"Ik kan maar niet wennen aan de drukte op ons landschapsbureau. Kan ik iets doen?"

"Sinds kort heb ik een nieuwe job. Wij werken daar op een groot landschapsbureau. Een heel groot verschil met mijn vorig werk waar ik een eigen kantoor had. Ik kan maar niet wennen aan alle drukte en geluiden. Kan ik daar iets aan doen?"
Het advies van Tina Scholiers, ISW Limits

In veel organisaties hebben niet alle medewerkers een eigen kantoor, maar werken velen aan een landschapsbureau. Dit blijkt voordeliger voor bedrijven aangezien meer bureaus geplaatst kunnen worden op de beschikbare oppervlakte en ook de communicatie tussen de collega’s beter zou verlopen. Anderzijds kan het werken aan een landschapsbureau ook een aantal storende gevolgen met zich meebrengen.

Wat kan je daar tegen doen?

Afleiding

Op een landschapsbureau zien en horen we veel. Een collega die koffie gaat halen, iemand die komt overleggen met diegene die aan de bureau voor jou zit, onderbrekingen door collega’s die jou iets willen vragen,…
In grote landschapsbureaus kan de ruimte gebroken worden door wanden of kasten die zo geplaatst worden dat je kleine eilandjes creëert. Ook tussen de bureaus van elk eiland kan een soort tussenschot voorzien worden. Op die manier wordt elk eiland of elke bureau visueel afgescheiden van de anderen. Ook planten zijn hier een handig en mooi alternatief voor.

Het opdelen van de ruimte in kleinere stukken, zal bovendien ook de geluidshinder kunnen verminderen. Indien je toch nog veel wordt afgeleid door lawaai, ga dan eens na wat er jou juist stoort. Vind je het vervelend dat er vaak collega’s aan jouw bureau of de bureaus in je directe omgeving staan? Heb je last van het onophoudelijk telefoongerinkel? Ben jij iemand die geneigd is om mee te luisteren wanneer iemand anders aan het telefoneren is? Heb je last van geluiden zoals getyp, hakken op een stenen vloer,…?

Ga eens na of volgende oplossingen voor jou mogelijk zijn:

  • Indien je werk het toelaat kan je een deel van deze geluiden filteren door zelf naar muziek te luisteren via een koptelefoon.
  • Ga na of je voor bepaalde taken je kan afzonderen in een leegstaande vergaderzaal of kantoor.
  • Wees assertief en vraag je collega’s op een vriendelijke manier of ze op een ander moment of in een apart lokaal hun bespreking kunnen verder zetten.
  • Plan zelf een vergadering met collega’s als je weet dat je nog een aantal zaken te bespreken hebt. Zo kan je er in je werkplanning rekening mee houden en hoeven je collega’s je minder te onderbreken tijdens je andere werk.
  • Plan je moeilijke telefoontjes of taken waar je je meer voor moet concentreren op momenten waarvan je weet dat het kalmer is, bijvoorbeeld ’s ochtends als nog niet iedereen op het werk is.

Kantoorklimaat

Indien je met veel personen in één ruimte werkt, is de kans groot dat de temperatuur voor een aantal personen aangenaam is, terwijl anderen net te koud of te warm zullen hebben. Meestal staat de temperatuur standaard ingesteld, maar afhankelijk van waar je zit zal deze toch nog verschillen. Zit je bijvoorbeeld naast een raam, dan zal jouw plek snel opwarmen als de zon binnen schijnt.

Pas daarom zelf je kledij zoveel mogelijk aan. Je kan eventueel een extra pull op kantoor laten, als je iemand bent die snel kou heeft. Als je net op een plaats zit waar het snel warm wordt, bekijk dan of je een ventilator kan gebruiken.

Ook de verlichting is één van de typische punten waar niet iedereen hetzelfde over denkt. Naast de grote verlichting, zou daarom iedere werknemer moeten kunnen beschikken over een bureaulamp. De inrichting en plaatsing van de bureaus hebben hier ook een grote invloed op. Probeer te vermijden dat je met je rug naar een raam zit. Buitenlicht dat direct op je scherm schijnt, vermindert namelijk de leesbaarheid. Probeer ook zoveel mogelijk te vermijden dat je het natuurlijke licht vermindert doordat je de zonwering naar beneden moet doen.

Privacy

Sommige werknemers hebben het moeilijk met het idee dat iedereen die langskomt mee kan volgen op hun scherm. Ook hier kunnen tussenschotten een oplossing bieden.

Ook het voeren van moeilijke of vertrouwelijke telefoontjes vormt soms een probleem. Ga daarom na of er een mogelijkheid is om je af te zonderen in een apart lokaal, een vergaderzaal of een kantoor om deze telefoontjes te doen.

Nog anderen geven aan dat ze het jammer vinden dat ze niet over een eigen kantoor beschikken dat ze kunnen inrichten naar hun eigen smaak en er een persoonlijke plek van maken. Toch kan je met kleine dingen, zoals een foto, een kalender, een kader aan de muur naast jou,… je bureau gezelliger en aangenamer maken en het gevoel creëren dat je een eigen plek hebt.

Gebrek aan opbergruimte

Ten slotte is een mogelijk probleem bij landschapsbureaus dat er te weinig opbergruimte voor de medewerkers wordt voorzien. Gedeeltelijk kan dit ondervangen worden door zoveel mogelijk gebruik te maken van digitale archivering en het vermijden van overmatig afprinten van documenten.

Anderzijds kan men ook kasten gebruiken als variant voor de afscheidingen tussen de verschillende eilanden. Men kan hierbij variëren tussen lage en hoge kasten, zodat iedereen nog voldoende van het buitenlicht kan genieten.

asset/32566