwsgierigheid de harde schijf van een werknemer gaan controleren is moeilijk verdedigbaar.

 

 

D. MAG JOUW WERKGEVER JE REGELS OPLEGGEN VOOR HET GEBRUIK VAN (JOUW PERSOONLIJKE) SOCIALE MEDIA?

Social media in ondernemingen: sociale netwerksites

Iedereen weet dat social media in onze maatschappij een prominente rol gekregen hebben.

 

Wettelijk kader: werkgever beslist

Elke werkgever heeft het recht om eenzijdige richtlijnen en verplichtingen op te leggen met betrekking tot het gebruik van informaticatools, in de ruime zin van het woord, op de werkvloer. De basis hiervoor vinden we in de arbeidsovereenkomstenwet. Zo kan de werkgever de toegang tot bepaalde websites blokkeren. Hij beslist hier dus autonoom over. Het is van cruciaal belang dat de werkgever zijn richtlijnen en gedragsregels duidelijk bekendmaakt aan zijn werknemers. Bv. via een nota, het intranet, een policy, …

 

Een aantal werkgevers gebruiken wel degelijk dit recht om zaken autonoom te regelen door de toegang tot een groot aantal, of alle sociale netwerksites te blokkeren in hun onderneming.

 

Verlies het recht op privacy van de werknemer niet uit het oog. Als de werkgever geen sites blokkeert zou je kunnen concluderen dat hij (oogluikend?) toelaat dat werknemers ongebreideld sociale media mogen gebruiken tijdens hun arbeidstijd. Vergis je niet. Op basis van cao nr. 81 kan de werkgever controleren of werknemers de ondernemingsmiddelen op verantwoorde wijze gebruiken. Hij moet daarvoor wel enkele spelregels respecteren, met name de finaliteit, proportionaliteit en de transparantie.

 

In de professionele sfeer kan de werkgever dus zelf zeer veel regelen.

 

Gebruik van jouw profiel

Wat het gebruik van sociale media betreft mag een werknemer in zijn vrije tijd doen en laten wat hij wil. Een werknemer mag vrij profiel(en) aanmaken en verwijderen. Hij moet zich wel steeds loyaal opstellen ten aanzien van zijn werkgever. Werknemers hebben het recht op vrije meningsuiting via sociale media, maar dit recht is zeker niet absoluut. Ze mogen niet zomaar “fabrieks- en zakengeheimen of geheimen in verband de persoonlijke of vertrouwelijke aangelegenheden, waarvan hij in de uitoefening van zijn beroepsarbeid kennis kan hebben” vrijgeven. Dit geldt zowel tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst als na het beëindigen ervan.

 

Een werkgever kan niet zomaar aan een werknemer opleggen om zijn bestaande profiel(en) af te sluiten. Hij kan een werknemer ook niet verplichten om zijn of haar profiel te gebruiken om bedrijfsinformatie en –promotie te verspreiden. Dit zijn zaken die in beginsel behoren tot de privésfeer van de werknemer. Een werkgever kan bv. wel oordelen dat het “posten” van bepaalde commentaren op sociale media een grond is voor ontslag om dringende reden. Elke werkgever moet trouwens in zijn arbeidsreglement vermelden wat hij als dringende reden beschouwt. Het is de rechter die zal oordelen op basis van de feiten en de regels die gelden binnen de onderneming of het ontslag om dringende reden aanvaardbaar is.

 

Wie voor het werk veel contact heeft met mensen raakt mentaal sneller uitgeput

Dat mentale problemen op de werkvloer meer aandacht verdienen, is duidelijk. Maar waar loopt het nu ...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

Mentale klachten wegen steeds zwaarder door op werk

Hoewel er de laatste jaren steeds meer aandacht is voor mentale problemen op de werkvloer, blijft he...

Bent u op zoek naar digitale marketeers?

OM Collective helpt u graag verder. Ontdek hier alle formules die zij voor u in petto hebben.

Hoeveel slaap heb je nodig voor een goede werkdag?

Heb jij soms moeite om je ogen op te houden op het werk? Dan schort er mogelijk iets aan jouw nachtr...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

Dit wist je nog niet over je arbeidsovereenkomst

Heb je pas een kersverse job beet? Of ben je van plan om je huidig werk in te ruilen voor een nieuwe...

Bore-out in Vlaanderen: 5 procent verveelt zich te pletter

Het aantal burn-outs in ons land is regelmatig voer voor discussie in zowel politiek als media, niet...

Test: Loop jij risico op een bore-out?

Sleep jij je elke dag naar een onuitdagende job? Maakt afstompend routinewerk je lusteloos, gefrustr...