Mag mijn partner mijn bedrijfswagen gebruiken terwijl ik in het buitenland ben?

"Ik beschik over een bedrijfswagen en gebruik hem ook privé. Het gebruik door partner en/of kinderen is me echter niet helemaal duidelijk. Contractueel staat enkel vast dat er een representatieve wagen ter beschikking staat, maar nergens wordt er vermeld of de partner en/of kinderen ermee mogen rijden. Ik had onlangs een trip naar de US van 10 dagen, waarbij ik de auto van mijn vrouw had geïnstalleerd in het Car Hotel in Melsbroek. Mijn vrouw maakte in die periode gebruik van mijn bedrijfswagen en heeft 2x getankt. Mijn vraag: kan mijn werkgever dit nog beschouwen als aanvaardbaar privégebruik?"

ANTWOORD

Gebruik van een firmawagen

Wanneer je van je werkgever over een firmawagen mag beschikken, zijn verschillende situaties mogelijk:

  • Ofwel mag je de wagen enkel gebruiken voor de uitvoering van je werk (vb. verplaatsingen naar klanten). In deze hypothese is de wagen eerder een hulpmiddel om het werk te kunnen uitvoeren. Er is hier geen enkele reden om het gebruik van de firmawagen als element van je loon te beschouwen.
  • Ofwel mag je de firmawagen (ook) gebruiken voor verplaatsingen die strikt gezien niks te maken hebben met de uitvoering van je werk. Dit kan gaan om woon-werkverplaatsingen. In veel gevallen zal de werknemer de wagen zelfs voor zijn persoonlijke verplaatsingen mogen gebruiken. In deze hypothese maakt het gebruik van je firmawagen voor andere doeleinden dan het uitvoeren van je werk een loonelement uit. Het privé-gebruik van je firmawagen is een voordeel in natura dat principieel deel uitmaakt van je verloning.

De waardering van dit voordeel is een ander paar mouwen. Het voordeel moet naar zijn werkelijke waarde geschat worden, wat in de praktijk steeds een moeilijke oefening is en geval per geval zal variëren. De afspraken tussen werkgever en werknemer over de aanschaf en het gebruik van de wagen spelen hierbij een belangrijke rol. (vb. welke type firmawagen, in welke omstandigheden mag de werknemer de wagen voor privédoeleinden gebruiken: enkel in België, enkel woon-werkverplaatsingen, maximum aantal kilometers, mag de werknemer gebruik maken van een tankkaart, …) Let wel! Voor fiscale doeleinden is de waarde forfaitair bepaald in functie van de PK’s en het aantal kilometers woon-werkverkeer.

Uit dit alles valt te begrijpen dat werkgever en werknemer over het gebruik van een firmawagen vooraf best duidelijke en concrete afspraken maken. Het aangewezen middel hiervoor is een carpolicy.

Carpolicy

Een carpolicy is een document waarin duidelijk en concreet de rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer over het gebruik van de firmawagen zijn opgenomen.

Elementen die vaak geregeld zijn in een carpolicy zijn:

  • wie mag de auto besturen;
  • wat gebeurt met de wagen tijdens de schorsing van de arbeidsovereenkomst (ziekte, tijdskrediet, ..)
  • het gebruik van de tankkaart;
  • aantal privé-km die je mag afleggen met de wagen;
  • wat te doen bij schade;
  • verzekeringen;

Wat nu al dan niet als aanvaardbaar privé-gebruik kan beschouwd worden, hangt heel sterk af van wat in de carpolicy staat.

Zo’n policy verschilt van onderneming tot onderneming. Wat aanvaardbaar is bij de ene is het niet noodzakelijk bij de andere.

Is er geen carpolicy voorhanden, stel dan zeker de vraag aan je werkgever wat de do’s en don’ts zijn bij het privé-gebruik van de firmawagen. Om verzekeringsreden kan dit zijn belang hebben.

i.s.m. SD Worx