Mag je baas je kledij betalen?

EU-commissaris De Gucht ontvangt bovenop zijn loon van een kleine 20.000 euro per maand, een representatievergoeding van 607 euro. Helemaal belastingvrij, voor kosten eigen aan zijn ambt. Krijgen 'gewone' werknemers dit ook? En wat valt er allemaal onder?

Loonpakket optimaliseren

Het principe van de representatievergoeding is heel eenvoudig: sommige personeelsleden, zoals vertegenwoordigers en andere jobs waarbij werknemers de baan op moeten, komen vaak in contact met klanten of leveranciers. Die rechtstreekse contacten zorgen voor bijkomende kosten, zoals parkeergeld, een traktatie op een kop koffie of een etentje. Die kosten moeten op een of andere manier door de werkgever terugbetaald worden. Vaak gebeurt dat in de vorm van een forfaitaire representatievergoeding, een vast maandelijks bedrag voor het maken van kosten ‘eigen aan de werkgever’. Jan Vanthournout, legal manager bij SD Worx: “Veel bedrijven gebruiken die representatievergoeding eigenlijk als een middel om het loonpakket te optimaliseren. Naast de laptop, de gsm, maaltijdcheques en een bedrijfswagen, krijgt de werknemer een vaste maandelijkse kostenvergoeding. Over hoeveel die vergoeding mag bedragen, bestaan er geen officiële regels. Wat niet wil zeggen dat alles zomaar toegestaan is. Elke representatievergoeding moet goed onderbouwd zijn.”

'Vergoeding om er representatief uit te zien'

Op die forfaitaire representatievergoeding betaalt de werknemer geen belasting. Toch wordt niet alles zomaar aanvaard door de fiscus of de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Vanthournout: “De fiscus is vrij tolerant als het over representatievergoedingen gaat, maar de RSZ niet. Sommige salesmensen krijgen bijvoorbeeld een vergoeding om ‘er representatief uit te zien.’ Maar dat kan tot problemen leiden, want de RSZ staat heel weigerachtig tegenover kostenvergoedingen voor kostuums of mantelpakjes. Om de hoogte van de kostenvergoeding te bepalen, is het sowieso verstandig om gedurende een aantal maanden bewijsstukken voor kosten te verzamelen. Een werkgever kan over de representatievergoeding op voorhand ook een formeel akkoord sluiten met de fiscus. De belastingadministratie zal die overeenkomst moeten respecteren. Maar de RSZ houdt daar geen rekening mee. Bij een sociale controle zullen de inspecteurs van de RSZ de representatievergoedingen altijd onder de loep nemen.”

Baanvergoeding: 300 euro per maand

Om problemen met de RSZ te vermijden, is het volgens Jan Vanthournout verstandiger om de representatievergoeding te vervangen door een ‘baanvergoeding’. Vanthournout: “Wie dag in dag uit voor zijn werk op de baan is, maakt kosten die collega’s op de binnendienst niet hebben. Je zou dat een beetje oneerbiedig ‘geld voor madame Pipi’ kunnen noemen. Een richtcijfer dat door de RSZ aanvaard wordt, is 9 euro per dag. Daar mag nog eens 5 euro per dag voor de lunch bij gerekend worden, ongeacht of je van je baas maaltijdcheques krijgt of niet. Als we ervan uitgaan dat een maand uit 20 werkdagen bestaat, bedraagt de totale baanvergoeding 280 euro per maand. Daar kan dan nog eens een administratieve vergoeding van 10% van het normale loon bijgeteld worden voor de uren die je thuis werkt. Een representatievergoeding van ongeveer 300 euro per maand is dus perfect verdedigbaar.”

Tekst: Jan Stevens