Mag je je bedrijfswagen uitlenen aan vrienden?

Ik kreeg zopas een bedrijfswagen, maar in mijn contract staat niets over het gebruik ervan. Mogen mijn partner en kinderen ermee rijden? En mag ik mijn auto uitlenen aan mijn vrienden?
Het antwoord van SD Worx

De vraag of een werknemer die het voordeel van een firmawagen geniet vrij is om deze wagen uit te lenen aan ‘derden' (familieleden, partner enz…) zal moeten beoordeeld worden aan de hand van de met de werknemer gesloten (gebruiks)overeenkomst, en/of het wagenreglement dat door de werknemer ‘voor akkoord' werd ondertekend.

De eigenaar van de wagen die het gebruiksrecht hierover aan de werknemer afstaat, is immers vrij om hieraan bepaalde gebruiksmodaliteiten/beperkingen te koppelen. Het niet-naleven door de werknemer van wat overeengekomen werd met de eigenaar van de wagen kan belangrijke gevolgen sorteren, zowel voor de werknemer zelf als voor de niet-gemachtigde bestuurder, die zich van de firmawagen bedient.

Privévoordeel

Meer en meer wordt een firmawagen onderhandeld als belangrijk deel van het ‘loonpakket' van de werknemer-bediende. Het verkrijgen van een firmawagen kan voor de werknemer (en voor zijn gezin) dan ook een aanzienlijke besparing opleveren, vooral indien deze wagen niet louter voor professionele doeleinden, maar tevens voor privé-doeleinden kan aangewend worden.

De financiële last van de werknemer bij het verkrijgen van het privé-voordeel van de firmawagen zal in vele gevallen beperkt zijn tot de fiscale inhoudingen op het ‘voordeel van alle aard', dat sinds januari 2004 op uniforme wijze berekend wordt, naargelang het aantal kilometer tussen de woon- en werkplaats van de werknemer minder of gelijk aan 25 km, dan wel meer dan 25 km bedraagt.

Gebruiksrecht

De vraag stelt zich echter in welke mate een werknemer die het voordeel van een firmawagen geniet ook zelf 'baas is' over 'zijn' wagen, en meer in het bijzonder of hij deze wagen bijvoorbeeld mag uitlenen (aan zijn of haar partner, familie, vrienden enz….).

Welnu, men moet er van uitgaan dat hetzij de werkgever, hetzij de leasingmaatschappij de eigenaar is en blijft van de firmawagen en dat de werknemer over deze wagen slechts een gebruiksrecht verkrijgt.

Aan dit gebruiksrecht van de firmawagen kunnen door de werkgever of de leasingmaatschappij dan ook bepaalde gebruiksmodaliteiten/beperkingen gekoppeld zijn. Zo kunnen in de arbeidsovereenkomst zelf, of in een aparte met de werknemer gesloten 'gebruiksovereenkomst' uitdrukkelijk beperkingen voorzien zijn op het totaal aantal te rijden privékilometers, op de eventuele mogelijkheid naar het buitenland te reizen en op het eventuele gebruiksrecht van de wagen door familieleden of partner van de werknemer enz…)

Ook in het wagenreglement ('Car Policy'), dat door de betrokken werknemer (gebruiker) voor akkoord wordt ondertekend, kunnen beperkingen inzake het gebruik van de firmawagen voorzien zijn.

In de praktijk blijkt dat het gebruiksrecht van de firmawagen door ‘derden' in vele gevallen beperkt blijft tot bijvoorbeeld de 'inwonende partner' en de kinderen van de werknemer.

Andere modaliteiten kunnen dit gebruiksrecht daarenboven nog verder afbakenen (bvb. de noodzaak voor derden bestuurders om te beschikken over een geldig rijbewijs, het verbod om de wagen te gebruiken voor andere dan privé-doeleinden enz.…).

Het verdient dan ook aanbeveling om de individuele bepalingen uit voormelde overeenkomsten grondig na te kijken, alvorens de bedrijfswagen uit te lenen aan derden (partner, familieleden of anderen).

Niet-naleven

Eén en ander is niet zonder belang. Zo zal het niet naleven van de bepalingen uit de arbeidsovereenkomst, de gebruiksovereenkomst en/of het wagenreglement, voor de werknemer aanleiding kunnen geven tot de beëindiging van het wagencontract (indien dit als dusdanig werd bedongen in één van genoemde documenten).

Ook kan het niet-naleven van de contractueel overeengekomen bepalingen voor de werknemer eventueel aanleiding geven tot sancties opgelegd door de werkgever (indien deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de overeenkomst met de werknemer voorzien is en bovendien opgenomen is in het arbeidsreglement van de onderneming).

Daarenboven bestaat het risico dat, indien zich een verkeersongeval zou voordoen, waarbij de firmawagen bestuurd werd door een niet-gemachtigd bestuurder, de verzekeringsmaatschappij zou kunnen inroepen dat zij niet tot schadeloosstelling gehouden is. De aansprakelijke eigenaar van de wagen (werkgever/leasingmaatschappij), die door de schadelijdende partij tot vergoeding/schadeloosstelling wordt aangesproken, zou zich dan op zijn beurt tot de werknemer, of de feitelijke bestuurder kunnen richten om de geleden schade te verhalen.

in samenwerking met SD Worx