Waarom je vaak niet correct behandeld wordt bij een sollicitatie

Heb je als sollicitant soms ook het gevoel dat bedrijven jou als een stuk vuil behandelen? Waaraan ligt dat? En bestaan er eigenlijk regels voor een correcte sollicitatieprocedure?

Wie intensief solliciteert kan er zeker over meespreken: je wordt vaker niét dan wel correct behandeld als je je kandidaat stelt voor een vacante job. Soms krijg je het gevoel dat bedrijven een sollicitatieprocedure er ‘tussen de soep en de patatten’ even bijnemen, zonder veel oog te hebben voor het goed fatsoen of voor de behoeften van de sollicitanten.

De voorbeelden zijn legio en vaak schrijnend: geen enkele reactie op een sollicitatiebrief, vacatures die al lang ingevuld zijn, maar nog maandenlang online blijven staan, een verkeerd cv op tafel bij het gesprek, geen enkele vorm van uitleg bij een afwijzing …

Scheldmail

Felix (32) kreeg enige tijd geleden het bericht dat hij geselecteerd was voor een job als communicatiemedewerker. Verdere details over de indiensttreding zouden volgen. Toen hij niets meer van het bedrijf te horen kreeg stuurde hij een mail om meer uitleg. De selectieverantwoordelijke antwoordde doodleuk dat ze zich vergist hadden en dat de functie intussen al ingevuld was door iemand anders. Felix’ vriendin Lies vertelt een even hallucinant verhaal: als antwoord op haar sollicitatiemail voor een job als evenementencoördinator kreeg ze een scheldmail terug waarin stond dat ze naar de job kon fluiten omdat ze de naam van de rekruteerder verkeerd gespeld had.

De economie trekt momenteel weer aan en daardoor wagen meer mensen hun kans op de arbeidsmarkt. Het aantal vacatures is evenwel nog niet in gelijke mate toegenomen en als gevolg daarvan worden heel wat bedrijven bedolven onder de sollicitatiebrieven. Vacatures die 100 tot 200 reacties van kandidaten opleveren zijn geen uitzondering. Het gevolg? Sommige bedrijven wanen zich oppermachtig, plukken de beste kandidaten uit het aanbod en kijken niet om naar de rest. Of de rekruteerder neemt zich wel degelijk voor om elke kandidatuur de aandacht te geven die ze verdient, maar door een gebrek aan tijd komt het er gewoon niet van. Zeker voor bedrijven zonder eigen rekruteringsafdeling is het moeilijk. Bij hen moeten medewerkers die niet getraind zijn in het opvolgen van sollicitatieprocedures en die bovendien niet over de juiste tools beschikken zich met deze klus inlaten.

Imagoschade

Toch mag dit alles geen reden zijn om onbeleefd te worden, vindt sollicitatiecoach Claudia Hagenaars. “Grofheid valt niet goed te praten en bovendien is het niet zo slim”, zegt ze. “Een slechte ervaring blijft altijd hangen, ook bij wie het verhaal via-via te horen krijgt. Bedrijven moeten zich realiseren dat slecht verlopen sollicitatieprocedures op die manier een negatieve invloed op het imago van de organisatie kunnen hebben.” Haar collega Inge Pijl-Lemmens verwoordt het als volgt: “Bedrijven mogen niet vergeten dat achter al die sollicitatiebrieven echte mensen schuilgaan. Sollicitanten hebben meestal veel werk gestoken in hun cv en motivatiebrief. Bovendien verwachten ze vaak veel van hun sollicitatie. Geen reactie of een botte standaardmail kunnen dan hard aankomen.”

Professionele en ethische code

Federgon, de door de Vlaamse overheid erkende beroepsfederatie van bedrijven die aan werving en selectie doen, heeft een code opgesteld die bepaalt waaraan een correcte sollicitatieprocedure moet voldoen. Deze code schrijft onder meer voor dat sollicitanten ingelicht moeten worden over de fase van het proces waarin ze zich bevinden, dat ze inzagerecht hebben in hun dossier, dat er tijdens een sollicitatiegesprek enkel vragen gesteld mogen worden die relevant zijn voor de job en dat kosten die verbonden zijn met sollicitatieopdrachten voor rekening van de werkgever zijn.

Ook Nederland kent met de NVP-Sollicitatiecode een gelijkaardige set basisregels. Weinig bedrijven gaan er echter prat op deze codes ook effectief toe te passen. Voor sollicitanten zou dit nochtans een duidelijk signaal zijn dat hun kandidatuur serieus genomen wordt, dat ze tijdens de sollicitatieprocedure op het nodige respect zullen mogen rekenen en dat alles in alle openheid en transparantie zal verlopen.

Soms zit het ook in kleine zaken of je een goed of een slecht gevoel overhoudt aan een sollicitatie. “Bedrijven kunnen bijvoorbeeld een automatische bevestigingsmail versturen waarin staat dat het enkele weken kan duren vooraleer alle kandidaturen doorgenomen zijn”, zegt Hageneers. “Op die manier kunnen de bedrijven de nodige tijd nemen voor de procedure, maar de sollicitant voelt zich intussen niet in de kou gezet.”