Is topless vergaderen efficiënter?

"Er moet meer geluisterd worden in het Vlaams Parlement", vindt voorzitter Jan Peumans. En dus stelt hij voor om voortaan 'topless te vergaderen', lees: zonder laptops, gsm's en Blackberry's. Zijn er nog andere manieren om slimmer te vergaderen?

Google en Apple doen het al

Topless meetings is de populaire term voor vergaderingen waar laptops en andere toestellen niet zijn toegelaten. In Silicon Valley, thuisbasis van Google en Apple, zijn deze vergaderingen al ingeburgerd. In eigen land begint het fenomeen op te komen. Al lukt dit overigens niet zonder slag of stoot, want laptops zijn in de meeste bedrijven ondertussen zo goed als vergroeid met werknemers en managers. In veel bedrijven is het gebruikelijk dat werknemers hun telefoons opnemen en mails beantwoorden tijdens de vergadering.

Erg stimulerend is het natuurlijk niet om tijdens een vergadering een uitleg te doen terwijl jan-en-allemaal e-mails zitten te beantwoorden. Bovendien wordt, door de beperkte aandacht, brainstormen en creatief denken voor toekomstige projecten een stuk moeilijker. Met de laptop op de schoot en Blackberry in de hand zijn kaderleden in de praktijk vooral bezig met het controleren van de informatie die ze al hadden. Het kan dus wel degelijker efficiënter zijn om de laptops, gsm's en Blackberry's uit vergaderingen te bannen.

Hoe kan je slimmer vergaderen?

“Maar als technologie het vergaderen bemoeilijkt, waarom dan niet de meeting volledig afschaffen?",  is de redenering van de bekende technologieblogger Jeremy Zawodny.  “Voor de meeste werknemers zijn vergaderingen toch maar een bron van frustratie”, stelt hij. Europees onderzoek van Mindjet en Netviewer bij 800 Europese topbedrijven geeft hem daarin gelijk: onze vergaderingen kunnen een stuk beter, sneller en goedkoper. Vergaderingen volledig afschaffen is dan weer geen goed idee. Een meeting is nog steeds de beste manier om op een creatieve manier informatie te bewerken en te delen, zo leert het onderzoek nog.

Enkele tips:

- Hou de timing in het oog. Vergaderingen die langer dan één à anderhalf uur duren dreigen al snel weinig productief te worden.

- Leg de verwachtingen op voorhand vast, bijvoorbeeld met een vaste structuur of lijst van thema’s en onderwerpen. 71 procent van de personen, die meededen aan het onderzoek van Mindjet en Netviewer, meent dat er, mits een betere voorbereiding, veel meer knopen kunnen worden doorgehakt.

- En hou de beloftes bij. 61 procent van alle vergaderingen levert geen enkel concreet resultaat op, zeggen de onderzoekers nog. Dat kan je vermijden door engagementen concreet te noteren en de betrokkenen er bij de volgende vergadering aan te doen herinneren.

- Beperk het aantal vergaderingen: denk aan maatregelen om informatie efficiënter over te dragen via andere wegen, en dus zo de vergaderdruk te verlagen.

- En ten slotte: tem de vergadertijgers, collega’s die niet alleen vaak willen vergaderen maar dan ook veel willen praten. Vergadertijgers zijn mensen die inhoudelijk weinig bijdragen en een meeting vooral gebruiken als een podium voor zichzelf.

Tekst: WV/IV