TERUG NAAR OVERZICHT

5x beter, slimmer en efficiënter mailen!

Je wil je persoonlijke mailbox instellen op je laptop van het werk? Je hebt een mail klaar maar wil die nog niet meteen versturen? Je wil je mails personaliseren en aanpassen aan de huisstijl van het werk?  Ziehier 5 praktische tips die het leven van de kantoorknecht een tikje vereenvoudigen!

> “Ik wil mijn mails personaliseren en aanpassen aan de huisstijl van ons bedrijf. Hoe begin ik eraan?”

Binnen Outlook is het mogelijk om gebruik te maken van Sjablonen. Op deze manier kun je makkelijk een e-mail voorzien van eigen opmaak en eventuele bijbehorende afbeeldingen. Om een Sjabloon te maken open een "Nieuw bericht" en maak dit eerst geheel op naar wens met eigen lettertypes, achtergronden, eventuele tekst en links.

Ga dan naar de Office knop en klik op "Opslaan als" en kies als extensie voor "Outlook-sjabloon (*.oft)" Het sjabloon is nu opgeslagen en kan vanaf nu gebruikt worden.

Hoe zorg ik ervoor dat Outlook standaard kiest voor dit sjabloon wanneer ik een nieuwe mail tik?
Om het sjabloon nu standaard te gebruiken bij een nieuw bericht zijn er meerdere manieren om dit te doen:

  1. De eerste manier is door op het pijltje te klikken naast de knop "Nieuw bericht", klik hier dan op Formulier Kiezen. In het venster dat opent kies achter "Zoeken in" voor "Gebruikerssjablonen in bestandssysteem" waarna de net opgeslagen sjabloon in beeld komt. Klik deze aan en klik op "Openen" waarna er een nieuw bericht opent met het sjabloon.
  2. Een andere manier is via het menu "Extra", klik hier dan op "Formulieren" en kies voor "Formulieren" bewerken waarna het venster opent.
  3. Een iets snellere manier is om een knop op de werkbalk te plaatsen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de werkbalk en kies voor "Aanpassen". In het venster dat opent klik op het tabblad "Opdrachten". Zoek dan in het lijstje aan de rechterkant de vermelding "Formulieren" op en sleep deze ergens op de werkbalk. Vanaf nu kun je dan direct je sjabloon kiezen vanaf de werkbalk.

> “Ik wil een collega mijn agenda van de komende week doorsturen. Kan dit?”

Je agenda kan in Outlook 2007 eenvoudig gemaild worden naar anderen. De agenda wordt in de e-mail bijgevoegd en de ontvanger hoeft hiervoor niet over Outlook te beschikken. Ontvangers die wel over Outlook beschikken, kunnen de Agenda toevoegen aan hun eigen agenda.
 
Hoe doe je dit?
Maak een nieuwe e-mail. Zet je cursor in de tekst van de mail op de plaats waar je de agenda wil toevoegen. In de commandobalk klik je bij "Invoegen" op "Agenda".  Er opent een aanvullend venster met de opties om de agenda toe te voegen. Onder datumbereik kun je kiezen hoe lang de agenda moet worden, een dag, week en maand of een specifieke periode. Je kan ook het detailniveau aanduiden en of je alleen werkuren laat zien of de volledige dag. Zodra je klaar bent met instellen klik op "OK" en de agenda wordt in de e-mail gevoegd. 

> "Hoe maak ik onderscheid tussen mijn professionele en persoonlijke mailbox?”

Door meerdere profielen in te stellen, kun je meerdere e-mailadressen / accounts van elkaar scheiden, en kun je dus je professionele  en je persoonlijke mails op een en dezelfde laptop ontvangen. Je krijgt dan bij het opstarten van Outlook de vraag welk profiel je wil gebruiken.

Hoe stel je een extra profiel in?
Ga zowel voor Windows Vista als voor Windows XP naar Start, klik op het Configuratiescherm en daarna op "Gebruikersaccounts en Ouderlijk toezicht". Kies dan de optie "E-mail"
 
 Vervolgens zie je drie opties, namelijk "E-mail accounts, Gegevensbestanden en Profielen" klik hier op de knop "Profielen weergeven". Er opent dan een nieuw venster waarin het standaardprofiel "Outlook" te zien is. Klik hier dan op "Toevoegen" om een nieuw profiel toe te voegen. In het nieuwe venster dat opent tik je een naam voor het profiel in. Hierna volgt de accountconfiguratie en kun je het e-mailaccount toevoegen, uiteraard kan dit ook later en kunnen ook meerdere e-mailadressen worden toegevoegd.
 
Vergeet niet onderaan "Te openen profiel opgeven" aan te vinken. Hierdoor wordt dan bij het starten van Outlook altijd de vraag gesteld welk profiel je wilt inschakelen. Je hebt nu twee verschillende profielen die los van elkaar staan en dus los van elkaar te gebruiken zijn.

> “Ik heb deze morgen een mail gemaakt maar wil hem pas om 15 uur versturen. Hoe doe ik dat?”

Bij het aanmaken van een nieuw bericht klik je op het tabblad "Opties"  bovenin het venster, naast "Bericht" en "Invoegen". Aan de rechterkant van het scherm staat dan de optie "Bezorging instellen".
 
Na een klik op de knop opent een scherm met opties. Plaats hier dan een vinkje voor "Niet bezorgen voor". Erachter kun je dan een datum instellen, het bericht zal dan in het Postvak Uit worden geplaatst na een druk op de verzendknop en zal niet eerder worden verzonden dan dat de ingestelde datum is bereikt.

> “Ik werk voor verschillende klanten. Het zou handig zijn als ik de mails  per klant kan bundelen. Kan dit?”

Wat is typisch aan een mail met betrekking tot een bepaald project? Juist, de naam van het project zal vermeld staan in het onderwerp of in de tekst van de mail. Handig om weten! We kunnen dus in Outlook een zoekmap maken die alle mails over één bepaald project bundelt, zowel ontvangen als verzonden mails.

Hoe ga je tewerk?
Klik rechts op de zoekmap folder/een aangepaste zoekmap maken <geef de zoekmap een naam> klik op voorwaarden, <geef de naam van het project in> en kies voor IN: "onderwerp of tekst van bericht" en je zoekmap is klaar.


Met dank aan Paul De Bruyne en b-smart

Wat verandert er praktisch op werkvlak voor jou in 2018?

In de loop van 2018 treden er heel wat maatregelen in werking die jouw (zoektocht naar een) job in m...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

Dit was 2017 in cijfers

Meer vacatures, minder werklozen. Als we één ding uit 2017 onthouden, dan is het wel dat. Maar er zi...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

De arbeidsmarkt in 2018: dit zijn de uitdagingen

Meer vacatures, minder werklozen. Als we één ding uit 2017 onthouden, dan is het wel dat. Na jaren v...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

Waarom je je vakantiedagen echt niet mag vergeten opnemen

Wie voltijds werkt heeft ieder jaar recht op 20 wettelijke vakantiedagen. De wetgever stelt echter d...

5 vormen van seksuele intimidatie op het werk

Als je collega je een kneepje in je billen geeft of voortdurend voorstelt eens samen in bed te duike...

50+’ers hebben meer vertrouwen in jongere leidinggevende

Werken voor een jongere baas, vreemd? Integendeel! Slechts 28% van de werkende vijftigplussers heeft...