"Help, mijn collega is met vakantie en ik kan de werkdruk niet aan. Wat moet ik doen?"

Mijn naaste collega is met vakantie en heeft mij gevraagd om tijdens zijn afwezigheid zijn taken over te nemen. Maar nu stromen de mails binnen en krijg ik bovenop mijn gewone werk nog een heleboel extra taken erbij. Ik kan de werkdruk gewoonweg niet aan. Wat moet ik doen?
Het advies van Anke Luts van ISW Limits

Vakantie, voor de meeste onder ons een rustige periode. Maar niet altijd voor iedereen. We kennen het allemaal, één van de collega’s is met vakantie en het werk komt op onze schouders terecht. Plots moeten we werk voor twee gaan doen. Dit is geen fijne gedachte, maar met een goede voorbereiding hoeft het zeker geen nachtmerrie te zijn.

Het belang van goede afspraken

Het is niet omdat je collega op verlof is, dat jij daarom alle taken van hem moet overnemen. Het is in eerste instantie belangrijk om zelf eens na te gaan welke taken voor jou haalbaar zijn om over te nemen en welke niet. Vervolgens moet je afspraken maken met je collega’s en leidinggevende over wie wat overneemt. Het is immers zeer frustrerend als er onduidelijkheid is over het takenpakket. Bovendien vergroot dat de kans dat bepaalde taken of klachtencontacten niet opgevolgd worden, wat nefaste gevolgen kan hebben.

Wanneer het duidelijk is wat je precies moet opvolgen tijdens de afwezigheid van je collega, maar je toch met een hoge werkdruk kampt, kunnen volgende tips misschien van pas komen:

Een goede voorbereiding is het halve werk

Het is goed om voor de vakantie even samen te zitten met je collega en te bespreken welke taken je van hem zal moeten overnemen. Hij weet immers het best welke zaken lopende zijn en welke zeker opgevolgd moeten worden. Misschien zijn er zelfs taken die kunnen blijven liggen tot na zijn verlof en dan weet je dat best op voorhand. Wanneer je collega nog aan het werk is, kan je eventueel ook even bekijken hoe hij zijn werk organiseert. Je collega heeft waarschijnlijk methodes of werkwijzen ontwikkeld voor zijn taken waardoor je ze sneller en efficiënter kan afhandelen dan wanneer je dit zelf moet uitzoeken. Op deze manier zal jij minder werkdruk ervaren en zal je collega met een gerust hart op vakantie kunnen vertrekken. Niets is immers zo vervelend als te moeten vrezen dat je na je verlof meer werk zal hebben met het rechtzetten van de fouten van je ‘opvolger’.

Plannen, plannen en plannen

Naast het extra werk van je collega, moet ook je eigen werk nog gedaan worden.
Bedenk daarom op voorhand hoe en wanneer je die extra taken in je werkschema kan inplannen. Voorzie hiervoor één bepaald moment per dag zodat je niet constant met verschillende taken tegelijkertijd bezig bent. Moet je ook de inkomende mails van je collega behandelen? Doe dit dan ook in de daarvoor voorziene tijd. Zo voorkom je dat je hier heel de dag door mee bezig bent en je je niet kan concentreren.

Opvolging

Probeer zo goed mogelijk te documenteren wat je allemaal gedaan hebt, waar je alles bij hebt gehouden en wat je niet hebt kunnen afwerken.
Dit helpt je collega een stap vooruit om de draad terug op te pikken en zal het ook voor jou makkelijker maken wanneer je collega nadien nog vragen zou hebben.

Help!

Ondanks je goede voorbereiding, komt er misschien toch een moment waarop je niet verder kan. Probeer in elk geval rustig te blijven, ga er even bij zitten, tel desnoods tot 3 om rustig te worden en vraag jezelf af wat het probleem juist is. Is het probleem wel zo erg als je denkt? Dikwijls relativeer je op die manier het probleem en komt de oplossing vanzelf wel. Indien niet, laat er dan een dagje over heen gaan, bekijk alle mogelijkheden en kies dan de beste. Misschien kunnen de contactpersonen van je collega je ook verder helpen. Ook verzonden items in de mailbox kunnen soms veel ophelderen. Probeer in elk geval te vermijden dat je je collega moet storen tijdens zijn verlof.

Voor wat, hoort wat

Waarschijnlijk heb je zelf vakantieplannen of ben je al op vakantie geweest. In dat geval ben je goed geplaatst om je voor te stellen hoe belangrijk het is om het werk van een ander tot een goed einde te brengen. Wie wil nu niet met een gerust hart op vakantie vertrekken?

Leer eruit voor de toekomst

Als je merkt dat de afwezigheid van je collega toch niet zo evident voor jou was, is het goed om er iets uit te leren.

Was het misschien juist een enorm drukke periode die je op voorhand eigenlijk kon voorspellen? Bespreek dan best met je leidinggevende hoe je in het vervolg kan voorkomen dat je in die periode onderbemand bent. Moeten de verlofdagen best op een ander moment genomen worden? Kan een jobstudent of een andere collega ingeschakeld worden? Kunnen bepaalde taken blijven liggen of ben je misschien iemand die niet zo gemakkelijk om kan met hoge werkdruk en onbekende taken? Zoek in dat laatste geval zeker naar manieren om met stress om te gaan. Het zal je niet alleen in deze situatie, maar ook in andere situaties vooruithelpen.