Hoe zeg je op aanvaardbare wijze 'neen' op het werk?
Hoe maakt u duidelijk dat u een bepaald plan of concept maar niks vindt, dat u het niet eens bent met een voorstel dat op tafel ligt, of hoe weigert u iets aan een collega of aan een klant?
“Accountmanagers hebben momenteel gigantisch veel schrik om ‘neen’ te zeggen tegen hun klanten”, weet Jan Lux. Hij is senior trainer bij Kluwer Opleidingen en is gespecialiseerd in communicatie, tijdsbeheer, verkopen en vergadertechnieken.
“Een reeks factoren belemmeren werknemers om eerlijk te antwoorden: u durft een vriend niet tegen de haren in strijken door het wekelijkse partijtje tennis af te blazen. Net zo min als u eerlijk durft te reageren tegen een klant of een aantrekkelijke collega. Soms staat u onder enorme tijdsdruk en zegt u maar ja om er van af te zijn. Er zijn zovele redenen om niet ‘neen’ te zeggen.” Jan Lux vat samen hoe dat wel lukt:
Kom op voor uw eigen mening en gevoelens. “Indien u keer op keer wordt uitgenodigd voor vergaderingen waar u weinig aan heeft, durf dan uw baas te zeggen dat die vergaderingen u frustreren. Dat zal hem wakker schudden.”
Verwoord uw mening duidelijk. “Daar knelt vaak het schoentje: omdat iedereen uw woorden in zijn eigen context interpreteert zijn die niet altijd duidelijk. Als u een collega aanspreekt of hij ‘vijf minuutjes heeft voor uw vraagje’, minimaliseert u de vraag. Zeg hem gewoon ‘ik heb een probleem’. Dat is veel duidelijker.”
Doe het met respect. “Als drie collega’s heel enthousiast reageren op een voorstel dat u maar niets vindt, zeg dan ‘Ik zie dat anders, in mijn ogen houdt het voorstel geen rekening met dit en dat’. Hou uw tussenkomst respectvol, dan voelt iedereen zich comfortabel. Lanceer geen persoonlijke aanval, want dan wordt een echt gesprek moeilijk.”
Probeer meteen een alternatief te formuleren. “Verkoop uw voorstel bij uw gesprekspartner: toon de voordelen van uw idee voor hem. Bijvoorbeeld, enkele collega’s dagen geregeld te laat op voor de vergadering en de voorzitter maakt hier geen opmerkingen over. Maak dan een opmerking dat de vergadering telkens uitloopt en dat dit uw werk hindert. Stel voor op stipt op tijd te beginnen, dan kan iedereen op tijd naar huis? Kunnen we dat zo afspreken? Met die laatste zin rondt u mooi af.”
Gebruik de ‘kapotte grammofoon’. “Blijf op uw strepen staan en herhaal uw voorstel. Bijvoorbeeld : ‘Toch stel ik voor om tijdig met de vergadering te starten. Is dat niet de moeite waard om te proberen?’”
Vertel uw verhaal oprecht en zelfzeker: “Ook de manier waarop u iets zegt, oprecht en zelfzeker, bepaalt dikwijls of men u zal volgen, zelfs al is uw boodschap niet vanzelfsprekend. Blijf relax, spreek traag, glimlach en kijk de ander in de ogen. U verliest aan kracht als u het oogcontact verliest.”
<< Terug naar de andere vragen!