Hoe leg ik een nederlaag uit aan mijn achterban?

Je komt terug van de projectmeeting en je moet aan de medewerkers van je afdeling verkopen dat al hun voorstellen van tafel zijn geveegd. Je bent baas van een lokaal depot en je mag aan de medewerkers uitleggen dat je op een vergadering op het hoofdkwartier mee hebt moeten beslissen het depot te sluiten.
Door prof. dr. Karlien Vanderheyden, Vlerick Management School

Geef een boodschap met SPICE

SSpecifiek, simpel: wees duidelijk, draai niet rond de pot. “Het depot zal gesloten worden voor 1 mei.” “We worden zelfs niet betrokken bij de voorstudie”.   Hou het beknopt, ad rem. Zeg wat je weet en zeg uitdrukkelijk ook wat je niet.

 

 

PPerspectief:  hoe negatief de boodschap ook is, bied een perspectief. Vertel wat er zal gebeuren als die pil is geslikt. Minimaliseer de nederlaag niet. Maar wijs erop welk hoger doel zal bereikt worden als de maatregel toch doorgaat. Dit is zeer delicaat. Hier is communicatie vakmanschap. Als het positieve te vroeg komt, of ‘vals’ is, dan krijg je nog meer weerstand. Je kan soms dus enkel zeggen wat er positief is vanuit het standpunt van de beslissers.  “Vanuit de visie van de directie tot meer geïntegreerde logistiek kon ik echt een afgelegen depot niet langer verdedigen. Er zijn andere argumenten om ons open te houden, en dat beseffen we hier maar al te goed, maar geïntegreerde logistiek is één van de pijlers van ons beleid.”

Toelichten wat het perspectief is van de beslissingsnemers (waar je misschien toe behoorde) is niet hetzelfde als de paraplu opendoen of zich distantiëren van de beslissing. “Jullie weten dat ik volledig achter de structurele kostenbesparing sta. Het is dit of geen bedrijf meer. Ik had nooit gedacht dat het ook onze afdeling zou treffen. En nu moet ik consequent zijn. Gemakkelijk is dat niet.”

IInteresse: toon reële interesse in de concrete gevolgen voor iedereen. Bekijk de situatie van hun kant. “Ja, ik besef dat het een harde noot is om kraken, nu we hier in de marketing hadden gehoopt de voortrekkers te zijn”. Toon dat je meeleeft, dat je begrijpt, zeg dat het ook voor jou een harde noot is, maar vermijd daar dieper op te in te gaan, want anders begin je emotionele chantage te plegen.

 

CConcreet: wees zo concreet mogelijk.  Vermijd alle vage, algemene, abstracte dingen. Zeg geen dingen als "we zijn toch één grote familie" of "als lerende organisatie maken we nu eenmaal fouten".

 

 

EEmotioneel: als het echt een bittere nederlaag is voor de betrokkenen, dan overwegen eerst emoties; en emoties zwakken af, tenzij je ze verwerpt of bagatelliseert. Benoem ze, en vooral: emoties toon je door niet-verbaal gedrag. De duur van de communicatie, de plaats, je toonhoogte enzovoort zijn minstens even belangrijk dan wat je zegt. En emoties moeten eerst van de baan, vooral mensen kunnen luisteren. Pas dan kan je denken aan iets anders. Dan sta je misschien open voor het ‘perspectief’.