Hoe kan ik efficiënt e-mailen? (video)

"Ik moet vaak e-mails sturen naar klanten, maar weet niet altijd welke toon ik daarbij moet hanteren. Wat zijn de regels bij het schrijven van zakelijke e-mails? En hoe zorg ik dat ik niet bedolven word onder de mails?"
Het antwoord van Harald Van Beeck, expert in Schriftelijke en Zakelijke Communicatie

Een e-mail zweeft ergens tussen een brief en een mondeling gesprek. Vaak dient hij om snel informatie te verschaffen of te vragen. Een al te grote formaliteit is daarom niet nodig. Toch is het praktisch om enkele basisregels in acht te nemen om het e-mailverkeer zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Hierbij enkele lessen in 'netiquette':

1. Kies een duidelijke en gepaste titel als Subject

‘Bevestiging van uw bestelling van 18/2’

is te verkiezen boven

‘FACTUUR ORDER 537.45 van 18 februari 2013 uit stock (KERSTPROMOTIE) - Purchase Order Number 4200070151’

2. Beperk het gebruik van vakterminologie en afkortingen

Zeker wanneer het gaat om externe mails, is het belangrijk dat elke klant je begrijpt.

Schrijf dus niet: “Uw aanvraag moet nog door Client Support EMEA verwerkt worden”

Maar wel: “Uw aanvraag wordt momenteel door ons administratief verwerkt”

3. Hang je de oorspronkelijke e-mail aan je antwoord?

Zo kan je rechtstreeks verwijzen naar de bestelling of de vraag onderaan. Vergeet zeker niet je onderlinge mailverkeer met een collega te schrappen. Je zorgt ervoor dat opmerkingen als ‘Weer een bestelling van die ongelooflijke krent die steeds op alles korting wil krijgen’ binnenskamers blijven.

4. Schrijf woorden niet volledig in HOOFDLETTERS

Het komt redelijk dwingend en niet echt communicatief over WANNEER JE EEN PERSOON BEDANKT VOOR ZIJN BESTELLING EN AANMAANT OM ZIJN FACTUUR TE BETALEN VOOR HET EINDE VAN DE MAAND.

5. Zorg ervoor dat je contactgegevens voldoende duidelijk zijn

Check nog eens je eigen telefoonnummer voor je de mail verstuurt.

6. Herlees je e-mail

Niets is zo vervelend als wanneer je na je mail nog een wijziging moet sturen. Wanneer je het hebt over woensdag 21 februari, kijk dan eerst nog eens na of het niet gaat om donderdag 21 februari.

7. Beperk hoe dan ook het aantal e-mails

Denk om de gemoedsrust van de geadresseerde die er weer eens een mail in zijn inbox bijkrijgt. Durf ook eens de telefoon te nemen. Soms is een mondelinge afspraak sneller en efficiënter.

Talen zijn een passie voor expert Harald Van Beeck. Hij studeerde Nederlands, Frans, Engels en Deens aan het Hoger Instituut voor Vertalers en Tolken te Antwerpen en volgde les Dictie en Voordracht aan de Turnhoutse Muziekacademie. Als voice talent bij de bekende a capella- groep Voice Male gooit hij hoge ogen in binnen- en buitenland. Harald is een veelgevraagde presentator en geeft oor Expert Academy onder andere Zakelijk en Schriftelijk Communiceren.

I.s.m. Expert Academy