Wat moet er in een ‘car policy’ staan?

"Ik rijd met een bedrijfswagen en heb hiertoe een zogenaamde 'car policy' ondertekend. Wat moet hier eigenlijk in staan? Zijn er spelregels?
Het antwoord van Veerle Michiels, SD Worx

Met een ‘car policy’ of bedrijfswagenpolicy bedoelen we het geheel van spelregels, vastgelegd op het niveau van de onderneming, met betrekking tot bedrijfswagens.

In zo’n policy kunnen onder meer volgende rubrieken aan bod komen: toekenningscriteria, regels geldend bij afwezigheden, beroeps- versus privégebruik, gebruik van een tankkaart, de te volgen procedure bij ongeval of schade, toegelaten en verboden opties en accessoires, regeling bij opgelopen verkeersboetes, enzovoort.

Een ‘car policy’ is met andere woorden een document waarin de werkgever alle rechten, plichten en afspraken met betrekking tot de bedrijfswagens verzamelt en verduidelijkt.

Maar hoe bindend is de inhoud van zo’n ‘car policy’? Een ‘car policy’ kan het verlengde zijn van de arbeidsovereenkomst. Dat is bijvoorbeeld het geval  indien het document door werkgever en werknemer ondertekend wordt, of als er naar verwezen wordt in de arbeidsovereenkomst of als beide partijen het zo bedoelen en behandelen. Wijzigingen kunnen dan enkel aangebracht worden in onderling akkoord.

De ‘car policy’ kan echter ook opgevat worden als een eenzijdig document waarin de werkgever orders en richtlijnen geeft m.b.t. de bedrijfswagen. Dat kan de werkgever perfect op grond van zijn werkgeversgezag. Om de spelregels te wijzigen, heeft hij het akkoord van de werknemers niet nodig.

Ondanks het feit dat er (al dan niet eenzijdig) wijzigingen kunnen aangebracht worden aan de afspraken, biedt zo’n document toch de nodige zekerheid aan zowel werknemer als werkgever.
Het leidt tot een duidelijk, coherent  beleid en herleidt eventuele discussies tussen werkgever en werknemer tot een minimum.

Bovendien kan een ‘car policy’ ook dienen als (onderdeel van) bewijs naar overheidsinstanties toe. Zo kan aan de hand ervan bewezen worden dat bepaalde wagens (bijvoorbeeld poolwagens) niet gebruikt worden voor privéverplaatsingen, ook niet voor woon-werkverkeer.

In zo’n geval moet de werkgever geen CO2-solidariteitsbijdrage betalen en wordt er geen belastbaar voordeel van alle aard aangerekend voor de werknemer.