TERUG NAAR OVERZICHT

11 tips die je vergadering naar een nieuw niveau tillen

Ben je de lange vergaderingen waar geen beslissingen genomen worden beu? Hoogstwaarschijnlijk ben je niet alleen. Voor velen voelt een vergadering door een slechte organisatie of rolverdelingaan als tijdverspilling. Hieronder vind je een aantal richtlijnen om een vergadering op een goede manier te organiseren en tot een goed einde te brengen.

1. Bepaal je doelen op voorhand

Een efficiënte vergadering begint bij een juiste voorbereiding. Leg je doel en timing vast. Een belangrijke vergadering met belangrijke beslissingen vraagt om een comfortabele ruimte. Zorg voor voldoende ruimte voor dossiers en voldoende stoelen voor je deelnemers. Een korte, informele vergadering daarentegen die voornamelijk snel moet verlopen heeft minder voorbereiding nodig. Staand vergaderen zorgt voor snelle beslissingen.

2. Bereid de agenda op voorhand voor

Zorg dat de agenda vastligt voor je een uitnodiging verstuurt. Op die manier kunnen mensen zien of ze er baat bij hebben aanwezig te zijn. Maak echter nooit de fout om een uitnodiging te versturen naar mensen waarvan je zeker bent dat ze er geen baat bij hebben.

3. Zorg voor het nodige materiaal

Voorzie een beamer of flipchart wanneer er een korte presentatie gegeven wordt. Zorg voor een laptop voor de notulist.

4. Verdeel de rollen

Iedere vergadering beschikt over een facilitator. Deze persoon zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt en dat er op een juiste manier beslissingen worden genomen. Duid ook zeker een notulist aan. Deze zorgt dat alles wat gezegd is in een overzichtelijk verslag wordt gegoten, dat achteraf naar belanghebbenden kan worden doorgestuurd. Splits de deelnemerslijst ook op in drie categorieën: aanwezig, geëxcuseerd en afwezig. Op deze manier kan je de geschiedenis nagaan van aanwezigheid binnen een bepaalde groep. Iemand die de tijd bijhoudt is ook zeker geen overbodige luxe.

5. Neem pauze

Zorg voor voldoende pauze voor je deelnemers. Als de discussie te heftig wordt hebben je deelnemers mogelijk even nood aan reflectie. Respecteer deze nood en maak je vergadering niet te intensief.

6. Hou je doel voor ogen

Een vergadering verliest snel aan kracht wanneer er steeds van het topic afgeweken wordt. Neem hier actie en benoem dit wanneer dit gebeurt. Neem de leiding en geef aan dat je verder wilt met de van vooraf bepaalde agenda.

7. Laat de stille minderheid aan het woord

Wanneer een meerderheid een bepaalde mening deelt wil dit nog niet zeggen dat de stille minderheid geen recht van spreken heeft. Enerzijds om de democratie binnen je vergadering te respecteren, maar anderzijds om mogelijk interessante ideeën te aanhoren en te overwegen.

8. Respecteer de tijd

Op voorhand geef je de juiste plaats, tijdstip en duur van de vergadering aan. Tijdens de vergadering heb je dus een bepaalde tijd te respecteren. Op deze manier dreigt je vergadering na verloop van tijd niet leeg te lopen omwille van andere afspraken.

9. Respecteer gemaakte beslissingen

Ga in een vergadering een vorige beslissing niet in twijfel trekken. Op deze manier wek je frustratie op bij je deelnemers.

10. Maak een lijst met wat nog dient te gebeuren

To do's zijn zeer belangrijk aan het eind van de vergadering. Ze zorgen voor een vooruitgang van het proces en het bereiken van de doelen van de vergadering en de groep. Stel deze dus op en verspreid deze gelijk over de (aanwezige) groepsleden, maar doe dit in samenspraak met hen.

11. Annuleer de vergadering indien nodig

Niet iedere reden is voldoende om een vergadering te annuleren of te verplaatsen. Wanneer een gastspreker of bepaalde partner die een sleutelrol heeft binnen de vergadering het niet kan halen bijvoorbeeld is dat een goede reden om de vergadering te verplaatsen of annuleren. Als dit niet gebeurt, loop je het risico de tijd van je deelnemers te verkwisten.

Meer info: Productief Vergaderen

Tekst: Bram Van Gyzel

5 jobs waarin je jezelf kunt blijven ontwikkelen

Heb je een hekel aan sleur en wil je voortdurend bijleren? Dan zoek je best een job waarin je jezelf...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

Ontdek welke job het beste bij jou past

Heb je eigenlijk geen idee wat je beroepshalve graag zou doen? Op vacature.com vind je nu ook een be...

Win gratis filmtickets

Win tickets voor 'Suburbicon', de nieuwste film van acteur/regisseur George Clooney met Matt Damon in de hoofdrol.

Teveel stress? Zo weet je dat het fout zit

Neuropsychologe Elke Geraerts vertelt in haar onlangs heruitgegeven bestseller Mentaal Kapitaal hoe ...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

Met zijn allen naar de top

Ooit was er een tijd dat we geen carrière, maar gewoon een baan hadden. Promotie maken bestond nog n...

Doorgroeikansen voorlopig vooral voor knelpuntberoepers en high potentials

Job gevonden? Eerste werkervaring op zak? Dan is het tijd om te groeien. Maar wacht eens even, ben j...

Vrijwilligerswerk – de belangrijkste regels op een rijtje

Vrijwilligerswerk blijft enorm populair in ons land: duizenden mensen zetten zich belangeloos in voo...