Wat zet ik in de handtekening onder mijn e-mails?

Iedereen weet intussen wel dat je best de nodige ‘netiquette’ aan de dag legt bij het opstellen van e-mails. Maar ook de handtekening onderaan je boodschap maakt deel uit van je mail. Vergeet dus niet om ook daar de nodige aandacht aan te besteden.

NIET ALLES IN HOOFDLETTERS ZETTEN, de opmaak van de tekst overzichtelijk houden, een duidelijk en zinvol onderwerp kiezen … Voor de meeste hedendaagse e-mailgebruikers behoren dit soort eenvoudige beleefdheidsregels gelukkig tot de basiskennis. Probeer diezelfde zorgvuldigheid ook aan de dag te leggen als je de handtekening (‘signature’) voor je uitgaande e-mails opstelt. Aangezien die onderaan je berichten komt te staan zal dat namelijk het laatste zijn dat de ontvanger van je mail te zien krijgt. En misschien wordt dat zelfs het enige dat hij onthoudt

Wat er in een goede handtekening moet staan

Volgens ‘The Etiquette Book: A complete guide to modern manners’ van Jodi R.R. Smith hebben e-mailhandtekeningen een eenvoudige, maar essentiële functie: “Tenzij je een vriend of een collega mailt, mag je er niet vanuit gaan dat de ontvanger van je boodschap weet je wie je precies bent of voor welke organisatie je werkt”, zegt Smith.

Daarom beveelt hij de volgende elementen aan in een e-mailhandtekening:

  • Je volledige naam
  • De naam van het bedrijf waarvoor je werkt
  • Je functietitel of de afdeling waarvoor je werkt
  • Het postadres
  • Je telefoonnummer
  • De website van je bedrijf
  • Sociale medialinks

Het probleem hierbij is wel dat als je al deze informatie in je handtekening wil zetten, deze te lang wordt, in sommige gevallen zelfs langer dan je boodschap. Je moet dus zelf beslissen wat echt van belang is en wat niet.

Wat er in een goede handtekening zeker NIET mag staan

Weer zoveel mogelijk overbodige elementen uit je handtekening. Ze zorgen er alleen maar voor dat deze er onprofessioneel of ronduit raar gaat uitziet.

Vermijd dus zeker:

  • Afbeeldingen (van jezelf of van om het even wat)
  • Te veel verschillende lettertypes
  • Bewegende of flikkerende tekst
  • Ingesloten video of geluiden die automatisch beginnen af te spelen
  • Een lijst met formele titels of certificaten die je behaald hebt

De volgende zaken zijn extra ergerlijk:

  • Een disclaimer

    Een lange juridische tekst aan het einde van een mail die aangeeft dat de voorafgaande boodschap confidentiële informatie ‘kan’ bevatten en vertrouwelijk behandeld moet worden heeft simpelweg geen enkele zin.

  • Het prekerige ‘Denk aan het milieu vooraleer deze mail uit te printen’

    E-mails worden tegenwoordig nog weinig uitgeprint en wie het toch van plan is zal zich zeker niet laten tegenhouden door zo’n boodschap.

  • Een veelheid aan links naar sociale mediasites en online profielen

    Oké, je hebt een eigen website, een blog én een account op Facebook, Twitter, Linkedin, Netlog en Skype, maar dat hoef je nog niet allemaal in je handtekening te zetten. Wie jou per se aan zijn netwerk wil toevoegen zal wel op de gewenste sites naar je naam op zoek gaan.

  • Een ‘inspirerend’ citaat

    Hou zakelijke e-mails zakelijk. Een zweverig citaat dat volledig losstaat van de inhoud van je mail leidt enkel de aandacht af.

  • Je e-mailadres

    Wie een mail ontvangt hééft het e-mailadres van de afzender, het staat namelijk in het ‘from’-veld. En om te antwoorden volstaat het om op ‘reply’ te klikken. Je e-mailadres vermelden is dus compleet overbodig. Wie je later opnieuw wil mailen zal je naam wel toevoegen aan zijn adresboek.