TERUG NAAR OVERZICHT

6 tips om snel antwoord te krijgen op je mails

Net zoals de meeste werknemers besteed ook jij elke dag heel wat tijd aan het schrijven van e-mails … en het wachten op een antwoord. Hoe kan je jouw e-mails efficiënter opstellen, zodat je sneller een reactie krijgt?

Het kan gebeuren dat je dat dringend nood hebt aan een reactie of aan feedback om verder te kunnen met je werk … Maar jouw vraag is misschien verloren gegaan in de overvolle mailbox van je baas, collega of correspondent en blijft zonder antwoord. In plaats van te blijven wachten of te schelden op de reactie die maar niet komt kan je beter de volgende zes raadgevingen toepassen.

1. Wees bondig

Deze goede raad geldt eigenlijk voor elke vorm van communicatie, maar vooral voor e-mails. Stuur je een groot blok tekst zonder structuur, dan loop je het risico dat dit niet gelezen zal worden. Bij het binnenlopen van de mail zal de ontvanger ontmoedigd raken en zal hij de neiging hebben om het lezen uit te stellen tot later (of tot nooit). Wees dus bondig en efficiënt. Gebruik lijstjes met bullets, structureer je tekst in korte paragrafen en verlucht hem.

Lukt dat niet? Misschien probeer je dan om te veel onderwerpen in één mail aan te snijden. Beperk je tot één onderwerp per mail en stuur indien nodig meerdere, afzonderlijke berichten.

2. Anticipeer op mogelijke vragen

Wees duidelijk en geef meteen alle nodige informatie in je eerste e-mail. Anders loop je het risico dat je in plaats van de antwoorden die je nodig hebt eerder vragen zal ontvangen. Geef dus op voorhand een antwoord op die mogelijke vragen: wat je in je eerste mail zet, zal je in latere mails niet meer moeten herhalen.

Als je dus bijvoorbeeld aan je baas vraagt om een restaurant te kiezen voor een lunch, geef hem dan meteen een lijst met sites van restaurants en een vergelijkende prijstabel.

3. Wees precies in je onderwerp

Neem de tijd om de onderwerpsregel van je mail zorgvuldig in te vullen. Dit zal je correspondent toelaten om onmiddellijk je vraag te begrijpen. Vermijd vage onderwerpen zoals “Vraagje” of “Idee voor vergadering”. Geef de voorkeur aan precieze omschrijvingen zoals “Feedback nodig: agenda budgetvergadering maandag”. Op die manier wordt het ook gemakkelijker om later je mail terug te vinden.

4. Benadruk wat belangrijk is

Snijd je verschillende puntjes aan in je mail? Zorg er dan zeker voor dat elk van die puntjes duidelijk uit de verf komen. Zet dus kernwoorden in het vet en structureer je paragrafen. Dit zal de aandacht van je correspondent op de essentie van je boodschap vestigen. Bovendien maakt het hem het lezen veel gemakkelijker, zelfs als hij je tekst slechts diagonaal doorloopt. Op die manier verklein je de kans dat je mail niet gelezen zou worden.

5. Begin met te zeggen wat je verwacht

Niets is zo frustrerend als het antwoord “Dat lijkt me goed” te krijgen, nadat je in een mail de mogelijke opties hebt opgesomd met de bedoeling je correspondent daaruit te laten kiezen. Om dit te vermijden moet je in je mail meteen duidelijk maken wat je precies verwacht. Vermeld dus al in de eerste lijn hoeveel antwoorden je precies verwacht. Zorg er ook voor dat je vragen niet verspreid in je bericht staan, want dan zou het kunnen gebeuren dat je correspondent op één of meerdere van die vragen vergeet te antwoorden.

6. Neem de telefoon

Als je voelt dat je meerdere lange e-mails nodig zal hebben om de kwestie waar je mee bezig bent volledig te bespreken, dan is het zonder enige twijfel beter om het er met je correspondent mondeling over te hebben. Sommige zaken kan je nu eenmaal veel beter afhandelen via een vergadering of een telefoongesprek dan via mail. Bovendien getuig je op die manier van assertiviteit en van initiatief.

Bron: The Daily Muse

Kom je soms wat dom over op het werk? Dit kan je eraan doen

Iedereen wil competent overkomen bij collega’s en bazen, maar zelfs met het kortste woordje kan je d...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

5 jobs waarin je jezelf kunt blijven ontwikkelen

Heb je een hekel aan sleur en wil je voortdurend bijleren? Dan zoek je best een job waarin je jezelf...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

Ontdek welke job het beste bij jou past

Heb je eigenlijk geen idee wat je beroepshalve graag zou doen? Op vacature.com vind je nu ook een be...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

Teveel stress? Zo weet je dat het fout zit

Neuropsychologe Elke Geraerts vertelt in haar onlangs heruitgegeven bestseller Mentaal Kapitaal hoe ...

Met zijn allen naar de top

Ooit was er een tijd dat we geen carrière, maar gewoon een baan hadden. Promotie maken bestond nog n...

Doorgroeikansen voorlopig vooral voor knelpuntberoepers en high potentials

Job gevonden? Eerste werkervaring op zak? Dan is het tijd om te groeien. Maar wacht eens even, ben j...