Wat zijn de wettelijke verplichtingen als je expats tewerkstelt?

"Wanneer je als werkgever een buitenlandse werknemer (een zogenaamde expat of expatriate) wenst aan te nemen, doe je er goed aan even stil te staan bij de gevolgen van een dergelijke tewerkstelling. Je zult immers niet alleen met een aantal bijkomende formaliteiten geconfronteerd worden (zoals bijvoorbeeld het aanvragen van een arbeidsvergunning), maar zal ook met heel wat andere aspecten moeten rekening houden."
 

 

Deze kunnen in een zestal categorieën onderverdeeld worden:

- Immigratie

- Verloning

-Fiscaliteit en sociale zekerheid

- Payroll

- Relocatie

- Assignment planning

- Besluit

Immigratie

Indien de betrokken expatriate geen onderdaan is van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (dit zijn de landen van de Europese Unie alsook Ijsland, Liechtenstein en Noorwegen) of Zwitserland, dien je in principe als werkgever een arbeidsvergunning aan te vragen. De werknemer zelf heeft dan een arbeidskaart nodig. Beide documenten worden samen aangevraagd bij de Administratie Werkgelegenheid (afdeling Tewerkstelling, dienst Migratie) via de lokale VDAB-dienst die bevoegd is voor de plaats waar de expatriate zal worden tewerkgesteld. Belangrijk hierbij is dat de aanvraag gebeurt vóór de aanvang van de tewerkstelling in België.

Vervolgens dient de expatriate zelf een machtiging tot voorlopig verblijf (d.i. een visum type D) aan te vragen bij de Belgische ambassade in zijn land van herkomst. Hiervoor zal hij ondermeer de arbeidskaart, een medisch attest en een getuigschrift van goed gedrag en zeden moeten voorleggen. Dit visum geeft de betrokkene dan het recht het Belgisch grondgebied te betreden.

Eenmaal aangekomen in België, dient de betrokkene zich binnen de 8 dagen in te schrijven bij de bevolkingsdienst van de gemeente waar hij zal verblijven. Hij ontvangt dan een bewijs van inschrijving in het vreemdelingenregister.

Onderdanen van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland dienen zich enkel in te schrijven in het gemeentehuis.

Weliswaar bestaan er op deze algemene principes heel wat uitzonderingen. Ook de situatie van de echtgenote en de kinderen dient u te bekijken.

Verloning

Een tweede belangrijk aspect is de manier waarop je de betrokkene zult verlonen. Dit hangt sterk samen met de doelstelling en de duurtijd van de tewerkstelling in België.

Indien het bijvoorbeeld gaat om een specialist die uit een buitenlandse groepsvennootschap tijdelijk wordt overgeplaatst om gedurende een beperkte periode (bijvoorbeeld 1 tot 3 jaar) bepaalde kennis of vaardigheden over te dragen, zal men de betrokkene over het algemeen zo veel mogelijk trachten te verlonen alsof hij zijn thuisland niet verlaten had (methode van het thuisland). Dit impliceert dat hij zijn basissalaris behoudt, aangevuld met een aantal bijkomende vergoedingen. Zo betaalt men in de praktijk vaak een levensduurtevergoeding (ook wel cost of living allowance genoemd), een huisvestingsvergoeding (housing allowance) en een vergoeding voor het verschil in belastingdruk (tax equalisation).

Daarentegen zal iemand die permanent naar België overgeplaatst wordt, meestal niet anders bezoldigd worden dan zijn Belgische collega's (d.i. de methode van het gastland).

Tussen deze twee uitersten zijn heel wat variaties mogelijk. Zo zal men voor expatriates die tijdelijk naar België worden gezonden om internationale ervaring op te doen, opteren voor een gewijzigde vorm van de methode van het thuisland. Expats die vrijwillig hun overplaatsing vragen, krijgen over het algemeen een verbeterde methode van het gastland.

Als werkgever heb je er alle belang bij een duidelijk verloningsbeleid te ontwikkelen met betrekking tot expatriates en dit beleid eenvormig toe te passen.

Fiscaliteit en sociale zekerheid

Verder zal je je ook moeten informeren omtrent de toepasselijke belasting- en sociale zekerheidswetgeving.

Onder bepaalde omstandigheden is het immers mogelijk dat de betrokkene onder het sociaal zekerheidsstelsel van zijn thuisland blijft ressorteren. Zo voorziet de Europese Verordening 1408/71 bijvoorbeeld dat inwoners van de Europese Unie gedurende een periode van maximaal 5 jaar door een buitenlandse werkgever naar België kunnen uitgezonden worden onder toepassing van de buitenlandse sociale zekerheid. Die mogelijkheid geldt ook voor onderdanen van Zwitserland.

Voor andere landen is dergelijke detachering ook mogelijk, indien België hiervoor een bilateraal verdrag heeft afgesloten met het land van herkomst van de betrokkene.

Op fiscaal vlak dien je te bekijken of de werknemer kwalificeert voor het bijzonder belastingstatuut voor buitenlandse kaderleden. Onder toepassing van dit statuut worden een aantal vergoedingen zoals bijvoorbeeld de levensduurtevergoeding, huisvestingsvergoeding en tax equalisation (cf supra) als kosten eigen aan de werkgever beschouwd en derhalve (in beperkte mate) van belastingen vrijgesteld. Tevens wordt het salaris met betrekking tot de werkdagen gepresteerd in het buitenland in België niet belast.

Op beide vlakken dienen dan ook een aantal beslissingen genomen te worden en formaliteiten vervuld te worden.

Payroll

Hierbij aansluitend stelt zich de vraag waar de payroll dient gevoerd te worden en op welke manier de fiscale en sociale bijdragen dienen betaald te worden.

Relocatie

Onder relocatie vallen onder meer de verhuis van de persoonlijke goederen van de expatriate en het vinden van een geschikte verblijfplaats in België. Ook hier dien je uit te maken in welke mate je als werkgever tussenkomt, zowel op financieel als logistiek vlak.

Assignment planning

Een niet onbelangrijk aspect is de assignment planning. Als werkgever dien je bij een tijdelijke tewerkstelling van een expatriate (bijvoorbeeld bij een overplaatsing binnen een vennootschappengroep) te voorzien in welke functie en tegen welke voorwaarden de betrokkene na zijn tewerkstelling in België zal terechtkomen.

Tenslotte kan je als werkgever ook maar best oog hebben voor taal- en cultuurverschillen en hiervoor een zekere opleiding of oriëntatie te voorzien.

Besluit

Bij de tewerkstelling van een expat komt heel wat kijken. Als werkgever dien je dan ook in eerste instantie een afweging te maken van de kosten en baten van dergelijke tewerkstelling. Eenmaal de beslissing genomen is, zijn duidelijke afspraken en een goede voorbereiding van essentieel belang. Alleen zo kan de tewerkstelling voor zowel werkgever als expatriate een verrijkende ervaring zijn.

In samenwerking met SD Worx