TERUG NAAR OVERZICHT

De 5 eigenschappen van een perfecte to-dolijst

Als kenniswerker kun je niet meer zonder to-dolijst. De taken en verzoeken stapelen zich op en het wordt al snel onmogelijk om alles te onthouden. Bovendien wil je graag al je beloftes aan je collega’s nakomen. Maar is jouw to-dolijst wel optimaal ontworpen?

1. Er bestaat slechts één to-dolijst

Je open taken op meerdere plaatsen noteren brengt je vroeg of laat gegarandeerd in de problemen. Hoe kun je prioriteiten stellen als je niet eens een overzicht hebt van alles wat je nog wilt doen? Zorg dus altijd voor één to-dolijst, die je op een centrale plaats bewaart. Zo kun je hem op vrijwel ieder moment van de dag raadplegen of bijwerken. Natuurlijk kun je acties tijdelijk op een andere plaats noteren (bijvoorbeeld een notitieboekje) als je ze later maar op je centrale to-dolijst bijschrijft.

2. De prioriteiten staan duidelijk genoteerd

Je hebt nu een lijst met alle open taken. Dat kunnen er vijf zijn, of vijftig; dat hangt bijvoorbeeld af van je rol in de organisatie. Maar hoe bepaal je nou waarmee je zult starten? Het moet in één oogopslag duidelijk zijn hoe belangrijk en urgent iedere taak is, zodat je de juiste taak kunt kiezen om mee te starten. Op een goede to-dolijst staat dus direct vóór iedere taak geschreven wat de prioriteit is (bijvoorbeeld door middel van een cijfer- of lettercode).

3. Je houdt een aparte ‘laterlijst’ bij

Niets is zo demotiverend als een ellenlange to-dowaslijst. Na een dag hard werken verlaat je het kantoor en je lijst staat nog steeds vol met open taken ... het lijkt dan wel alsof je helemaal niets gedaan hebt. Daarom is het belangrijk om alle taken waar je niet binnen enkele dagen aan toe zult komen te verwijderen en op je ‘laterlijst’ te noteren. Op deze lijst staan activiteiten met een lagere prioriteit waarbij het dus geen ramp is als je er niet aan toe komt. En als in de toekomst een rustigere periode aanbreekt, is dit een goede bron om je to-dolijst mee aan te vullen.

4. Je werkt je to-dolijst regelmatig bij

Jouw to-dolijst is jouw bijbel op kantoor. Het is het centrale punt waarnaar je steeds weer terugkeert om te bepalen wat je gaat doen. Daarom is het belangrijk dat deze takenlijst altijd up-to-date is. Dus: zodra een taak is afgerond, verwijder je hem van je lijst. En minimaal eens per dag bekijk je of alle prioriteiten nog kloppen. De tien minuten per dag waarin je aan het schuiven bent met de prioriteiten van je open taken zijn waarschijnlijk de best bestede tien minuten van je gehele werkdag!

5. Je to-dolijst is digitaal

Hierover zijn de meningen verdeeld, maar om aan bovenstaande vereisten te voldoen moet je to-dolijst wel digitaal zijn. Een lijst bijhouden op papier werkt niet, omdat je het overzicht verliest. Als op pagina twee of drie nog open taken staan, dan zie je die gemakkelijk over het hoofd. En het regelmatig schuiven met de taken gaat nergens zo gemakkelijk als op de computer. Een simpele tekstverwerker is daarom de beste plaats om je to-dolijst in bij te houden.

Weerhouden e-mails jou er van van om aan je to-dolijst te werken? Kijk op www.emailopkantoor.nl voor een gratis rapport over omgaan met emails op kantoor!

Alexander Keehnen is projectmanager bij een grootbank en geeft workshops over zelfmanagement. Meer tips over het opstellen van een goede to-dolijst zijn te lezen in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’. Twitter: @AKeehnen.

Kom je soms wat dom over op het werk? Dit kan je eraan doen

Iedereen wil competent overkomen bij collega’s en bazen, maar zelfs met het kortste woordje kan je d...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

5 jobs waarin je jezelf kunt blijven ontwikkelen

Heb je een hekel aan sleur en wil je voortdurend bijleren? Dan zoek je best een job waarin je jezelf...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

Ontdek welke job het beste bij jou past

Heb je eigenlijk geen idee wat je beroepshalve graag zou doen? Op vacature.com vind je nu ook een be...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

Teveel stress? Zo weet je dat het fout zit

Neuropsychologe Elke Geraerts vertelt in haar onlangs heruitgegeven bestseller Mentaal Kapitaal hoe ...

Met zijn allen naar de top

Ooit was er een tijd dat we geen carrière, maar gewoon een baan hadden. Promotie maken bestond nog n...

Doorgroeikansen voorlopig vooral voor knelpuntberoepers en high potentials

Job gevonden? Eerste werkervaring op zak? Dan is het tijd om te groeien. Maar wacht eens even, ben j...