Hoeveel pagina's print jij jaarlijks af? (en hoeveel moet dat kosten?)

Een doorsnee kantoorwerker drukt al snel vijfhonderd tot duizend pagina’s per maand af. En dat kost de baas een pak geld. Hoeveel precies? En hoe kunnen jij en je collega's wat zuiniger zijn op papier?

5 à 6 procent van de omzet gaat naar de printer

Volgens een recente studie van Gartner zou vijf à zes procent van de omzet naar printen, kopiëren en scannen gaan, waarvan printen doorgaans de grootste kostenpost uitmaakt. Een kleine berekening leert dat voor een bedrijf met tien miljoen euro omzet dat een besteding betekent van zowat een half miljoen euro. Niet voor niets staat besparen op printers al jaren centraal in het bedrijfsleven.

5 tips om te knippen in de printkosten

1. Beperk de ‘dure’ afdrukken. Beperk het afdrukken in kleur, indien wenselijk. Bij sommige bedrijven zijn bijvoorbeeld de prints vanuit het e-mailprogramma standaard in zwart-wit. Of ze laten enkel die werknemers in kleur printen die dat echt nodig hebben, zoals marketeers of verkopers.

2. Beperk het aantal printers. Veel bedrijven beschikken over te veel printers, die stuk voor stuk te weinig worden gebruikt. Soms vind je twee à drie personeelsleden per afdrukapparaat (printers, faxen en copiers samengeteld). Het ideaal zou eerder rond de tien of meer per apparaat liggen.

3. Beperk het aantal verschillende printers. Hoe minder verschillende printertypes, hoe makkelijker en goedkoper in verhouding de aankoop en het onderhoud.

4. Kijk naar de vervangbare onderdelen, zoals de inkt. De fabrikanten van printers benadrukten in het verleden vaak de aankoopprijs van hun apparaten, en niet de gebruiksprijs. Maar de grote kost zit net daar.

5. En vooral: ‘think before you print’. Probeer mensen zover te krijgen dat ze, bijvoorbeeld, hun e-mail niet meer afprinten of documenten tweezijdig afdrukken. Heel vaak gaan afgedrukte documenten de vuilbak in omdat ze incorrecte informatie bevatten of overbodig zijn.

Tekst: WV/IV

Lees ook: De 9 domste dingen waar bedrijven geld aan uitgeven