Wat zijn maaltijdvergoedingen en zijn ze fiscaal aantrekkelijk?

"Stel dat je handelsvertegenwoordiger bent en dat je werkgever een maaltijdvergoeding wil geven omdat je vaak onderweg bent voor je werk. Is dat fiscaal aantrekkelijk? De vraag rijst of deze maaltijdvergoedingen belastbaar loon vormen, dan wel onbelast zijn voor de werknemer."
Het antwoord van Veerle Michiels, SD Worx

De forfaitaire vergoedingen die de werkgever toekent als terugbetaling van kosten van een middagmaal voor reizend personeel worden fiscaal beschouwd als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.

Dit betekent dat deze kosten voor de werknemer niet belast worden en ze als beroepskosten kunnen afgetrokken worden door de werkgever.

Voorwaarden

Het moet wel gaan over een werknemer die voor zijn beroepsactiviteit effectief (d.i. minstens 5 uur) uithuizig is. Eventjes kort de werkplaats verlaten voor een bezoek aan een klant of een werf volstaat dus niet.

Bovendien mag het bedrag van die vergoeding niet buitensporig zijn en zeker niet hoger dan de gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn eigen personeel verleent.

Onkostenvergoeding

De volgende bedragen zijn sinds 1 januari 2014 van toepassing:

 

Reis per kalenderdag

 

meer dan 5 uur, minder dan 8 uur (1)

van 8 uur en meer (2)

Alle werknemers

3,82 euro

19,22 euro

(1) vergoeding voor ontbijt bij een verplaatsing van meer dan 5 uren en minder dan 8 uren.
(2) vergoeding voor middagmaal bij een verplaatsing van 8 uren en meer – ook van toepassing voor verplaatsing van meer dan 5 uren en minder dan 8 uren, op voorwaarde dat de middaguren (van 12h00 tot 14h00) hierin begrepen zijn.

Wanneer de werkgever zich aan deze forfaits houdt, is het bijkomend voordeel dat je ook geen bewijsstukken hoeft bij te houden van gedane maaltijdkosten.

Als rondreizende werknemer geniet je bijgevolg van een belastingvrije maaltijdvergoeding, zonder dat je ook daadwerkelijk 's middags een maaltijd moet nuttigen. Het eigen lunchpakket onderweg blijft dus mogelijk.

Krijg je als rondreizende werknemer van je werkgever een hogere maaltijdvergoeding, dan is het overschrijdende bedrag belastbaar. Tenzij kan bewezen worden dat de hogere vergoeding werkelijke (maaltijd)kosten dekt.

Opgelet!

Dit alles geldt alleen voor binnenlandse verplaatsingen.
Voor buitenlandse verplaatsingen gelden er andere (hogere) bedragen.

Hogervermelde bedragen worden geacht de kosten te dekken voor maaltijden en dranken, die onderweg genuttigd worden.
De kosten van de verplaatsing zelf worden nog eens apart vergoed. Als je als werknemer beroepsverplaatsingen doet met je eigen wagen, bedraagt de kilometervergoeding € 0,3461 per kilometer.

Wanneer je een langere opdracht bij eenzelfde klant uitvoert, heb je geen recht meer op deze forfaitaire maaltijdvergoeding, ingeval die opdracht 40 dagen (niet noodzakelijk aaneensluitend) of langer duurt.
De klant wordt dan fiscaal beschouwd als je vaste plaats van tewerkstelling. Bijgevolg is er dan geen sprake meer van een dienstverplaatsing en kan de door de werkgever betaalde maaltijdvergoeding niet als een terugbetaling van een eigen kost van de werkgever beschouwd worden.