Mag een werkgever een uitgebreide kilometerregistratie bijhouden van zijn werknemers?

Mag de werkgever een kilometeradministratie invoeren voor zijn medewerkers en enkel voor de mensen met een buitendienstfunctie? De registratie is zeer gedetailleerd: datum, begin- en eindstand, postcodes, stop- en vertrekplaatsen en opsplitsing tussen professioneel en privé gereden kilometers. Is dat geen inbreuk op de privacy?
Het antwoord van Veerle Michiels, SD Worx

Een gedetailleerde kilometeradministratie met specifieke gegevens  die aan een welbepaalde werknemer kunnen gelinkt worden, valt inderdaad onder de privacywet. Volgens de privacywet zijn  “persoonsgegevens” immers “alle gegevens die toelaten een persoon te identificeren”.

Onder “verwerking” verstaat deze wet het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren e.d. van deze gegevens.

Wanneer de werkgever een gedetailleerde kilometeradministratie bijhoudt, verwerkt hij dus persoonsgegevens van werknemers en zal de privacywet geactiveerd worden. Dit veronderstelt dat de werkgever de privacywet moet respecteren  en moet voldoen aan de principes van finaliteit, proportionaliteit en transparantie.

Finaliteit

De verwerking moet een rechtmatig doel dienen. De gevallen waarin persoonsgegevens mogen verwerkt worden, zijn limitatief opgesomd in de wetgeving.

Met het oog op het efficiënter maken van de arbeidsorganisatie, is het bijvoorbeeld toegelaten om de individuele verplaatsingen tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst in kaart te brengen.

Proportionaliteit

De werkgever mag daarbij niet verder gaan dan nodig. Het aangewende middel moet m.a.w. in verhouding staan tot het doel.

De registratie van datum, begin- en eindstand kilometerteller, de postcodes en stop- en vertrekplaatsen voor de professionele verplaatsingen, lijkt verantwoord en nuttig.
Eenzelfde detailinformatie opvragen voor de privéverplaatsingen lijkt dat in principe dan weer niet.

Het aantal privé afgelegde kilometers kan perfect afgeleid worden uit de totale kilometerstand enerzijds en de begin- en eindstand van de beroepsmatig afgelegde kilometers anderzijds.

Enkel indien er aanwijzingen zijn die in hoofde van sommige werknemers misbruik doen vermoeden, wordt het opvragen van meer gedetailleerde informatie relevant.

Transparantie

De nodige transparantie moet gewaarborgd worden.

Zo is vereist dat de werkgever voorafgaandelijk en ook nog eens bij het opstarten van dergelijk registratiesysteem de nodige informatie verstrekt aan de werknemersvertegenwoordigers binnen de gespreksorganen van de onderneming of, wanneer deze niet aanwezig zijn, aan de betrokken werknemers zelf.

Conclusie

De werkgever mag een gedetailleerde kilometeradministratie bijhouden, maar hij moet daarbij wel de spelregels van de privacywet respecteren.