TERUG NAAR OVERZICHT

10 tips om efficiënter te mailen

Een e-mail wordt vaak snelsnel doorgestuurd zonder veel controle. Nochtans is het belangrijk om een zekere e-mailetiquette in acht te nemen. Het komt jouw professionele imago en dat van je bedrijf ten goede en een correct opgestelde e-mail werkt veel efficiënter. Wij zetten voor jou de regels van de etiquette op een rijtje.

1. Hou het kort en zakelijk

Een e-mail lezen is vermoeiender dan een gedrukt document doornemen. Spaar dus je lezer, vat je boodschap kort en duidelijk samen en vermijd lange zinnen. Zo is de kans kleiner dat je e-mail ongelezen blijft of onmiddellijk wordt verwijderd. Hou je boodschap ook zakelijk. Commentaar over een collega of je baas laat je best achterwege, voor je het weet worden ze tegen je gebruikt.

2. Beantwoord alle vragen

Probeer een antwoord te formuleren op alle vragen in een e-mail en zo verder e-mailverker te vermijden. Dat bespaart tijd en geeft de indruk van efficiëntie. Je scoort nog meer goede punten als je ook al anticipeert op vragen die wellicht nog zullen volgen.

3. Lees je e-mail

Een simpele, maar efficiënte regel. Door even de tijd te nemen om je e-mail zelf te lezen voor je hem verstuurt, voorkom je heel wat fouten en misverstanden. Niet alleen spel- en grammaticafouten, maar ook ongepaste commentaren kan je zo op tijd onderscheppen.

4. Personaliseer je e-mail

Zorg er niet alleen voor dat je een persoonlijke aanspreking gebruikt, maar personaliseer ook de inhoud van je e-mail. Automatische antoorden zijn om die reden niet ideaal. Een beter alternatief zijn templates (zie ook het volgende punt).

5. Gebruik templates

De wegbeschrijving naar het bedrijf, richtlijnen om zich in te schrijven voor uw nieuwsbrief, ... het zijn vragen die je regelmatig moet beantwoorden. Bewaar deze teksten als templates.

6. Stuur snel een antwoord

Klanten sturen je een e-mail omdat ze snel een antwoord verwachten. De regel is dat je een e-mail binnen de 24 uur moet beantwoorden en bij voorkeur zelfs dezelfde werkdag. Kan je niet onmiddellijk antwoorden op een vraag? Stuur dan alvast een e-mail waarin je schrijft dat je de e-mail ontvangen hebt en zo snel mogelijk een antwoord zal formuleren. Zo weet je klant dat je zijn vraag zal bekijken en wanneer hij een antwoord mag verwachten.

7. Verstuur geen overbodige bijlages

Zware bijlages kunnen zeer vervelend zijn voor de ontvanger en kunnen zelfs het e-mailsysteem doen blokkeren. Verstuur dus alleen bijlages als het echt nodig is. Zorg er ook voor dat je een goede virusscanner installeert zodat de documenten die je verstuurt niet vol virussen zitten.

8. Structureer je e-mail

Lezen van een scherm is moeilijker dan van een papieren document. Zorg dus voor extra structuur in je e-mail en een overzichtelijke lay-out. Korte zinnen, duidelijke paragrafen en het gebruik van puntjes of nummers maken het lezen makkelijker.

9. 'High priority' en 'reply to all'

Maak geen misbruik van deze functies in Outlook. Een high priority mail geeft een agressieve indruk. Overvloedig gebruik zorgt er bovendien voor dat deze functie zijn effect verliest. Stuur alleen een antwoord naar alle geadresseerden die jouw antwoord ook daadwerkelijk moeten zien.

10. Overdrijf niet met hoofdletters en afkortingen

Een hoofdletter gebruik je aan het begin van een zin of bij het spellen van eigennamen. Als je hoofdletters overal gebruikt lijkt het ALSOF JE ROEPT. Niet erg beleefd en zeker niet professioneel.

Hetzelfde geldt voor afkortingen. Deze bevorderen de leesbaarheid niet en sommige kunnen onprofessioneel overkomen 'BTW' en 'LOL' passen niet in een zakelijke omgeving en misschien kent de geadresseerde de betekenis zelfs niet. Ook emoticons zoals smileys vermijd je om die reden beter.

11. Cc vermijden

Hoewel deze functie soms handig kan zijn, wordt deze veel te vaak en zonder nadenken gebruikt. Ga eerst na wie jouw e-mail echt moet ontvangen voor je hen toevoegt in Cc.

12. Gebruik het BCC-veld voor mailings

Op die manier zorg je ervoor dat de privacy van je contactpersonen gewaarborgd blijft, de andere geadresseerden kunnen dit veld niet zien, en zorg je ervoor dat de geadresseerde niet ziet dat je dezelfde mail naar vele andere mensen hebt gestuurd. Als je het BCC-veld gebruikt zorg je er wel best voor dat er iets in het Aan- of To-veld staat. Je e-mail kan anders opgevat worden als spam.

13. Forward geen kettingmails

Waarschuwingsmails voor virussen en kettingmails bevatten vaak zelf een virus. Zelfs al lijkt de inhoud betrouwbaar, of de afzenders dat ook zijn kan je niet achterhalen. Je kan dus veel problemen voorkomen door ze te verwijderen en ze zeker niet door te sturen.

14. Geen persoonlijke informatie!

Een e-mail forwarden is zeer eenvoudig en is snel gebeurd. Ga er dan ook van uit dat iedereen je e-mail kan lezen. Vertrouwelijke informatie verstuur je dus best niet per e-mail. Kwetsende, racistische of discriminerende taal is uit den boze, ook al is het de bedoeling om grappig uit de hoek te komen. Denk eraan dat alles wat je via e-mail verstuurt tegen jou gebruikt kan worden.

15. Verstuur je e-mail met een onderwerp

Mensen krijgen dagelijks tientallen mails in hun mailbox. Door een onderwerp voor je mail te kiezen dat kort en duidelijk de inhoud van je mail weergeeft, bespaar je je lezer tijd en heb is de kans groter dat deze snel wordt behandeld.

Kom je soms wat dom over op het werk? Dit kan je eraan doen

Iedereen wil competent overkomen bij collega’s en bazen, maar zelfs met het kortste woordje kan je d...

Word gevonden

Toon jouw profiel aan meer dan 400 werkgevers die elke dag nieuwe kandidaten zoeken in onze database.

5 jobs waarin je jezelf kunt blijven ontwikkelen

Heb je een hekel aan sleur en wil je voortdurend bijleren? Dan zoek je best een job waarin je jezelf...

 

 

Tijd voor de ideale job

Zoek jobs op jouw maat en maak een job alert aan.

 

 

 

Ontdek welke job het beste bij jou past

Heb je eigenlijk geen idee wat je beroepshalve graag zou doen? Op vacature.com vind je nu ook een be...

Mis geen enkele tip voor je carrière!

Schrijf je nu in op onze nieuwsbrief.

Teveel stress? Zo weet je dat het fout zit

Neuropsychologe Elke Geraerts vertelt in haar onlangs heruitgegeven bestseller Mentaal Kapitaal hoe ...

Met zijn allen naar de top

Ooit was er een tijd dat we geen carrière, maar gewoon een baan hadden. Promotie maken bestond nog n...

Doorgroeikansen voorlopig vooral voor knelpuntberoepers en high potentials

Job gevonden? Eerste werkervaring op zak? Dan is het tijd om te groeien. Maar wacht eens even, ben j...