Wat verstaat men onder forfaitair terugbetaalde kosten?

"Je maakt voor je werk regelmatig kosten die je werkgever je achteraf terugbetaald. Worden deze kosten aanzien als forfaitair terugbetaalde kosten en wat betekent dit exact?"
 

 

In de dagelijkse uitoefening van je beroep is het mogelijk dat je kosten maken (vb. kosten voor beroepsmatige verplaatsingen). Het gaat om kosten die je in het kader van je dienstbetrekking, in opdracht van de werkgever maakt.

Deze kosten zijn in principe ten laste van de werkgever, maar om louter praktische redenen gebeurt het dat je die voorfinanciert. De terugbetaling van deze kosten door de werkgever aan jou noemen we kosten eigen aan de werkgever.

We kunnen twee soorten terugbetaalde kosten onderscheiden:

  1.  

1. Werkelijk terugbetaalde kosten

Dit zijn kosten die de werkgever terugbetaalt op basis van bewijsstukken die jij kunt voorleggen zoals facturen, kastickets, parkingtickets, bonnetjes van gemaakte restaurantkosten, ...

Uiteraard moet aangetoond kunnen worden dat de kosten noodzakelijk zijn voor de uitoefening van je functie. Zo zal de terugbetaling van een telefoonaansluiting slechts als kosten eigen aan de werkgever beschouwd worden, indien de aansluiting nodig is voor de uitoefening van de functie.

Op de belastingfiche moet geen bedrag worden vermeld. In vak ‘eigen kosten van de werkgever’ verschijnt de vermelding "JA".

2. Forfaitair terugbetaalde kosten

We kunnen twee soorten forfaitair terugbetaalde kosten onderscheiden:

  1. forfaitair terugbetaalde kosten, gebaseerd op 'ernstige en met elkaar overeenstemmende normen'
  2. volledig forfaitair terugbetaalde kosten
  3.  

Forfaitair terugbetaalde kosten, gebaseerd op '‘ernstige en met elkaar overeenstemmende normen'

Dit zijn kosten die de overheid voor hetzelfde bedrag uitkeert aan haar ambtenaren of nog, kosten waarvan men, ingevolge een jarenlange ervaring weet hoe hoog ze ongeveer zijn.

Voorbeeld:

ambtenaren hebben recht op een kilometervergoeding van 0,2754 euro wanneer zij met hun eigen wagen beroepsmatige verplaatsingen maken. Dit tarief wordt door de fiscus aanvaard als ernstige norm voor werknemers uit de privé-sector (max. 24.000 km/jaar).

Op de belastingfiche moet geen bedrag worden vermeld. In vak ‘eigen kosten van de werkgever’ verschijnt de vermelding "JA".

Volledig forfaitair terugbetaalde kosten

De kosten die jij hebt gemaakt voor de uitoefening van je job, worden je op basis van een forfaitair vastgestelde vergoeding terugbetaald. In dit geval moet jij het bedrag en de aard van de kosten niet uitdrukkelijk aan de werkgever bewijzen.

Het is aangewezen om de vergoeding contractueel vast te leggen tussen werkgever en werknemer. Zo zal het contract vermelden welke kosten er gedekt worden door het forfaitaire bedrag, zoals: telefoonkosten, parkingtickets, afschrijving PC, software,….

Hoewel dit contract in geval van controle geen afdoend bewijs is, zal het toch een eerste serieuze aanwijzing zijn dat er geen sprake is van verdoken bezoldiging
Op de belastingfiche verschijnt het effectieve bedrag van de forfaitaire kostvergoeding in vak 'eigen kost van de werkgever'.

i.s.m. SD WORX