Nieuwe trend: met je werk naar bed

Dankzij laptops, tablets en smartphones zijn we vandaag quasi overal bereikbaar. Tot in de slaapkamer toe zijn sommigen bezig met het beantwoorden van e-mails, met hun bed als bureau. Een gevaarlijke trend? Absoluut, beweren sommigen. “Technologie doet dingen met ons waar we ons niet altijd van bewust zijn.”

We vinden het leuk, overal en altijd op het internet kunnen. Zeker als vrienden ook online zijn, of wanneer we thuis in alle rust een dossier kunnen afwerken. Maar er zijn ook schaduwkanten. Vraag maar aan de Amerikaan Daniel Sieberg, Google-werknemer, voormalig technologiejournalist bij CNN, CBS en ABC en auteur van het boek ‘The Digital Diet’. Hij was verslaafd aan e-mails en internet. Zijn vrouw noemde hem ‘glimworm’, omdat ze zijn gezicht ‘s avonds onafgebroken zag oplichten in het schijnsel van een laptop of smartphone. “Ik werkte zelfs in de slaapkamer. Ik dacht daar niet bij na, tot ik in 2009 ontdekte dat ik een probleem had. Op een kerstfeestje met familie moest ik vaststellen dat ik hen alleen nog maar kende via sociale media. Ik had het gevoel dat ik mijn leven niet helemaal meer onder controle had. Dat klinkt behoorlijk verregaand, maar via mijn boek weet ik intussen dat wel meer mensen met dat gevoel kampen.”

This e-mail was sent from my bed

Vooral e-mails lijken op sommigen een merkwaardige aantrekkingskracht uit te oefenen, blijkt uit een online enquête die het vaktijdschrift Data News vorig jaar uitvoerde. Bijna vier op de tien ondervraagden controleren regelmatig hun e-mails voor het slapengaan, 30 procent checkt zijn e-mails meteen na het opstaan, meer dan 60 procent controleert voortdurend zijn professionele mailbox tijdens de werkuren, en 65 procent controleert in het weekend minstens één keer per dag zijn professionele mails. En vaak gebeurt dat vanuit bed. Uit een enquête die een Californische softwarebeveiligingsfirma dit jaar uitvoerde bij 1.000 Amerikaanse werknemers blijkt dat de helft van hen e-mails voor het werk in bed leest en/of beantwoordt.

In 2009 voerde een Brits databeveiligingsbedrijf een onderzoek uit bij 329 Britse werknemers, waaruit bleek dat één op de vijf zo’n twee tot tien uur per week vanuit bed werkt. Vaak om e-mails te beantwoorden van mensen die in andere tijdzones actief zijn. Of om het gevoel te hebben de volgende dag met een stapel minder werk te kunnen beginnen. Tijd stelen in bed, dus.

Herkenbaar? Wel voor Wim Wauters, countrymanager Benelux bij Logitech: “Vroeger keek ik televisie in bed, nu ben ik er vooral bezig met e-mails. Niet dat ik verslaafd ben, dat zeker niet. Ik zorg ervoor dat ik mijn mails zelf moet ophalen, zodat ik niet voortdurend lastiggevallen word met meldingen van nieuwe mails. Maar tijdens de week werk ik wel bijna elke dag in bed. Het begint ‘s ochtends al: de krant lezen, dingen bekijken voor het werk en e-mails behandelen op mijn iPad. Waarom precies in bed? Omdat dat met een iPad of smartphone heel makkelijk is. En ik vind het ook aangenaam. Je zit in een huiselijke, ontspannen sfeer. ‘s Avonds is er een bijkomende reden. Ik wil alles onder controle hebben en als ik dan een paar dingen heb kunnen afwerken, val ik met een gerust gemoed in slaap.”

Ze maken ons kapot meneer

Slaapdeskundigen raden nochtans af om te werken vanuit bed. Het kan de slaap verstoren, waardoor je je ‘s anderendaags niet uitgerust voelt, en het vloekt met de intimiteit die bij een slaapkamer hoort. Dat geldt voor e-mailen, maar evengoed voor sociale media als Facebook en Twitter en voor online zijn tout court. Hoe gevaarlijk de hang naar een constante online aanwezigheid kan zijn, maakte het Amerikaanse tijdschrift Newsweek de voorbije zomer duidelijk in een artikel met de titel ‘iCrazy’. Het internet stimuleert krankzinnigheid, zo stelt het magazine. Het lijstje van mentale stoornissen en negatieve gevolgen dat uit wetenschappelijk onderzoek geput werd, oogde indrukwekkend: eenzaamheid, depressie, toegenomen angst, dwangmatig gedrag, aandachtsstoornissen en zelfs psychose.

Andere wetenschappers plaatsen intussen vraagtekens bij de eenzijdige en overtrokken conclusies van het artikel in Newsweek, maar toch is onze relatie met technologie af en toe problematisch – zoals sommige bedwerkers illustreren. Sommige bedrijven beseffen dat en proberen er ook iets aan te doen. Volkswagen Duitsland, bijvoorbeeld, zorgde er eind vorig jaar voor dat werknemers na de werkuren geen professionele e-mails meer ontvangen op hun blackberry. “Met een smartphone heb je nooit rust, en je voelt je gedwongen om onmiddellijk op alle berichten te reageren. Werknemers verliezen er te veel tijd mee”, zegt de Belgische communicatiespecialist Gunnar Michielssen, die bedrijven adviseert over e-mailgebruik en communicatiecultuur.

