Hoe vertrek ik met een gerust hart op vakantie?

Ik vertrek over een week met vakantie en zou graag met een gerust hart mijn werk achter me laten. Maar in de plaats van uit te kijken naar een periode van rust, ontspanning en plezier betrap ik er me op dat ik meer bezig ben met me zorgen te maken over de opvolging van mijn taken en lopende dossiers. Wat kan ik doen om alles in goede banen te leiden ?
Het advies van Erik Leenders, Managing Director bij Itinera

Jouw werkgever kan alvast in zijn handen wrijven want blijkbaar ben je heel erg betrokken bij je job. In het tegenovergesteld geval zou je waarschijnlijk met minder scrupules op vakantie vertrekken en de eventuele problemen aanpakken bij je terugkomst. Dat is natuurlijk ook een manier van handelen, maar waarschijnlijk niet altijd de meest efficiënte.

Ik geef je een aantal tips om je voor te bereiden niet alleen op je vertrek maar ook op een aangename terugkomst.

  1. Wie zal jou vervangen?  Bespreek al enkele maanden voor je vertrek met je baas of verantwoordelijke wie in het team jouw werk zal overnemen.  Doe dit zeker al in de periode dat de vakantie wordt aangevraagd zodat jouw verantwoordelijke hiermee rekening kan houden.
     
  2. Wat moet er worden gedaan door wie? Maak voor jezelf een overzicht van de taken die moeten worden opgevolgd tijdens je afwezigheid en maak een onderscheid tussen de lopende taken (die waren er al toen je met vakantie vertrok) en de nieuwe taken die ontstaan tijdens je afwezigheid (zoals nieuwe opdracht van een klant). Indien je werk door meerdere collega’s wordt opgevolgd, schrijf duidelijk uit wie wat moet opvolgen zodat alles duidelijk is. ‘Parkeer’ de taken die kunnen wachten tot je terug uit vakantie bent.
     
  3. Waar vindt men wat? Maak een korte handleiding waarin je vermeldt waar je collega’s de nodige info kunnen terugvinden. Ook voor de ‘geparkeerde’ taken geef je best aan waar ze informatie kunnen vinden indien ze hier toch iets mee aan de slag moeten. Maak desnoods op je bureau of in een kast een klassement met bakjes waarin je een onderscheid maakt tussen lopende en ‘geparkeerde’ dossiers.
     
  4. Waar en hoe geven ze jou feedback? Spreek met je collega(’s) af dat ze een dagboek bijhouden waarin ze kort de belangrijkste punten van de dag noteren zodat ze zelf niets vergeten. Als meerdere collega’s je taken opvolgen, organiseer jij best zelf een document op een server of ander systeem dat gemakkelijk en voor iedere betrokkene toegankelijk is. Benadruk dat ze kort en overzichtelijk feiten noteren. Alle extra informatie, zoals leuke anekdotes, kunnen ze jou deze best mondeling vertellen tijdens de overdrachtmeeting bij je terugkomst.
     
  5. Overdrachtmeetings vastleggen?  Leg tijdig twee data vast voor twee overdrachtmeetings: de eerste datum voor een meeting op je laatste werkdag waarin je met jouw collega’s een korte algemene repetitie houdt. De tweede datum voor een feedbackmeeting op de dag dat je het werk terug hervat na je vakantie.
     
  6. Zelf een noodscenario uitwerken? Je kan best zelf een noodscenario aan je collega’s voorstellen waarin je samen afspraken maakt over vragen, situaties waarvoor ze je kunnen contacteren. Soms is voorkomen nog steeds  beter dan genezen, maar maak je collega’s duidelijk dat uitzondering de regel is. Check zelf of jouw gsm-abonnement toelaat om buiten België te bellen of gebeld te worden en/of je toegang tot je e-mails hebt.

Dat zijn mijn belangrijkste tips om met een gerust hart op vakantie te kunnen vertrekken en bij je terugkomst ontspannen en uitgerust terug aan de slag te gaan.

Heb je zelf nog tips? Laat het me zeker weten in de reacties, je helpt er de andere lezers mee.

In samenwerking met Itinera