Hoe wijs ik sollicitanten af?

We zoeken allemaal goede werknemers. En we hopen op vele sollicitanten. Dan is de kans groot dat de ‘ware Jacob’ verborgen zit tussen al die kandidaten. Maar daar is een keerzijde aan de medaille. Hoe meer sollicitanten, hoe meer kandidaten we moeten afwijzen. En een afwijzing is voor de sollicitant slecht nieuws. En iedereen weet dat de brenger van slecht nieuws vaak verantwoordelijk wordt gesteld voor dat slecht nieuws. En dat op zijn beurt is dan weer slecht nieuws voor uw bedrijf. Want de sollicitant is een mogelijke klant, of een mogelijke werknemer voor een andere job bij uw bedrijf, of de ideale interim over enkele weken.
Door prof. dr. Marc Buelens, Vlerick Management School

De meeste bedrijven staan veel te weinig stil bij de formulering van een afwijzigingsbrief. Het kan nochtans veel beter dan men gewoonlijk doet.

1. Verstuur uw brief (of e-mail) snel

Het grootste respect toont u voor de kandidaat door snel en persoonlijk te reageren. Mensen kunnen wel om  met afwijzingen, maar de wurgende onzekerheid is er vaak te veel aan. Als sollicitanten zelf beginnen te bellen met de vraag naar een resultaat, hebt u waarschijnlijk al een fout gemaakt tegen dit eerste prinicpe.

2. Draai niet om de hete brij

Begin duidelijk met een negatief vlaggetje (het spijt ons … of -  helaas kunnen wij u geen ... ). Kom snel terzake. Geef geen valse hoop, al was het maar voor enkele seconden.

3. Recht op uitleg

De kandidaat heeft inspanningen geleverd. Minstens een sollicatiebrief geschreven, vaak tests afgelegd, interviews meegemaakt. Hij heeft dus recht op duidelijke, eerlijke uitleg. Enkel juridische redenen kunnen ertoe leiden dat u overweegt heel vaag te blijven. Maar dat zou er wel eens kunnen op wijzen dat u bij de beslissing niet recht in de schoenen stond. Uiteraard is de dooddoener dat er andere kandidaten nog meer geschikt waren enkel bruikbaar indien dit effectief het geval was.

4. Recht op uitleg in functie van de inspanningen van de kandidaat

Indien een kandidaat een ganse dag inspanningen heeft geleverd, moet u vrij uitgebreid uw beslissing toelichten. Probeer de toelichting zo motiverend mogelijk te houden. Wijs op sterke punten die u gewaardeerd heeft. Een persoonlijke vermelding van sterke punten, maakt de rest van de brief ook veel geloofwaardiger. Vermijd zo veel mogelijk negatieve, afbrekende kritiek, tenzij deze de kandidaat echt kunnen helpen bij een volgende sollicitatie. Ondermijn in geen enkel geval het zelfvertrouwen van de persoon.

5. Toon respect

Let er uitdrukkelijk op dat de brief voldoende persoonlijk is, dat de naam, het adres correct gespeld zijn. Zorg ervoor dat de brief getekend is door iemand die het bedrijf vertegenwoordigt. Vergeet niet de sollicitant succes te wensen bij de stappen in zijn verdere loopbaan.

6. Soms is het beter te bellen

In een aantal omstandigheden kan het veiliger zijn de afwijzing telefonisch te doen. U loopt dan wel het risico op een vervelend gesprek, maar in ieder geval getuigt een telefoontje van veel respect.