“Of de maatregel van Volkswagen goed is? Je moet het kind niet met het badwater weggooien. Soms is het handig om ‘s avonds te kunnen werken. Al ken ik een groot Belgisch ICT-bedrijf waar in een belangrijke afdeling de geschreven afspraak geldt dat werknemers in het weekend geen mails mogen sturen, noch naar elkaar noch naar klanten. De situatie was er uit de hand gelopen, omdat klanten op den duur verwachtten dat ze altijd meteen een antwoord zouden krijgen. Ik vind zulke ingrepen altijd jammer. Je kan als werkgever ook uitdrukkelijk melden dat je van je medewerkers niet verwacht dat ze ‘s avonds of in het weekend e-mails lezen en beantwoorden. Daarmee geef je aan dat je begaan bent met je werknemers, zonder ze iets op te leggen.”

Infomanie

Vraag is: waarom voelen we de drang om voortdurend online te zijn en e-mails te controleren? Leggen we onszelf die druk op, of doen we het omdat het van ons verwacht wordt? Daniel Sieberg, auteur van ‘The Digital Diet’: “Ik denk beide. We willen gelijke tred houden met collega’s en we willen niet de laatste zijn die op de hoogte is van iets. Psychologen noemen dat het FOMO-syndroom (afkorting voor ‘Fear Of Missing Out’, DS). We zijn bang om iets belangrijks te missen. Onzin, natuurlijk. Ik heb alle digitale toestellen uit de slaapkamer gebannen en heb sindsdien nooit het gevoel gehad dat ik iets mis.” Wim Wauters van Logitech: “Het heeft volgens mij ook te maken met de sector waarin je werkt. Ik zit in een commerciële functie, waar het tempo sowieso al hoog ligt, en ook nog ‘s in de IT-sector, waar alles snel evolueert. Dan moet je er iets op vinden om bij de les te blijven.”

Infomanie, zo noemt communicatiespecialist Gunnar Michielssen de onweerstaanbare drang om voortdurend bij te blijven en informatie te verzamelen. “Informatie vergaren is een instinct. De mens is van nature nieuwsgierig. Maar vandaag is informatie in massale hoeveelheden voorhanden, waardoor het aanbod onze capaciteit om het te verwerken overstijgt. Op den duur hebben we het niet meer onder controle. En dan is het tijd om afstand te nemen. Bij bedrijven stel ik voor om medewerkers slechts twee of drie keer per dag hun mails te laten lezen. Of waarom zelfs niet één keer per dag? Organisaties die daarin slagen, boeken veel rendementswinst. E-mails zorgen er namelijk voor dat de aandacht van werknemers naar elders verlegd wordt. Dat is een aanslag op hun efficiëntie en creativiteit.”

Daniël Sieberg: “Efficiënt is werken in bed inderdaad lang niet altijd. Het verraderlijke eraan is dat je denkt dat je werk inhaalt, terwijl dat niet zo is. Integendeel, je productiviteit vermindert er net door, want je bent de volgende dag vaak minder goed uitgerust. Dat soort gedrag zie je vaak bij mensen die plezier beleven aan hun werk. Ze ervaren werken in bed niet als iets dat hen last berokkent, of de relatie met hun partner onder druk kan zetten. Technologie doet dingen met ons waar we ons niet altijd van bewust zijn. Net daarom moeten we doordachter omgaan met technologie, internet en sociale media. Ik werk nu bij Google, een bedrijf dat veel aandacht besteed aan het evenwicht tussen werk en privé, en zijn werknemers ook aanmoedigt om daarmee bezig te zijn. Dat bewijst dat Google begaan is met zijn personeel, maar daar ook een goeie reden voor heeft. Goed uitgeruste mensen, die af en toe de connectie met hun werk verbreken, zijn productiever en hebben het gevoel dat ze meer greep hebben op hun leven. Dat heb ik zelf ondervonden. Het is aangewezen dat bedrijven daar op een of andere manier mee bezig zijn, lijkt me.”

Vijf tips om van je e-mailverslaving af te raken

  1. Verstuur zo weinig mogelijk e-mails en beperk het aantal bestemmelingen, zodat je ook minder e-mails terugkrijgt. ‘Reply to all’ is vaak niet nodig.
  2. Zet regelmatig je mailprogramma uit en werk je taken af zonder gestoord te worden. In Outlook is het makkelijk om je mails niet om de vijf minuten te laden, maar bijvoorbeeld slechts om de drie uur.
  3. Hou je e-mails zo kort mogelijk en denk goed na over je onderwerp. Achteraf vind je zo je mails veel sneller terug.
  4. Maak een archief aan in je e-mailprogramma en sla daar alle oude e-mails in op. Een inbox is niet bedoeld als opslagruimte.
  5. Antwoord niet meteen op een e-mail. Het gevaar bestaat dat je contactpersoon verwacht dat je voortaan altijd meteen zult antwoorden. Het voordeel van e-mail is net dat mensen boodschappen op een verschillend tijdstip kunnen versturen en lezen.

Bron: Tim Christiaens - Time Management Company en www.workinflow.nl