Waarom te veel regeltjes dodelijk zijn voor de sfeer

Te veel regels laten het kantoor aanvoelen als een gevangenis, gebouwd rond procedures en voorschriften. Waarom haten we regeltjes zo?

Regels zijn regels. Maar nuttig of nodig zijn ze lang niet altijd. Sterker nog: veel regeltjes op de werkvloer zijn totaal overbodig en zorgen alleen maar voor frustratie. Voor het minste of geringste is een formulier nodig, moet je wachten tot de chef in een mailtje zijn goedkeuring geeft of staan er allerlei handboeken en richtlijnen in een map ‘ergens op intranet’.

Weinig vertrouwen van de leiding

Te rigide interne regels duiden erop dat het personeel weinig vertrouwen krijgt van de leiding. Eigen inbreng wordt niet gewaardeerd. De negatieve gevolgen gaan verder dan dat een medewerker verzucht 'Waarom moet dat nou zo?', waarna de ander terug bromt 'Zo gaat dat hier nu eenmaal.' Wat veroorzaakt de interne regeltjesverslaving allemaal?

1. Minder betrokkenheid en motivatie

Opereren zonder eigen inbreng en zonder macht om zaken in positieve zin te veranderen werkt niet bevorderlijk voor de werksfeer en de inzet. Je voelt je een klein radertje in een grote machine.

2. Verlammend voor de productiviteit

Sommige regels en procedures zijn zo overbodig dat ze alleen maar voor extra taken zorgen, waardoor het echte werk er onder lijdt. Alle tijd die je besteedt aan oude, versleten gewoontes die niet meer passen bij de huidige werkomstandigheden en het leven anno 2013, is verspilde tijd. Waarom moet bijvoorbeeld in veel organisaties alles altijd op papier? Stel je voor wat je tijdens al dat printen en kopiëren allemaal had kunnen doen...

3. Extra werkdruk

In organisaties waarin alles strak is geregeld, vereisen veel werkprocessen op enig moment de goedkeuring van een van de leidinggevenden. Zij krijgen zo extra werk op hun bordje en anderen lager in de organisatie kunnen niet verder, want zij zitten te wachten op een paraaf of een akkoord. En dan zal je maar ergens haast mee hebben.

4. Killing voor creativiteit en eigen initiatief

Door de verstikkende interne bureaucratie proberen medewerkers niet eens meer om goede ideeën ter verbetering van werkprocessen te opperen. Medewerkers denken niet langer zelf na, ze volgen de voorgeschreven stappen. Uit een onderzoek door de Hay Group bleek dat tweederde van de managers zelf verantwoordelijk is voor een negatieve werksfeer. Te rigide structuren en processen weerhouden werknemers ervan om zelf met oplossingen voor problemen te komen.

Illusie van controle en macht

Natuurlijk zijn er veel regels die wel een bepaald nut dienen, maar ook alle richtlijnen konden de misstanden in de financiële wereld ook niet voorkomen. "Zouden managers hun lessen hebben geleerd van de economische crisis en doet de vrije school hiermee zijn intrede in het bedrijfsleven? Er valt een wereld te winnen", stelt Luc Mutsaers, coach op het gebied van werkplezier.

Geef het personeel meer vertrouwen en meer eigen inbreng, dat is volgens Mutsaers de oplossing. "Maar dat vraagt wel wat van de managers. Zij zullen hun neiging tot controle moeten loslaten. En dat is moeilijk. De illusie van controle en macht is namelijk waar het management op draait."

Regels ontduiken

Tegelijkertijd geldt: waar een regel is, daar is de uitzondering gewoonlijk niet ver uit de buurt. Er zijn altijd wel manieren om belemmerende regels te ontduiken. Mutsaers: "Medewerkers weten feilloos regeltjes en procedures te omzeilen of naar de eigen hand te zetten, maar op papier bestaat de controle wel degelijk."

In de VS gaan sommige bedrijven wel erg ver in hun regelzucht. Business Insider maakte een bizar overzicht van de vreemdste interne richtlijnen. Dat gaat van het verbannen van baarden tot een verbod op het dragen van dozen.

Zelfs om goed gedrag te stimuleren zijn er steeds meer regelingen. Tijd om de teugels wat meer te vieren?

Dit artikel verscheen eerder op intermediair.nl.

Tekst: Tonie van Ringelestijn