TERUG NAAR OVERZICHT

Secretaressen worden steeds meer managers

Op 16 april vieren we Management Assistant Day – vroeger ook wel bekend als Secretaressendag. Een mooie gelegenheid om even stil te staan bij de veranderende rol die deze dames en heren in ondersteunende functies steeds meer opnemen.

 

OfficeTeam, een divisie van de Amerikaanse rekruteringsgroep Robert Half gespecialiseerd in de tewerkstelling van tijdelijke administratieve profielen, polste bij de hogeschool ODISEE en ook bij enkele assistenten zelf naar de veranderde rol van management assistants de jongste jaren.

 

Steeds flexibeler

Meer dan drie kwart (78%) van de 301 deelnemende administratieve assistenten is van mening dat sinds 2008 de dagelijkse taken veranderd zijn. Bijna de helft (49%) van de ondervraagde Belgische administratieve professionals zegt er steeds meer projecten en verantwoordelijkheden te hebben bij gekregen en nog eens 38% stelt dat projecten sneller moeten worden opgevolgd. Daarnaast is nog eens meer dan een vierde (27%) van mening dat ze zich steeds flexibeler dienen op te stellen en bijkomende departementen moeten ondersteunen.

 

Maj Buyst, Director OfficeTeam, legt uit: “Bedrijven ondernemen steeds meer groei-initiatieven, wat resulteert in meer projecten en een hogere werkdruk. Dit onderstreept tegelijkertijd ook het belang van administratieve professionals om een sleutelrol te spelen binnen het bedrijf. Het volstaat doorgaans dus niet meer om enkel de eigenlijke administratieve functietaken af te handelen. Werknemers worden namelijk ook geacht zich steeds flexibeler op te stellen en meer zelfstandigheid en initiatiefkracht aan de dag te leggen. Veelgevraagde administratieve werknemers vandaag zijn veelzijdige, meertalige professionals die niet alleen over de nodige computervaardigheden beschikken, maar ook op een autonome manier meerdere taken en verantwoordelijkheden kunnen opnemen.”

 

Kathleen De Mol, Management Assistant, zegt hier het volgende over: “Er wordt tegenwoordig meer en meer verlangd van de management assistant. Zo wordt er verwacht dat hij/zij meer initiatieven neemt op allerlei vlakken en taken uitoefent die tot enkele jaren geleden niet tot het takenpakket behoorden. Er wordt meer zelfstandigheid, meer beslissingsrecht en meer projectmanagement gevraagd, wat dus ook gepaard gaat met meer algemene verantwoordelijkheid binnen het bedrijf. De manager rekent er ook op dat de management assistant deze verantwoordelijkheden opneemt en verlangt ook steeds meer dat we de nodige beslissingen nemen en betrouwbaar advies bieden.”

 

Top 3 ‘soft skills’ die volgens OfficeTeam de laatste jaren voor de management assistants en administratieve assistenten belangrijker zijn geworden:

1. Veelzijdigheid

2. Zelfstandigheid

3. Initiatief nemen

“De management assistant moet zich, in vergelijking met enkele jaren geleden, veel meer bezig houden met het reilen en zeilen van het kantoor en omgeving. Hij/zij is het aanspreekpunt geworden voor collega’s en er wordt ook verlangd dat de dagdagelijkse problemen worden opgelost door de management assistant. ‘People management’ is dus ook heel belangrijk geworden voor onze functie”, aldus Kathleen De Mol.

 

Véronique Graind’Orge, Opleidingshoofd Office Management van ODISEE geeft een extra woordje uitleg: “Bachelors in Office Management zijn niet alleen sterk in talen of keien in het Ms Officepakket. De laatste jaren worden zij ook getraind in het aansturen van projecten en het organiseren van events. Daarnaast leren zij processen vlot en efficiënt te laten verlopen. Als key-user van diverse softwarepakketten zijn zij de onmisbare schakel tussen de IT-ers enerzijds en de doorsnee computergebruikers anderzijds. Deze recente evolutie verklaart waarom het opleidingsprogramma de laatste jaren ook aantrekkelijk is geworden voor jongens. De office manager vormt een team met de manager, waardoor de functie breder wordt. Zelfstandig kunnen werken, probleemoplossend denken en teamgerichtheid zijn daarom essentieel om te slagen.”

 

What’s in a name?

De overgrote meerderheid (93%) van de administratieve professionals vindt het belangrijk een functietitel te hebben waaruit duidelijk de functietaken en verantwoordelijkheden blijken, en dit gaande van zeer belangrijk (53%) tot tamelijk belangrijk (40%). Slechts 7% vindt dit niet belangrijk.

 

Kathleen De Mol zegt het volgende over het belang van de jobtitel: “Voor mij is een jobtitel helemaal niet belangrijk. Een job uitoefenen die gevarieerd en boeiend is en waarin ik kan bijleren, is prioritair. Als we de titel ‘management assistant’ letterlijk nemen, betekent dit dat we alleen taken uitvoeren voor de manager(s). Dat is vandaag nog zelden het geval. De management assistant is in toenemende mate dé verantwoordelijke voor het algemene goede verloop van het hele kantoor, wat als voordeel heeft dat het management zich meer kan bezig houden met zijn eigenlijke taken.”

In deze jobs verdien je op je eentje genoeg om met twee van te leven

Vaak spekken twee partners de bankrekening van het huishouden, maar in veel gevallen komt die verant...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

Deze jobs doen wonderen voor je relatie

Strubbelingen in relaties hebben vaak te maken met het werk van een of beide wederhelften. Als je de...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

De perfecte jobs voor extraverte mensen

Jij houdt van mensen – en mensen houden van jou: je bent extravert! In jouw droomjob kom je niet all...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

Deze jobs deden BV’s en topindustriëlen voor ze het maakten

Beginnen als tuinaanlegger om uiteindelijk een internationaal bouwconcern te leiden: maak kennis met...

Waarom je als administratief medewerker een alleskunner moet zijn

Associeer jij administratief werk met de woorden saai, duf en voorspelbaar? Think again! Een adminis...

7 goedbetaalde thuisjobs

Ben je niet in de wieg gelegd voor een kantoorbaan? Werk je liever van thuis uit en/of verlang je ee...