TERUG NAAR OVERZICHT

Wie zorgt ervoor dat jij je loonbrief correct en op tijd ontvangt?

 

Jan Martens, juridisch adviseur bij SD Worx, doet uit de doeken wie er allemaal voor zorgt dat je je loonbrief op tijd ontvangt. En wie hem allemaal te zien krijgt!

Jan Martens: “Het loon is een cruciaal element van een arbeidscontract en de werkgever heeft de plicht zijn personeel correct en tijdig uit te betalen. Bij elke definitieve betaling van de werkgever, ontvangt de werknemer een afrekening in de vorm van een loonbrief. Hier gaan echter behoorlijk ingewikkelde processen aan vooraf. De meeste werkgevers besteden de taak daarom uit aan een boekhoudkantoor of sociaal secretariaat, dat van de overheid de opdracht kreeg alles correct te laten verlopen. Enkel heel grote bedrijven doen het zelf, maar het proces verloopt wel overal min of meer hetzelfde.”

“De hele maand verzamelen we alle informatie over de prestaties van de werknemer. Denk dan aan het aantal gewerkte uren, de overuren, vakantiedagen of ander afwezigheden. 

Dat is meestal de taak van het hr-team. In kleine bedrijven kan het dat er bijvoorbeeld één persoon die taak opvolgt. Daarnaast geven ook andere partners, zoals verzekerings- en leasemaatschappijen, informatie door. 

Als werknemer heb je ook zelf een verantwoordelijkheid: je moet je gemaakte kosten 'inbrengen', je vakanties aanvragen... Daarnaast moet je ook laten weten wanneer je verhuist of wanneer zaken als je gezinssamenstelling of je bankrekeningnummer veranderen.

Om de invoer van al die gegevens te vergemakkelijken, werken de meeste organisaties met een geautomatiseerd systeem, zoals Payroll of eBlox. Op het einde van de maand sluiten we dan alles af. Zodra de werkgever groen licht geeft, verwerkt het sociaal secretariaat de informatie en wordt het uiteindelijke maand- of weekloon berekend. Bij ons - en bij vele anderen - gebeurt dat trouwens meestal op de dag dat de info doorgegeven wordt en ligt de betalingsopdracht de volgende werkdag al bij de bank.

Strenge controle

“Op het invoeren van loongegevens en de berekening ervan wordt heel streng gecontroleerd en toegezien. Klopt alles juridisch? Worden de regels van de sector juist toegepast? Gebeurt de berekening van de RSZ en van de bedrijfsvoorheffing correct? Enzovoort. We beantwoorden quasi aan de lopende band (juridische) vragen rond verloning, en dat voor het verstrijken van de deadline. Op die manier kan de berekening én de uitbetaling vlot verlopen. Wanneer er toch eens iets misloopt, zorgen we voor een correctie bij de volgende uitbetaling."

"Het werk zit er dan nog niet op. Na het uitsturen van de loonbrieven, moeten we de resultaten ook nog doorgeven aan de overheid (o.a. RSZ en fiscus) en aan derde partijen zoals de mutualiteit en het kinderbijslagfonds. Dat wil zeggen dat naast het sociaal secretariaat, je werkgever en eventueel de bevoegde van de personeelsdienst, ook de overheid volledige inkijk heeft in je loonbrief. Andere partijen, zoals de RVA of mutualiteit, kunnen slechts dat deeltje opvragen dat nodig is om hun opdracht te kunnen uitvoeren. Zo weet je bank bijvoorbeeld alleen hoeveel je nettoloon bedraagt; ze heeft geen zicht op je brutosalaris of op andere details. Om die reden vragen ze je aanvraag van een kredietlening vaak om je loonbrieven voor te leggen."

"Goed om te weten: iederéén die jouw loonbrief te zien krijgt, is gebonden aan geheimhoudingsplicht. Volgens de privacywet mag niemand deze vertrouwelijke informatie op eender welke manier misbruiken.”

Wat moet er allemaal op jouw loonbrief staan?

Als werknemer moet je het loonbedrag en de berekeningswijze in detail kunnen analyseren, en zien welke inhoudingen er op jouw loon gedaan werden. Daarom moet elke loonbrief minstens volgende elementen bevatten: 

  • Naam en adres van de werkgever en de werknemer.
  • Periode waarop de loonbrief betrekking heeft.
  • Overzicht van de prestaties en afwezigheden in die periode (in uren en dagen) en de prestatiebreuk (voltijds of deeltijds).
  • Het basisloon dat wordt gebruikt in de berekening (uur- of maandloon).
  • Een gedetailleerde uitwerking van de loonberekening:
    • Totaal brutoloon = loon voor prestaties + toeslagen en premies (zoals ploegen, overuren, feestdagen, weekend- of avondwerk) + voordelen (gsm, laptop,…) + andere bedragen (zoals eindejaarspremie, vakantiegeld, enz);
    • Inhoudingen voor de sociale zekerheid;
    • Belastbaar loon = totaal brutoloon – sociale zekerheid + voordelen (bedrijfswagen) + bedragen vrijgesteld van sociale zekerheid (zoals een deel van het vakantiegeld)
    • Bedrag van de bedrijfsvoorheffing (volgens de regels vastgelegd in de belastingwetgeving);
    • Netto toegekende som = brutoloon – RSZ - bedrijfsvoorheffing.
  • Aanpassingen aan dat netto:
    • Af te trekken bedragen (bijdrage voor maaltijdcheques, voorschotten, enz.)
    • Uit te betalen bedragen (terugbetaalde kosten)
    • Eventueel loonbeslag of loonoverdracht
  • Het uit te betalen nettobedrag
  • Indien van toepassing wordt ook informatie vermeld over ecocheques of maaltijdcheques.

Publish date: september 2018.

TIP: Ga je binnenkort op sollicitatiegesprek of heb je een evaluatiegesprek met je baas? In ons nieuw e-book over loononderhandelingen geeft arbeidsmarktexpert Katrin Van de Water (Passion for Work) concrete tips om tijdens een loononderhandeling het onderste uit de kan halen. Download het gratis e-book hier.


Lees ook:

Wil je een hoger salaris? Zo weet je of je het verdient

Een zeldzame regeringsleider of top-CEO buiten beschouwing gelaten, vinden mensen hun loon niet snel...

Laat je salaris niet afhangen van het lot

Check het salariskompas van vacature.com en ontdek welk loonpakket iemand met jouw profiel mag verwachten.

 

Open communicatie over lonen: goed idee?

Over de lonen die individuele werknemers verdienen wordt in een bedrijf vaak weinig gecommuniceerd. ...

Een hart voor de zorg?

Wij vonden 5 werkgevers uit de zorg die zowel voor hun patiënten als hun medewerkers een tandje bijsteken.
Benieuwd naar hun vacatures?

- Sponsored

Dit is je salaris in de retailsector

Volgens Statbel, het Belgische statistiekbureau, verdien je in de detailhandel gemiddeld 2.756 euro ...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

Aanvullend pensioen: een slimme keuze bovenop je loon

Ook al ben je misschien nog jong, jouw pensioen verdient de nodige aandacht. Een slimme aanvullende ...

Salarisverhoging vragen doe je zo

Een salarisverhoging vragen? Heel wat mensen zijn bang om dat gesprek aan te gaan. Zo blijkt uit ond...

Berekening eindejaarspremie: dit moet je weten

Benieuwd hoeveel jouw eindejaarspremie zal bedragen? Hieronder leggen we uit hoe ze wordt berekend.