TERUG NAAR OVERZICHT

Hoe ga je met een gerust hart op vakantie?

Merk je dat ook altijd? Een nadeel van op vakantie gaan, is dat je jouw vakantie zelf moet verdienen door de dagen vlak voor en na je vakantie tweemaal zo hard te werken. Voor vertrek werk je dubbel zo hard om alles af te ronden zodat je geen open taken meer hebt staan. En bij terugkomst is het stressvol en vervelend om snel weer alle laatste ontwikkelingen te kennen en om al je ongelezen berichten te bekijken. Hoe pak je dit het beste aan?

Het zullen altijd lastige dagen blijven, maar als je deze stappen volgt, kun je met een gerust hart op vakantie vertrekken en voorkom je dat je een week na terugkomst alweer aan vakantie toe bent.

1.Voor vertrek: spread the work word

Laat de belangrijkste belanghebbenden in je werkomgeving weten dat je binnenkort met verlof zult zijn. Dat kan heel informeel door bijvoorbeeld enkele dagen lang aan het einde van iedere vergadering te melden: “Trouwens, ik ben van dan tot dan met verlof. Als je iets van mij nodig hebt, moet je het dus enkele dagen voor mijn vertrek vragen.” Als je niet vaak vergadert, dan kun je bijvoorbeeld een week voor vertrek zo’n bericht via e-mail aan je collega’s sturen. Je kunt aan deze mededeling eventueel toevoegen wie men tijdens je afwezigheid kan contacteren.

Deze aanpak geeft verschillende voordelen. Ten eerste is men blij om te weten dat je weg gaat, het gebeurt veel te vaak dat je een onverwacht afwezigheidsbericht ontvangt en daardoor vastloopt met je werk. Ten tweede is jouw boodschap positief: “Ik wil je graag helpen”. Maar als laatste heeft je boodschap ook een duidelijke keerzijde: “In die periode moet je niets van mij verwachten.” Dankzij dit laatste aspect zullen je collega’s jou tijdens je vakantie ontzien en spreidt het werk zich vanzelf over anderen uit.

2.Voor vertrek: bepaal wat je moet afronden

Zoals iedere kenniswerker houd jij natuurlijk een todo-lijst bij waarbij je er met een waterdicht systeem voor zorgt dat je nooit vergeet om een belofte na te komen. Dankzij dit systeem is het vrij gemakkelijk om opgeruimd op vakantie te gaan. Zorg ervoor dat je net als altijd al je open taken op je todo-lijst verzamelt. Misschien komen er iets meer taken bij dan gewoonlijk, omdat je collega’s dankzij jouw mededeling uit stap 1 wat extra verzoeken indienen.

Bepaal vervolgens enkele dagen voor vertrek voor iedere taak:

  • Kom jij of het bedrijf in de problemen als dit voor mijn vertrek niet is afgerond? Zo ja, zet een uitroepteken voor de taak.
  • Ontstaat er een tijdsdruk als ik dit na mijn verlof nog moet doen? Zo ja, zet een asterisk voor de taak.

In je planning voor de laatste werkdagen voor vertrek kun je vervolgens voldoende tijd reserveren voor de taken met een uitroepteken of een asterisk. Als het goed is komen geen verzoeken uit deze categorieën meer binnen. Maar iedereen die op kantoor werkt, weet dat die regel niet geldt. Het valt voor de zekerheid dus aan te raden om die dagen wat extra tijd vrij te houden voor eventuele last-minute verzoeken die enorm belangrijk zijn.

3.Bij terugkomst: eerst verzamelen, dan doen

Het is enorm verleidelijk om je eerste dag te blokkeren voor het verwerken van e-mails, en veel mensen doen dit. Maar voor wie? Doe je dit omdat het jouw werkgever vooruit helpt, of eigenlijk toch vooral omdat je jezelf een opgeruimd gevoel wilt geven?

Het lezen en beantwoorden van je berichten is natuurlijk één van de open taken bij terugkomst, maar het is niet de énige open taak. En ook zeker niet de belangrijkste open taak.

Voordat je ook maar iets uitvoert, volg je bij terugkomst dus het best de volgende stappen (hierbij speelt je todo-lijst weer een centrale rol):

  1. Vraag je manager en/of naaste collega’s aan welke belangrijke taken je vandaag moet werken. Noteer deze op je lijst (waarschijnlijk zet je deze ergens bovenaan).
  2. Scan je e-mails voor belangrijke taken. Let dus op hoofdletters, uitroeptekens en woorden zoals ‘belangrijk’ en ‘urgent’. Noteer relevante taken weer op je todo-lijst.
  3. Bekijk je agenda om je capaciteit te bepalen (vergeet niet om ook te kijken naar uitnodigingen die je tijdens je afwezigheid hebt ontvangen). Indien nodig kun je extra capaciteit creëren door afspraken die niet dringend zijn uit te stellen.

Nu kun je beginnen met werken. Gewoon één voor één de taken op je lijst starten en afronden. En inderdaad: het opruimen van je mailbox zal op die lijst staan. Maar waarschijnlijk niet bovenaan.

Je zult het zien, op deze manier kun je ook bij terugkomst kalm werken. Je collega’s zijn blij dat je weer terug bent, je voelt geen stress en de kans is groot dat je dag 1 toch nog lekker opgeruimd met een lege mailbox afsluit.

Meer leren over effectief omgaan met e-mails op kantoor?

Alexander Keehnen is projectmanager bij een grootbank en geeft workshops over zelfmanagement. Meer tips over het opstellen van een goede todo-lijst zijn te lezen in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’.

Discriminatie op de arbeidsmarkt: van 2009 tot nu

Mensen met een migratieachtergrond worden op de arbeidsmarkt gediscrimineerd. Wetenschappelijk onder...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

Nergens zoveel etnische arbeidsdiscriminatie als in ons land

Op zoek naar een nieuwe job? De harde realiteit is dat je in ons land dan maar beter niet van vreemd...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

Met dit gedrag werk je je collega's fel op de zenuwen

Er zijn heel wat manieren om je collega’s op de zenuwen te werken. Businessinsider bracht een longli...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

12 types collega’s die je zeker herkent

Op de werkvloer lopen 12 verschillende types collega’s rond. Dat blijkt uit een lijstje van rekruter...

Wat verandert er praktisch op werkvlak voor jou in 2018?

In de loop van 2018 treden er heel wat maatregelen in werking die jouw (zoektocht naar een) job in m...

Dit was 2017 in cijfers

Meer vacatures, minder werklozen. Als we één ding uit 2017 onthouden, dan is het wel dat. Maar er zi...