TERUG NAAR OVERZICHT

De 5 e-mailfouten die je nog steeds maakt

De laatste twee decennia is de e-mail helemaal geïntegreerd in de bedrijven en zijn er ook een aantal basisregels opgesteld. Zo klik je zo weinig mogelijk op reply-all en vermijd je all caps, tenzij je echt tegen iemand wil schreeuwen.

Maar er zijn ook andere regels die minder bekend zijn, maar het e-mailen wel veel efficiënter maken. Deze 5 fouten maak je misschien zelf nog bij het e-mailen.

1. Wachten met antwoorden

Je krijgt een e-mail waarin iemand heel specifieke informatie vraagt. Je kunt die informatie pas volgende week te pakken krijgen, dus zet je de e-mail aan de kant om later op te antwoorden. Je stuurt de afzender geen berichtje om hem op de hoogte te brengen van de situatie. Dit is een probleem, want de zender vraagt zich af of jij het bericht wel gekregen hebt, of je het vergeten bent en waarom het zo lang duurt.

Wanneer je dit vaker doet, krijg je de reputatie dat je de anderen laat wachten. Terwijl de oplossing simpel is: stuur snel een e-mail terug waarin je zegt: “Ik krijg die informatie normaal gezien begin volgende week en zal er dan op terugkomen”. Het duurt niet langer dan enkele seconden en niemand zal zich storen aan jouw e-mailgedrag.

2. Niet antwoorden

Dit kan herkenbaar klinken, wanneer je een junior bent. Een collega stuurt een e-mail naar jou en je baas, met een duidelijke vraag waarop jij ook kan antwoorden. Je gaat er vanuit dat het beleefd is om je baas te laten antwoorden, omdat hij meer ervaring heeft en daarvoor beter geplaatst is. Maar in de praktijk zal je baas het appreciëren als jij het afhandelt en zo zijn kostbare tijd bespaart. Daarnaast kan je baas zich zorgen maken als hij merkt dat je routinetaken niet kan uitvoeren.

3. Vriendelijke herinneringsmails sturen

Je hebt de trend van de ‘vriendelijke reminders’ misschien wel al opgemerkt. Maar het niet nodig om rond de pot te draaien. Als je iets van iemand gedaan wilt krijgen, mag je dat gewoon zeggen. Extra vriendelijke berichten sturen, zal je collega’s eerder irriteren.

4. Een gevoelige of serieuze mail beantwoorden met ‘ok’

Soms is een mail beantwoorden met een simpele ‘ok’ zeker goed. Als je collega je bijvoorbeeld een bericht stuurt over de nieuwe plaats van de printer, is een langer antwoord niet nodig. Maar als je baas je een mail stuurt dat er een probleem is met je werk en je stuurt niet meer dan ‘ok’ terug, kom je kortaf en onbeleefd over.

Het kan heel verleidelijk zijn om dit tweeletter woord te sturen wanneer je aan de telefoon hangt en wanneer het moeilijker is om langere antwoorden te typen, maar in sommige situaties is het aan te raden om pas te antwoorden wanneer je terug aan je computer zit en tijd hebt. Of je kunt altijd naar die persoon gaan om er met hem over te spreken.

5. Te lange en onduidelijke mail sturen

Als je e-mail onleesbaar is omdat je te lange zinnen gebruikt en te veel details en nutteloze informatie geeft, stel je het geduld van de anderen op de proef. Ze zullen misschien zelfs denken dat je helemaal niet weet hoe je e-mail moet gebruiken.

In een werkomgeving mogen mails kort zijn, een paar korte paragrafen of een lijstje volstaan. Het is ten slotte ook belangrijk dat je duidelijk maakt wat je van de ontvanger verwacht (iets goed keuren, input geven, actie ondernemen,…) of dat het enkel een informatief mailtje is.

Bron: Business Insider

Kom je soms wat dom over op het werk? Dit kan je eraan doen

Iedereen wil competent overkomen bij collega’s en bazen, maar zelfs met het kortste woordje kan je d...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

5 jobs waarin je jezelf kunt blijven ontwikkelen

Heb je een hekel aan sleur en wil je voortdurend bijleren? Dan zoek je best een job waarin je jezelf...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

Ontdek welke job het beste bij jou past

Heb je eigenlijk geen idee wat je beroepshalve graag zou doen? Op vacature.com vind je nu ook een be...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

Teveel stress? Zo weet je dat het fout zit

Neuropsychologe Elke Geraerts vertelt in haar onlangs heruitgegeven bestseller Mentaal Kapitaal hoe ...

Met zijn allen naar de top

Ooit was er een tijd dat we geen carrière, maar gewoon een baan hadden. Promotie maken bestond nog n...

Doorgroeikansen voorlopig vooral voor knelpuntberoepers en high potentials

Job gevonden? Eerste werkervaring op zak? Dan is het tijd om te groeien. Maar wacht eens even, ben j...