Hoe combineer ik vaste deadlines met onvoorziene taken?

Op het werk krijg je misschien projecten met vaste deadlines voorgeschoteld. Vaak kan je deze gemakkelijk inplannen om zo de kans te vergroten dat je ze zeker gaat halen. Maar wat doe je nu als je, door de aard van de job, kan “gestoord” worden door onvoorziene taken zoals een klant die je opbelt, een collega met een vraag of je leidinggevende die vraagt naar een onverwacht overleg?
Het advies van Hanne Renders, ISW Limits

Plan de onvoorspelbaarheid in

Vooreerst kan je de vaste deadlines waarvan je zeker bent ruim inplannen in je agenda. Stop je agenda dus niet propvol met taken, maar probeer elke dag wat tijd in te plannen voor je onvoorziene taken. De ene dag zal je deze ‘extra’ tijd meer dan nodig hebben, de andere dag kan je de overgebleven tijd nog gebruiken voor andere taken of projecten.  

Licht je leidinggevende in

Hoewel je leidinggevende wel een idee zal hebben van de aard van je job, communiceer je hier toch best nog over. Geef aan dat je graag elke dag wat tijd inplant voor onvoorziene en onvoorspelbare taken die eigen zijn aan je job. Op deze manier kan je er voor zorgen dat je deadlines wat later kan zetten, waardoor je je tijd meer en beter kan verdelen. Let echter op dat je dit niet als een excuus gaat gebruiken om deadlines voor je uit te schuiven. Durf daarnaast ook tijdig aangeven wanneer je weet dat je een deadline niet zal halen.  

Maak het gemakkelijk om de draad terug op te pikken

Het moeilijke is vaak om de draad terug op te pikken wanneer je werk werd onderbroken door een onvoorziene taak. Belangrijk is dat je je zo weinig mogelijk laat afleiden door de nieuwe taak en zo snel mogelijk je vaste werk weer opneemt. Hiervoor ga je best eerst het belang of de dringendheid van de onvoorziene taak na. Gaat het om iets dat je ook morgen nog kan regelen, ga dan verder met het werk waar je mee bezig was.

Zorg er wel voor dat je, bijvoorbeeld op het einde van de dag, een planning opmaakt van de onvoorziene taken die zich voordeden. Lijst de onvoorziene taken op en geef aan wanneer je ze verder zal opvolgen.

Daarnaast kan je, om snel weer de draad op te pikken, je vaste projecten onderverdelen in kleine subdoelen. Dit zijn doelen die gemakkelijk en snel te bereiken zijn. Je kan bijvoorbeeld een soort van werkdocument maken met je doelen, subdoelen en taken die je moet uitvoeren om ze te bereiken. Volg je werk hier goed op en geef steeds aan in welk stadium je project zich situeert.

Respecteer je collega’s

Naast onvoorziene taken kan het ook zijn dat je collega’s onverwacht een overleg vragen en jou aanspreken. Probeer bij dit soort vragen ook steeds na te gaan of het om een dringende vraag gaat of niet. Indien je van mening bent dat de vraag niet meteen dient opgelost te worden, kan je steeds aangeven dat je graag eerst je werk afrondt.

Wees er wel zeker van dat je je afspraken steeds nakomt en laat de desbetreffende collega geen uur wachten. Indien je job het toelaat, kan je ook steeds een vragenuurtje organiseren. Baken hierbij een tijdspanne af waarbinnen collega’s met allerhande vragen naar jou kunnen komen. Dit toont je hulpvaardigheid, maar geeft ook duidelijk aan dat je nog andere projecten hebt.

Ga stress te lijf

De combinatie van projecten die je moet halen en taken die je niet kan voorspellen, kan soms erg stresserend zijn. Samenvattend zijn hier enkele tips om stress te lijf te gaan en goed om te springen met de combinatie vaste deadlines, onvoorziene taken.Stel een goede, realistische planning op van je projecten en deadlines

  • Maak een duidelijke takenlijst
  • Lees je mails op enkele vaste momenten per dag. Durf ook je tijd af te bakenen door niet meteen alle vragen te willen oplossen.
  • Zorg voor voldoende sociale steun op het werk. Werk je stress niet op iemand anders uit maar zorg wel dat je kan ventileren over moeilijke omstandigheden.
  • Samenhangend met deze sociale steun mag je ook best hulp vragen aan je collega’s zodat je even gevrijwaard wordt van onvoorziene taken en goed kan doorwerken aan je project. Vraag hen bijvoorbeeld een paar uurtjes de telefoon over te nemen of een boodschap te noteren zodat je later kan terugbellen.
  • Zorg voor voldoende ontspanning, zowel op het werk als na het werk.

I.s.m. ISW Limits