Onderhandelen: sfeer

Het resultaat van een vergadering of een onderhandeling wordt mee beïnvloed door de omgeving. Denk dus na over de locatie waar je wil gaan onderhandelen, de positie die je best inneemt ten opzichte van je gesprekspartner en de extra voorzieningen die je eventueel nodig hebt.

Locatie

Kies je vergaderplaats met het oog op de infrastructuur en het comfort dat deze biedt. Hou echter ook rekening met de neutraliteit van de locatie. Die kan een grote invloed hebben op het resultaat van je onderhandeling.

• Vergader je op eigen terrein dan heb je het voordeel dat je met je eigen voorzieningen kunt werken en dat je eventuele betrokkenen of specialisten uit je eigen bedrijf snel erbij kan halen. Je hebt dus een strategisch voordeel. Het nadeel is wel dat je gestoord kan worden met dringende telefoons of vragen van collega's of klanten.
• Vergader je op het terrein van de andere partij , dan heb je geen controle over het logistieke gebeuren. Het niet vertrouwd zijn met de omgeving kan dan ook storend werken. Aan de andere kant kan je altijd uitstel vragen omdat je nog bijkomend overleg nodig hebt in je eigen bedrijf. Je kunt het terrein van je tegenstander ook tactisch gebruiken: je verplaatsing naar vreemd terrein toont je bereidheid om toegevingen te doen.
• Neutraal terrein heeft als voordeel dat geen enkele partij thuis speelt. Dat betekent wel dat beide partijen hun experts en materiaal ter plaatse moeten krijgen wat soms op organisatorisch vlak nogal wat inspanningen vergt.

Zitpositie

De manier waarop mensen aan de onderhandelingstafel plaatsnemen, heeft ook invloed op de sfeer.

Wanneer de andere partij naar jouw kantoor komt, kan je hen bijvoorbeeld tussen mensen van jouw bedrijf laten plaatsnemen. Zo kunnen ze niet langer 'en bloc' reageren, althans niet letterlijk.

Details

Wanneer je zelf gastvrouw of gastheer bent, hou je de situatie best zelf in de hand. Zorg ervoor dat er pen en papier voorhanden zijn, dat de temperatuur aangenaam is en dat eventuele audiovisuele voorzieningen op punt staan.

Als gastvouw of -heer heb je ook meer grip op de timing en het aantal pauzes.

Alhoewel onderhandelaars weleens hun eetlust verliezen tijdens slopende onderhandelingen, blijven ze wel dorst hebben. Voorzie daarom altijd voldoende water, koffie of andere drank.