TERUG NAAR OVERZICHT

Geen voorbereiding = geen vergadering

Iedereen weet dat een slechte voorbereiding leidt tot een inefficiënte meeting. Toch is het in heel wat organisaties de gewoonte om zonder enige voorbereiding op vergaderingen te verschijnen.

Het hoeft niet te verbazen dat de deelnemers die zich wel goed voorbereiden langzaam maar zeker gedemotiveerd raken. Je kan er je hand voor in het vuur steken dat uiteindelijk ook zij onvoorbereid op de afspraak zullen verschijnen.

Vicieuze cirkel doorbreken

Om deze vicieuze cirkel te doorbreken is het noodzakelijk dat iedereen tijdig over de nodige documenten beschikt. Stuur deze documenten een week vooraf naar alle deelnemers, samen met een uitgewerkte agenda waarin je de doelstellingen en de timing per agendapunt vermeldt.  Zo ontvangt iedereen een degelijke briefing die aangeeft wat er precies op voorhand moet gebeuren. Formele afspraken per type meeting kunnen hierbij helpen.

Hoe kun je jezelf voorbereiden op een vergadering?

  • Vraag jezelf af wat het doel is en welke toegevoegde waarde je zelf hebt.
  • Verzamel alle informatie die je nodig hebt in functie van de agenda.
  • Kom altijd op tijd.

Indien je zelf de vergadering voorzit, kies dan een vergaderzaal die comfortabel is en voldoende daglicht heeft. Zorg altijd voor voldoende water en koffie en zorg dat de projector naar behoren werkt. Duid een vrijwilliger aan om notities te nemen en bespreek wat hij of zij zeker moet noteren.

Actielijst

Het is trouwens schrijnend om te zien hoeveel vergaderingen er worden georganiseerd zonder enige vorm van opvolging. Als er al een verslag wordt opgemaakt dan is er vaak onduidelijkheid over de beslissingen en actiepunten. Een standaardverslag met een duidelijke actielijst (wie doet wat tegen wanneer) kan hierbij wonderen verrichten.

 

Tim Christiaens is de oprichter van de Time Management Company (http://www.timemanagementcompany.com) en auteur van ‘Win Tijd Op Jouw Manier’. Hij is een expert in time management en coacht medewerkers in tijdsbeheer.

 

Kom je soms wat dom over op het werk? Dit kan je eraan doen

Iedereen wil competent overkomen bij collega’s en bazen, maar zelfs met het kortste woordje kan je d...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

5 jobs waarin je jezelf kunt blijven ontwikkelen

Heb je een hekel aan sleur en wil je voortdurend bijleren? Dan zoek je best een job waarin je jezelf...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

Ontdek welke job het beste bij jou past

Heb je eigenlijk geen idee wat je beroepshalve graag zou doen? Op vacature.com vind je nu ook een be...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

Teveel stress? Zo weet je dat het fout zit

Neuropsychologe Elke Geraerts vertelt in haar onlangs heruitgegeven bestseller Mentaal Kapitaal hoe ...

Met zijn allen naar de top

Ooit was er een tijd dat we geen carrière, maar gewoon een baan hadden. Promotie maken bestond nog n...

Doorgroeikansen voorlopig vooral voor knelpuntberoepers en high potentials

Job gevonden? Eerste werkervaring op zak? Dan is het tijd om te groeien. Maar wacht eens even, ben j...