20 ongeschreven regels voor vergaderingen

Weet je zeker dat die vergadering überhaupt nodig is? Zo ja, volg dan deze regels om de vergadering soepel en succesvol te laten verlopen.

Productiviteitscoach Alex Cavoulacos stelde het volgende lijstje op, met 20 handige tips om je vergaderingen tien keer vlotter te laten verlopen.

De 20 ongeschreven regels voor vergaderingen

  1. Stel je zelf allereerst de vraag: is deze vergadering wel nodig? Een vergadering snoept namelijk makkelijk een uur of twee van je dag af. Is de kwestie die je wilt bespreken niet in tien minuten aan de telefoon of via e-mail op te lossen?
  2. Als je besluit dat het inderdaad nodig is om samen aan tafel te gaan, stel dan het doel van de vergadering vast. Het einde van een vergadering gaat in principe altijd gepaard met een actie of beslissing. Zorg dat je vooraf weet waar je naar op zoek bent, zodat je weer wanneer je je doel hebt gehaald.
  3. Plan niet meer tijd in dan je nodig hebt. De meeste vergaderingen worden ingepland voor een uur, terwijl de helft daarvan in de meeste gevallen meer dan voldoende zou moeten zijn.
  4. Start op het afgesproken tijdstip. Wacht niet op mensen die te laat binnenkomen. Daar leren ze geen les van en het moedigt alleen maar aan om de volgende keer weer te laat te komen.
  5. Zorg dat je ook op tijd afrondt. Geef bij aanvang aan dat iedereen genoeg belangrijke dingen te doen heeft vandaag en dat de zaken echt wel binnen die dertig minuten besproken moeten kunnen zijn.
  6. Nodig alleen de mensen uit die er absoluut bij moeten zijn. Hoe meer mensen er deelnemen aan een vergadering, hoe meer mensen er door elkaar heen gaan praten en hoe minder er dus uiteindelijk wordt besloten en gedaan.
  7. Iedere vergadering heeft een leider nodig, dus benoem een voorzitter. Als jij het zelf niet bent, wijs dan vooraf iemand aan die je kunt vertrouwen met het leiden van een vergadering.
  8. Reserveer een paar minuten in het begin van de vergadering voor koetjes en kalfjes. We zijn mensen, geen robots, schrijft Cavoulacos, en een goede relatie met onze collega's is goed voor de productiviteit en de werkvloer.
  9. Als mensen iets moeten lezen voor aanvang van de vergadering, mail het stuk dan minstens drie uur van tevoren rond, het liefst de dag ervoor al. Als je iets twintig minuten voor de start van de vergadering rondstuurt, zal bijna niemand de kans hebben gehad het op tijd te lezen.
  10. Zorg dat je vooraf een ruimte reserveert of in ieder geval precies weet waar je gaat vergaderen. Er zijn weinig dingen meer zonde van je tijd dan met de hele groep over de gang dwalen, op zoek naar een vrije ruimte.
  11. Stel een agenda op voor de vergadering, en print deze voor iedereen uit zodat je de agenda kunt uitdelen bij aanvang van de vergadering. Op deze manier weet iedereen wat de bedoeling is en houd je beter de regie over de vergadering.
  12. Als je wilt dat mensen opletten, deel dan geen handouts uit aan het begin van de vergadering. Mensen zullen er meteen doorheen gaan bladeren en zijn daardoor afgeleid terwijl jij een belangrijk verhaal aan het vertellen bent.
  13. Kijk niet naar je telefoon en/of je mail tijdens de vergadering. Iedereen zal doorhebben wat je aan het doen bent en zal vervolgens hetzelfde gaan doen. Deze tijd is gereserveerd voor de vergadering, daarna kun je weer voor jezelf gaan doen wat je wilt.
  14. Houd goed bij welke actiepunten er tijdens de vergadering aan bod komen. Maak er een lijst van en stuur deze na afloop rond aan alle deelnemers. Vermeld er indien mogelijk meteen netjes bij wie er verantwoordelijk is en wat de deadline is.
  15. Als iemand te veel aan het woord is, mag je die persoon best vriendelijk de mond snoeren. Andersom is het goed om mensen die te stil zijn te motiveren om ook iets bij te dragen. Het zou zomaar kunnen dat die persoon hele goede ideeën heeft, maar er niet tussen kan of durft te komen.
  16. Als het gesprek afdwaalt naar zaken die nu niet aan de orde zijn, neem dan de regie in handen en zet de discussie weer op de rails. Zeg bijvoorbeeld: 'We hebben nog maar tien minuten, dus laten we dit onderwerp bewaren voor de volgende keer.'
  17. Als de vergadering meer dan een uur duurt, plan dan een pauze of twee in, en breng deelnemers hier vooraf van op de hoogte. Als mensen weten dat die pauze er straks aankomt, kunnen ze zich beter focussen op de tien minuten die nog daarvoor resteren.
  18. Let op lichaamstaal. Je kunt goed aan mensen zien of ze zich vervelen of niet aan het opletten zijn, als je een beetje goed om je heen kijkt.
  19. Het kan goed zijn om een notulist aan te wijzen. Laat hem of haar aantekeningen maken van de belangrijkste punten, zodat de rest kan focussen op de vergadering zelf.
  20. Staan er vaste wekelijkse of maandelijkse vergaderingen in je agenda? Vraag jezelf dan af of die wel altijd nodig zijn. Ben je tevreden over de methode, de deelnemers en de tijd die ervoor staat? Zo niet, dan hoef je het natuurlijk niet tot in het oneindige op dezelfde manier te blijven doen.

Bron: The Daily Muse

Dit artikel verscheen eerder op Intermediair.nl