TERUG NAAR OVERZICHT

Delegeren: 10 do’s and don’ts

Taken delegeren: hoe doe je dat op zo’n manier dat het proces verbetert en teamleden gemotiveerder aan de slag gaan?

Welke taken kun je wel en niet delegeren? Aan wie delegeer je ze? Op welke manier houd je de vinger aan de pols? Vier managementexperts adviseren.

1. Help medewerkers zich te ontwikkelen

Delegeren kan een mooie manier zijn om teamleden te ondersteunen bij het ontwikkelen van zichzelf. Dan moet je echter wel de juiste taken bij de juiste personen beleggen.

“Stel bijvoorbeeld dat een van mijn medewerkers de wens heeft om op termijn een meer aansturende rol te gaan vervullen”, zegt manager recruitment Dorien Lameris bij KPN Consulting. “Ik zal dan geneigd zijn hem of haar te vragen bij mijn afwezigheid te fungeren als aanspreekpunt.”

“Een andere medewerker die in een ondersteunende rol een ontwikkeling wil doormaken vraag ik juist om een bepaalde rapportage van mij over te nemen. Als je delegeert met het doel om medewerkers zich te laten ontwikkelen, dan moet je maatwerk leveren. Welke ontwikkeling wil je bewerkstelligen bij welke medewerker? Welke taken horen hierbij?”

2. Let op de reactie van teamleden

Probeer te voorkomen dat je andere teamleden onnodig van je vervreemdt, omdat ze graag dezelfde taak toegewezen hadden willen krijgen.

Lameris: “Houd in de gaten hoe andere teamleden reageren op de taken die je bij hun collega's neerlegt. Het is goed mogelijk dat zij bepaalde taken ook graag zouden willen vervullen. Probeer te voorkomen dat je hen tegen de schenen schopt. Pols hun mening en ga pro-actief te werk.”

3. Kies mensen met verantwoordelijkheidsgevoel

Aan wie kun je het beste delegeren?

“Delegeer aan deskundige, ondernemende, zorgvuldige en leergierige teamleden die verantwoordelijkheid durven en willen nemen”, zegt teamleider Frank Leenhoven bij Evides Waterbedrijf.

Lameris: “Op het moment dat de medewerker nog niet over een stuk autonomie beschikt, zal het lastiger zijn taken te delegeren. In dat geval zal deze ook minder snel geneigd zijn de taak te accepteren als de zijne of hare.”

4. Draag de taak goed over

Maak goed duidelijk wat je verwacht.

Leenhoven: “Geef de gedelegeerde goed uitleg over de taken en luister naar ideeën die de werknemer heeft over de manier waarop hij of zij deze extra taken wil invullen. Benadruk dat de werknemer een grotere verantwoordelijkheid krijgt en maak afspraken over het resultaat dat je verwacht.”

5. Vertrouw een werknemer nooit blindelings

Blijf betrokken. Overleg regelmatig over de gedelegeerde taken.

“Gun jezelf de tijd om het vertrouwen te laten groeien”, zegt managementadviseur Peter Ambagtsheer van Mentaspex. “Bij een gezonde werkrelatie hoort belangstelling en betrokkenheid, van beide kanten. Vanuit dat uitgangspunt kun je jezelf prima op de hoogte laten stellen van de voortgang van gedelegeerde projecten of taken. Bied waar nodig ondersteuning of pas de organisatievorm aan om het eindresultaat te borgen. En werk al die tijd aan het behoud van een goede verstandhouding.”

Leenhoven: “Wees vooral een coach voor je medewerker en maak periodiek voortgangsafspraken, waarbij de resultaten worden besproken.”

6. Evalueer

Laat de werknemer weten hoe je vindt dat hij of zij de nieuwe taak vervult.

Ambagtsheer: “Bij delegeren hoort ook dat je evalueert. Dat is bij voorkeur waarderend, maar kan bij tekortkomingen ook wel eens confronterend zijn. Ook al kan een confrontatie beladen zijn, het is uitermate belangrijk dat alle betrokkenen merken hoe het geleverde wordt geëvalueerd. Wees daarbij duidelijk, redelijk en respectvol. Zorg dat je persoon en inhoud scheidt en bied de mogelijkheid tot herstel. Dat laatste betekent dat je op tijd moet starten met evalueren.”

7. Besteed je relatieonderhoud niet uit

De omgang met teamleden is lastig te delegeren.

Ambagtsheer: “Het onderhoud van relaties kan je niet uitbesteden: Zou je dat proberen, dan sta je eigenlijk je positie af.”

Dat zelfde geldt voor conflictsituaties, zegt Lameris: “Zaken die je echt niet kan delegeren zijn escalaties. Soms is het nodig om je hiërarchische positie in te zetten bij het oplossen daarvan. Delegeren is dan niet haalbaar.”

8. Verantwoordelijkheid kun je niet delegeren

De verantwoordelijkheid blijft altijd bij de leidinggevende.

Ambagtsheer: “Een hardnekkig misverstand is, wonderlijk genoeg, dat verantwoordelijkheid te delegeren is. Dat kan dus niet. Eenmaal geaccepteerde verantwoordelijkheid blijft bij jezelf, wat je ook delegeert: Degene die het jou toevertrouwde rekent er op dat jij er op toeziet dat afspraken nagekomen worden.”

9. Bepaal zelf de koers

Strategische taken kun je beter zelf in handen houden.

“Je kunt in het algemeen uitvoerende taken en bevoegdheden delegeren, maar de strategie bepalen moet je steevast zelf doen”, zegt Ambagtsheer. “Dat is een essentieel onderdeel van de invulling van je leidinggevende positie. Dat betekent niet dat koersbepalende klussen niet deels zijn uit te besteden. De onderbouwing, het uitzoekwerk is wel te delegeren, zoals risico-analyses en het onderzoeken van noodzakelijke voorwaarden.”

10. Vertrouw op het inzicht van je werknemers

Consultant change management Rémon van Riemsdijk adviseert om juist zo veel mogelijk beslissingsbevoegdheid over te hevelen aan niet-managers.

Van Riemsdijk: “De essentie van delegeren is het onderop beleggen van beslissingsbevoegdheid en het hebben van vertrouwen in de kennis en kunde van je medewerkers.” Door goed te delegeren motiveert een organisatie zijn werknemers sterk.

Dit artikel verscheen eerder op Intermediair.

5 jobs waarin je jezelf kunt blijven ontwikkelen

Heb je een hekel aan sleur en wil je voortdurend bijleren? Dan zoek je best een job waarin je jezelf...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

Ontdek welke job het beste bij jou past

Heb je eigenlijk geen idee wat je beroepshalve graag zou doen? Op vacature.com vind je nu ook een be...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

Teveel stress? Zo weet je dat het fout zit

Neuropsychologe Elke Geraerts vertelt in haar onlangs heruitgegeven bestseller Mentaal Kapitaal hoe ...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

Met zijn allen naar de top

Ooit was er een tijd dat we geen carrière, maar gewoon een baan hadden. Promotie maken bestond nog n...

Doorgroeikansen voorlopig vooral voor knelpuntberoepers en high potentials

Job gevonden? Eerste werkervaring op zak? Dan is het tijd om te groeien. Maar wacht eens even, ben j...

Vrijwilligerswerk – de belangrijkste regels op een rijtje

Vrijwilligerswerk blijft enorm populair in ons land: duizenden mensen zetten zich belangeloos in voo...