De werkdag van Kevin Devos, programmator van Gent Jazz Festival

“Een festival programmeren is vooral veel puzzelwerk”

B.B. King, Sonny Rollins, Daniel Lanois, Agnes Obel … Gent Jazz serveert dit jaar weer een aantal mooie namen. Maar hoe gaat dat nu precies in zijn werk, een festival in elkaar boksen? We vroegen het aan programmator Kevin Devos.

Wat is de precieze taak van een programmator?

Samen met mijn collega Davy en Bertrand Flamang, de oprichter van Gent Jazz Festival maak ik de artistieke keuzes: ik stel het programma samen, sluit de deals met de boekingskantoren en zorg ervoor dat alles vlot verloopt voor de artiesten.

De hoofdmoot van het werk is programmeren: ik probeer een evenwichtige affiche samen te stellen, waarbij elke festivaldag een coherent en kwaliteitsvol geheel vormt. Om dat te kunnen doen moet ik vooral veel naar muziek luisteren en concerten bijwonen. Ik houd in de gaten wanneer de artiesten op tournee zijn en sta bijna permanent in contact met agenten en boekingskantoren. Zo’n festival vraagt erg veel voorbereiding: we krijgen nu — een jaar op voorhand — al aanbiedingen binnen voor de editie van 2012.

Naast het festival zelf zet ik ook educatieve projecten op. Zo zal trompettist Dave Douglas op Jazz Middelheim bijvoorbeeld een concert geven met studenten van de Artesis Hogeschool.

Hoe ziet jullie team eruit?

We zijn in totaal met zes personen die zowel Gent Jazz als Jazz Middelheim organiseren. Naast het driekoppige artistieke team zijn er nog collega’s die instaan voor de communicatie, voor de sponsoring en de partnerships en voor de subsidies en de logistiek.

Welke vaardigheden heeft een goede programmator nodig?

Bij programmeren komt heel wat puzzelwerk kijken. Je moet ook kort op de bal kunnen spelen en vermijden dat je mooie kansen mist. En al klinkt het misschien tegenstrijdig met het voorgaande: je moet ook bedachtzaam zijn en beseffen dat al je keuzes ook hun gevolgen hebben, bijvoorbeeld op het budget.

Hoe ziet een typische werkdag er voor jou uit?

Dat hangt eigenlijk af van de periode van het jaar. Als het festival bezig is doe ik compleet andere dingen dan tijdens de voorbereiding. In september zal ik me bijvoorbeeld vooral toeleggen op het artistiek inhoudelijke deel van ons subsidiedossier en vanaf december bekijk ik dan weer volop de opties voor ons festival van volgend jaar. Dan begin ik rond te surfen, te bellen en te mailen.

Eens het programma af is, kunnen we de communicatie opstarten en beginnen we met de preproductie. Dat houdt in dat ik contracten uitpluis en hotels, transport en ontvangst van de artiesten regel. Ik moet er eigenlijk voor zorgen dat voor hen alles soepel verloopt vanaf het moment dat ze hun handtekening onder het contract zetten totdat ze het festivalterrein verlaten.

En wat zijn je taken nu het festival bezig is?

Ik moet vooral oplossingen zoeken voor problemen die last minute opduiken. Zo is er bijvoorbeeld een artiest gevallen in zijn hotelkamer en heb ik zijn transport naar het de luchthaven moeten regelen. Ik regel ook alle overnachtingen en de ontvangst van de artiesten. Niet makkelijk, want soms is het pas op het laatste moment duidelijk wie wanneer zal arriveren. Naast die praktische details houd ik me ook bezig met alle betalingen.

Mijn collega Davy wordt tijdens het festival de chef van de backstage en coördineert wat er daar allemaal moet gebeuren.

Waar haal je het meest voldoening uit?

Ik geniet er echt van als ik op het festivalterrein rondloop en het publiek oprecht enthousiast reageert op artiesten die ik geprogrammeerd heb. Het is mooi dat mijn werk echt zichtbare en hoorbare resultaten oplevert. Een festival moet echt een beleving zijn; als het publiek geniet dan ben ik ook tevreden.

Ik kan ook erg trots zijn op ‘juiste’ keuzes die ik gemaakt heb. Zo heb ik bijvoorbeeld Agnes Obel geprogrammeerd nadat ik haar aan het werk had gezien op een showcase in Nederland. Toen was ze nog niet echt bekend, maar nu is ze erg succesvol en ben ik blij dat ze bij ons komt optreden.

Welke moeilijkheden ondervind je bij je werk?

Het is natuurlijk geen 9-to-5-job. Enerzijds wil ik dat ook niet, maar anderzijds kan het soms wel zwaar wegen als je naast je gewone werk overdag ook nog eens drie concerten per week moet gaan bekijken. Gelukkig valt er in de concertzalen veel moois te beleven.

Een ander pijnpunt zijn de bevestigingen die soms erg laat komen. Dat zorgt ervoor dat je vaak in onzekerheid bent en dat je niet weet of je voor een bepaalde plaats op de affiche nu wel of niet op zoek moet naar een andere artiest.

Tot slot: hoe wordt iemand programmator bij een festival als Gent Jazz?

Ik ben er eigenlijk toevallig ingerold: ik heb geschiedenis gestudeerd, maar via vrienden ben ik van jongs af aan altijd al betrokken geweest bij Feest in het Park, het festival in Oudenaarde. Toen ik een aanbod kreeg om bij Gent Jazz en Jazz Middelheim te gaan werken heb ik dan ook niet getwijfeld. Ik ben zeer nederig en dankbaar dat ik van mijn hobby mijn beroep heb kunnen maken.

Volgens mij bestaat er geen standaardprocedure of handboek om programmator te worden. Je kan natuurlijk allerlei opleidingen volgen, maar het belangrijkste is toch dat de muziek je in het bloed zit.