Hoe laat je je zakelijke e-mails jouw PR doen?

Per dag versturen en ontvangen we tientallen e-mails, die bovendien vaak niet ter zake doen. Efficiëntie kan dus heel wat tijd besparen. Bovendien werk je met elke e-mail die je verstuurt aan jouw persoonlijke PR, als je het goed doet tenminste...

- Eerst nadenken, dan schrijven

Hoe wil je verwoorden wat je te zeggen hebt? En is e-mail echt het beste communicatiemiddel om dat te vertellen? Voor je op je toetsenbord begint te tokkelen denk je best even na over wat je wil zeggen en hoe je dat het best overbrengt. Sommige zaken hebben misschien wat meer nuance nodig en comuniceer je beter face-to-face. Of misschien handel je een onderwerp veel sneller af met een telefoontje naar de juiste persoon.

- Eerst nalezen, dan versturen

Een mail zonder structuur, vol tikfouten of halve gedachten is géén goede PR. Het geeft de indruk dat je chaotisch bent en tot overmaat van ramp niet kan spellen. Denk eraan dat e-mail misschien een snel medium is, maar daarom niet minder vluchtig. Lees dus grondig je e-mail na voor je hem de wereld instuurt.

- Blijf professioneel

Wees voorzichtig met zogenaamd grappige persoonlijke opmerkingen die mogelijk kwetsend kunnen zijn. In een andere context gaan ze snel een nieuw leven leiden en zijn ze alweer geen goede reclame voor jou.

- Hou het duidelijk en beknopt

Structureer je e-mail, zeg wat je te zeggen hebt en doe dat duidelijk maar zo kort mogelijk. Gebruik een duidelijke subject voor je e-mail en gebruik eventueel bulletpoints en highlight woorden die belangrijk zijn. Hou het bondig, maar vermijd bijvoorbeeld afkortingen die voor sommige mensen onduidelijk kunnen zijn. Zo kom je gestructureerd, intelligent en goed georganiseerd over.

- Controleer je emoties

Makkelijker om je emoties niet te tonen in een e-mail? Dat had je gedacht. Korte zinnen, misplaatste grappen of te rechtuit gestelde vragen verraden vaak emoties en sluipen zonder dat je het weet je e-mail binnen. Probeer ook hier professioneel te blijven en je emoties uit de tekst te filteren. Het komt je professionele imago zeker ten goede.

- Geen managers in CC

Een zeer populaire manier om kantooroorlogen uit te vechten is de manager in CC zetten, om zo gewicht aan de zaak te geven. Geen goed idee als je au sérieux wil genomen worden wanneer het er echt op aan komt.

Bron: mftrou.com