Werknemer tijdelijk vervangen? Gebruik een vervangingscontract

Stel: één van je medewerkers deelt je mee dat hij binnenkort een belangrijke operatie moet ondergaan. Hij vermoedt dat hij, als er zich geen complicaties voordoen, minstens twee maanden afwezig zal zijn.
Het advies van Veronique Lombaerts, HDP/Arista

Je overweegt de medewerker tijdens zijn afwezigheid te vervangen. Maar je weet niet hoe lang hij precies afwezig zal zijn. Je aarzelt om met zijn vervanger een contract van bepaalde duur voor twee maanden te sluiten.

Je wil de vervanger ook geen contract van onbepaalde duur aanbieden omdat de toepassing van de opzeggingsregels te zwaar zouden wegen.

Waarom dan geen vervangingscontract sluiten?

Het vervangingscontract, vaak interim genoemd, is een arbeidsovereenkomst die als dusdanig is onderworpen aan de bepalingen van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.

Het vervangingscontract – de naam zegt het zelf – biedt je de mogelijkheid de afwezigheid van een werknemer (bediende, arbeider, handelsvertegenwoordiger, dienstbode) tijdelijk op te vangen zonder de nadelen te ondervinden van de toepassing van de regels betreffende de opzegging van contracten van onbepaalde duur.

Voor welk type schorsing?

In de meeste gevallen van schorsing van de arbeidsovereenkomst (jaarlijkse vakantie, ziekte, moederschap,…) is het mogelijk een vervangingsovereenkomst te sluiten. Toch zijn er ook schorsingen die geen aanleiding kunnen geven tot een vervangingsovereenkomst. Enkele voorbeelden daarvan zijn de schorsing die voortvloeit uit een gebrek aan werk om economische redenen of omwille van slecht weer, en de schorsing als gevolg van een staking of een lock-out.

In principe is een vervangingsovereenkomst alleen mogelijk in geval van volledige schorsing van de arbeidsovereenkomst. Het halftijds tijdskrediet en het één vijfde tijdskrediet vormen een uitzondering op die regel: in die twee gevallen van gedeeltelijke schorsing van het contract kan wel een vervangingsovereenkomst worden gesloten.

Inhoudelijke en vormelijke voorwaarden?

De vervangingsovereenkomst moet schriftelijk worden vastgelegd voor elke werknemer afzonderlijk, uiterlijk op het ogenblik waarop de werknemer in dienst treedt.

Het contract moet de volgende drie vermeldingen bevatten: de reden van de vervanging, de identiteit van de vervangen werknemer en de voorwaarden met betrekking tot de aanwerving (loon, wijze van betaling van het loon, aanwerving voor bepaalde of onbepaalde duur, werkrooster, …). De vermelding van de identiteit van de vervangen werknemer houdt niet in dat de vervanger dezelfde functie moet uitoefenen als die van de vervangen werknemer.

Daarnaast moet de reden van de vervanging niet overeenstemmen met de datum waarop het vervangingscontract een aanvang neemt (het is perfect mogelijk om, op 1 september bijvoorbeeld, een vervangingsovereenkomst te sluiten voor de vervanging van een werknemer die sinds 1 april ziek is).

De vervangingsovereenkomst kan, zoals elke arbeidsovereenkomst trouwens, voorzien in een proefperiode.

Duur van het vervangingscontract?

Een vervangingsovereenkomst kan worden afgesloten voor een onbepaalde duur of voor een bepaalde duur. Een vervangingsovereenkomst van bepaalde duur is alleen aangeraden als de duur van de schorsing bekend is.

Het vervangingscontract heeft een maximale duur van twee jaar, behalve in geval van tijdskrediet (volledige schorsing, halftijds tijdskrediet en één vijfde tijdskrediet). Voorts is het mogelijk diverse achtereenvolgende vervangingscontracten met dezelfde medewerker te sluiten; voorwaarde is wel dat de totale duur niet groter is dan twee jaar.

Sancties

Als er geen schriftelijk contract is of bij overschrijding van de maximumduur van twee jaar gelden voor de opzegging van de vervangingsovereenkomst dezelfde voorwaarden als die welke van toepassing zijn op de arbeidsovereenkomsten van onbepaalde duur.

Einde van het contract – afwijkingen op de normale opzeggingsregels

Het einde van de overeenkomst hangt af van de aard van het vervangingscontract.
Een vervangingscontract van bepaalde duur eindigt bij het verstrijken van de termijn, zonder opzegging of vergoeding. De datum waarop de termijn eindigt, stemt in principe overeen met het einde van de schorsing van de overeenkomst van de vervangen werknemer.

Voor vervangingsovereenkomsten van onbepaalde duur moet een onderscheid worden gemaakt tussen de verbreking tijdens de uitvoering van de overeenkomst en de verbreking aan het einde van de vervanging.

Als de vervangingsovereenkomst tijdens de uitvoering ervan wordt beëindigd om een reden die los staat van de vervanging (dringende reden, arbeidsongeschiktheid …), gelden de normale regels voor de opzegging van arbeidsovereenkomsten van onbepaalde duur.

Als de overeenkomst wordt verbroken omwille van het einde van de vervanging voorziet de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten in de mogelijkheid af te wijken van de normale opzeggingsregels. Bijgevolg mag de opzegtermijn, evenals de datum waarop die een aanvang neemt, vrij in het contract worden bepaald. De partijen kunnen dus een kortere opzegtermijn overeenkomen (bv. één dag). Ze kunnen ook overeenkomen dat het contract automatisch zonder opzegging of vergoeding eindigt bij de terugkeer van de vervangen werknemer of op de datum waarop de arbeidsovereenkomst van de vervangen werknemer een einde neemt.

Als je een verkorte opzegtermijn overweegt, moet die worden betekend volgens de normale wettelijke formaliteiten.

Bereken hier je opzegtermijn met de opzegwijzer!