De beste afwijsmail ooit

Een afwijsmail ontvangen is nooit aangenaam, maar als die – zoals zo vaak gebeurt – ook nog eens bijzonder bot is of enkel een kort standaardzinnetje bevat, dan kan dat extra hard aankomen. Dat het ook anders kan bewijst het Nederlandse bedrijf Movacolor.

Kandidaten die gesolliciteerd hadden voor de vacature van marketing communicatieadviseur bij deze fabrikant van doseermachines voor plasticproducenten, maar niet geselecteerd werden voor een gesprek, kregen een uitgebreide en onderbouwde afwijsmail. Daarin werd haarfijn uitgelegd waarom andere kandidaten beter voldeden aan het vooropgestelde profiel. Wie met die argumentatie nog geen genoegen nam, werd uitgenodigd om te mailen om extra informatie.

Goed voor het imago

Een van de afgewezen sollicitantes, Atty van de Brake, was zodanig onder de indruk van de afwijsmail dat ze er prompt een lovend artikel op haar weblog aan wijdde en er ook over tweette. “Wauw”, schreef ze, “een pluim voor Movacolor. Zelden zo’n goed onderbouwde afwijzing van een sollicitatie gekregen.” Verder schrijft ze ook dat ze hoopt dat werkgevers, rekruteerders en uitzendbureaus een voorbeeld nemen aan de manier waarop Movacolor omgaat met sollicitanten.

Het artikel werd lustig gedeeld op Twitter en haalde ook de lokale pers. Een opsteker voor het imago van Movacolor uiteraard, maar ook van de Brake kwam er goed uit. Haar weblog werd namelijk meer dan 20.000 keer bekeken en ze kon zich profileren als een actieve en positief ingestelde sollicitante.

De afwijsmail:

Beste sollicitant,

En daar lagen ze dan: 57 mooie sollicitatiebrieven. De selectie van kandidaten stelde ons voor een lastige keuze, want er zaten ontzettend veel geschikte, creatieve en oprecht gemotiveerde sollicitaties tussen. Uiteindelijk hebben we 8 sollicitanten geselecteerd met wie we in gesprek gaan. Helaas is onze keuze hierbij niet op jou gevallen.

Globaal kunnen we aangeven waar we op gelet hebben, zodat je zelf alvast kunt kijken of het op jou van toepassing is. Vind je het desondanks toch prettig om meer informatie te ontvangen of herken jij je niet in het onderstaande dan mag je mij altijd mailen, dan pak ik je sollicitatie er even bij en zal ik je per mail een terugkoppeling geven.

• We hebben gelet op werkervaring en dan met name op werkervaring in een B2B-omgeving. Sommige kandidaten scoorden prima op opleiding, maar hadden nog net iets te weinig werkervaring. Of de werkervaring was vooral B2C-gerelateerd.
• Verder keken we of de opleiding aansloot bij de functie. Een aantal kandidaten was bijvoorbeeld meer opgeleid richting eventmanagement of vooral grafisch georiënteerd.
• Kandidaten die deze functie wilden combineren met een eigen bedrijf hadden niet onze voorkeur.
• Sommige sollicitanten stuurden ons alleen een cv en geen motivatie. Wanneer er dan meerdere geschikte kandidaten zijn, loop je het risico dat een ander wordt geselecteerd.

Wat ons verder opviel:

• Schrijf- en spelfouten mogen eigenlijk niet voorkomen in een sollicitatiebrief.
• We ontvingen ook een sollicitatie die bestemd was voor een andere organisatie en een brief van iemand die per ongeluk twee sollicitaties verstuurde (zelfde brieven voor verschillende organisaties). Ook kwam er een mail voorbij met in het onderwerp: FW sales functie …
• Het is niet heel charmant om in de aanhef de naam van de directeur te zetten, terwijl in de vacature duidelijk is aangegeven aan wie de sollicitatie geadresseerd dient te worden.

En dan nog dit. Oudere sollicitanten wezen ons op de kwaliteiten die zij gezien hun ervaring meebrengen. Daar zijn wij het helemaal mee eens. We hebben dus ook niet op leeftijd (of geslacht) gelet, maar op bovengenoemde punten.

We willen je bij dezen bedanken voor je inzet. We hopen van harte dat je niet wordt ontmoedigd door deze afwijzing; er zaten gewoon heel veel geschikte kandidaten tussen. Mensen van wie we zeker weten dat ze een baan zullen vinden die bij hen past. En jij bent daar vast en zeker een van.