TERUG NAAR OVERZICHT

Controle over je werk: 4 geheimen

Een gebrek aan controle over je werklast is dé grote uitdaging waarmee kenniswerkers kampen, toch? Er moet steeds meer werk gedaan worden, met minder mensen. E-mails vliegen je om de oren, vergaderingen slokken uren per dag op en collega’s stellen vragen in de wandelgang.

Als we spreken over het werk onder controle te krijgen, is het belangrijk om te realiseren dat ‘controle’ een gevoel is. ‘Geen controle hebben’ betekent dat iemand door de bomen het bos niet meer ziet. Daarom is de sleutel om de controle te herwinnen simpelweg om het bos in kaart te brengen. Hier zijn 4 tips.

Stap 1: schrijf alles op

Alle beloften die je maakt, alle opdrachten die je aanneemt, alle informatie die je ontvangt: schrijf het op. Ken je dat knagende gevoel dat zegt: “volgens mij vergeet ik iets… maar wát?”

Als je een systeem bedenkt waarbij alle informatie over een bepaald onderwerp op één vaste plaats staat, zal je nooit meer iets vergeten of over het hoofd zien. Dan is het doel al bijna bereikt: je hebt enigszins een gevoel van controle omdat je in ieder geval weet dat alles staat opgeschreven en dat je niet een belangrijke taak, afspraak of een stuk waardevolle informatie bent vergeten.

Tip: om alles te kunnen noteren, moet je dus altijd pen en papier (of een tablet/laptop) bij je dragen.

Stap 2: verzamel de actiepunten

Al je aantekeningen kun je grofweg in twee categorieën opdelen: informatie en acties. Op dit moment gaat het er vooral om dat je jouw acties op één plaats verzamelt (bijvoorbeeld een digitale todo-lijst die je op veel momenten tijdens de dag kunt bijwerken). Dit kun je nog gemakkelijker maken door op het moment van opschrijven al direct herkenbaar te maken dat het om een actie gaat. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een andere kleur, of schrijf er ‘to do’ voor, in de kantlijn.

Stap 3: rangschik de actiepunten

Nu je een lijst hebt van wat je allemaal moet doen, heb je bijna de controle terug. Maar er is nog steeds een stemmetje in je achterhoofd dat zich zorgen maakt. Want ben ik wel met de goede dingen bezig? En staat ergens in deze lijst misschien een taak die vandaag al af moet zijn?

Daarom is deze stap cruciaal. Je doorloopt je lijst en stelt jezelf per taak enkele vragen. Wanneer moet dit gedaan zijn? Hoe belangrijk is dit? Zou iemand anders dit voor mij kunnen doen? Wat gebeurt er als ik dit gewoon helemaal niet doe? Op basis van je antwoorden bepaal je de volgorde van je taken en zie daar: je hebt de controle volledig herwonnen! Je hebt het bos in kaart gebracht en ook al staat het vol met bomen, jij weet wat je te doen staat. Zo, nu hoef je het alleen nog maar te doen.

Stap 4: focus!

Als laatste gaat het erom dat je alle afleidingen die voortdurend op de loer liggen behendig kunt omzeilen. Wat nog van de wijs kan brengen zijn urgente zaken die eigenlijk niet zo belangrijk zijn. Urgente zaken schreeuwen om aandacht, maar dat betekent niet dat ze jouw aandacht ook verdienen. Bijvoorbeeld e-mails. De talloze e-mails die je dagelijks ontvangt zorgen er voortdurend voor dat je wordt afgeleid van de werkzaamheden die er echt toe doen. Terwijl ‘e-mails verwerken’ zeker een taak is die thuis hoort op je todo-lijst, is het niet zo dat dit steevast bovenaan hoort te staan. Laat je dus niet afleiden door iedere nieuwe e-mail en focus gewoon op je lijst met taken. Dan zie je de taak ‘e-mails verwerken’ vanzelf bovenaan je lijst verschijnen.

Waren bovenstaande tips waardevol? Bekijk dan ook eens het gratis rapport dat je hier kunt opvragen. Hierin staat een duidelijke strategie om effectief met je emails op kantoor om te gaan.

Alexander Keehnen is projectmanager bij een bank. In mei kwam zijn boek, ‘Weg met Stress op Kantoor’, uit. Twitter: @AKeehnen.

5 jobs waarin je jezelf kunt blijven ontwikkelen

Heb je een hekel aan sleur en wil je voortdurend bijleren? Dan zoek je best een job waarin je jezelf...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

Ontdek welke job het beste bij jou past

Heb je eigenlijk geen idee wat je beroepshalve graag zou doen? Op vacature.com vind je nu ook een be...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

Teveel stress? Zo weet je dat het fout zit

Neuropsychologe Elke Geraerts vertelt in haar onlangs heruitgegeven bestseller Mentaal Kapitaal hoe ...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

Met zijn allen naar de top

Ooit was er een tijd dat we geen carrière, maar gewoon een baan hadden. Promotie maken bestond nog n...

Doorgroeikansen voorlopig vooral voor knelpuntberoepers en high potentials

Job gevonden? Eerste werkervaring op zak? Dan is het tijd om te groeien. Maar wacht eens even, ben j...

Vrijwilligerswerk – de belangrijkste regels op een rijtje

Vrijwilligerswerk blijft enorm populair in ons land: duizenden mensen zetten zich belangeloos in voo...