Wat zegt je e-mail over jezelf?

Ook op de werkvloer communiceren we steeds meer via e-mail. Dat maakt het moeilijker om bepaalde nuances over te brengen. Toch kunnen we ook in e-mails (on)bewust zaken overbrengen.

Fouten

Wie veel fouten maakt in e-mails komt ongeïnteresseerd over. Het lijkt alsof je niet veel tijd besteedt aan het maken van je e-mail. Voor de lezer kan het overkomen alsof je zo ook in andere taken en bezigheden te werk gaat. Kijk dus je mail zeker nog eens na op fouten.

Lay-out

Zorg er ook voor dat je e-mail aangenaam is om te lezen. Gebruik lees- en opsommingtekens om je boodschap duidelijk over te brengen. Ook hier kan je ongeïnteresseerd overkomen als je geen aandacht besteedt aan de vorm van je email.

Schrijf je in de eerste persoon of in de derde persoon?

“Wij hebben in de vergadering besloten het event uit te stellen”

Of

“Men heeft in de vergadering besloten om het event uit te stellen.”

Zoals je aanvoelt, komt de eerste persoon (ik, wij) vriendelijker en persoonlijker over dan schrijven in de derde persoon (hij, zij, het, zij). Die laatste komt veel formeler over.

Je kan dus zelf kiezen hoe je wil overkomen. Spreek je in een mail een overste aan, dan kan je misschien beter gebruik maken van de formele stijl. Wil je daarentegen iemand op het gemak stellen, dan kan je de eerste persoon (ik, wij) hanteren.

Uitroeptekens

Met een uitroepteken druk je niet enkel en alleen je enthousiasme uit. Wanneer je dit gebruikt in professionele mails komt het collegiaal, soms zelfs wat vriendschappelijk, over. Je beschouwt je lezer (je collega in dit geval) niet als een formeel, zakelijk contact, maar als iemand die je ook op een meer informele manier kent.

Ook hier kan je subtiel spelen met een leesteken. Wil je een moeilijke collega gunstiger stemmen of je collega laten weten dat je hem of haar als meer beschouwt dan enkel een formeel contact, dan kan je af en toe een uitroepteken verwerken in je mail.

Voor belangrijke mails naar je overste is het misschien toch aan te raden de uitroeptekens weg te laten. Je wil bij bepaalde personen natuurlijk niet té familiair overkomen.

Bron: Fastcompany