Waarom we graag vergaderen … en wat we eraan kunnen doen

"Ik erger mij aan de vele vergaderingen die ik moet bijwonen en vraag mij af of deze wel allemaal nodig zijn. Hoe komt het dat er in bedrijven zo veel vergaderd wordt en wat kan ik doen om het aantal vergaderuren te beperken?"
Het antwoord van Bart Provost, expert en senior trainer bij Expert Academy

Er wordt steen en been geklaagd over onproductieve meetings en slecht beheerde vergaderingen. En toch… Vergaderen blijkt een verslaving. Meer nog: we doen het allemaal veel te graag. En wel om de volgende redenen:

1. Vergaderingen stimuleren sociale interactie en cohesie

Een mens is niet gemaakt om alleen te werken. Het liefst laten we ons omringen door gelijkgestemde collega’s. Vergaderingen zijn op die manier een uitlaatklep voor het delen van persoonlijke gevoelens en meningen.

2.Vergaderingen houden iedereen op de hoogte

Vele bedrijven hebben als structuur een matrixorganisatie. Hierbij rapporteren de deelnemers aan meerdere personen en dat leidt automatisch tot meer overleg. Vergaderingen zijn als het informele weefgetouw dat de organisatorische draden samenweeft. Mensen moeten weten wat er gaande is in de andere delen van de organisatie. Deze informatienetwerken worden gecreëerd, versterkt en uitgebreid door vergaderingen. Ook het opkomende thuiswerk zorgt voor een noodzaak aan meer officiële informatienetwerken.

3. Vergaderingen vertegenwoordigen status

Veel vergaderingen en lidmaatschappen tonen aan hoe belangrijk je bent en dat je mening wordt gewaardeerd. Het bijwonen van personeelsvergaderingen betekent dat je tot het leidinggevend team behoort. Je wordt plots zichtbaar bij mensen met een hogere anciënniteit en op die manier verhoog je je status.

En toch. Dit alles mag absoluut geen excuus zijn voor onproductieve vergaderingen en verspilde tijd. Managers op alle niveaus moeten voortdurend op hun hoede zijn voor een wildgroei aan onnodige vergaderingen en een gebrekkige vergaderdiscipline.

Enkele nuttige tips voor een sterke vergaderdiscipline:

  • Formuleer vooraf duidelijk het doel van de meeting
  • Nodig de juiste mensen uit (en soms voor een beperkte duur)
  • Stuur vooraf voorbereidend leesmateriaal door
  • Stel een agenda op en volg deze nauwgezet
  • Verzend achteraf de belangrijkste actiepunten

Bart Provost, expert bij Expert Academy, verdiepte zich in de literatuur over Vergadertechnieken en onderging zelf in zijn jarenlange carrière als manager, vele vergaderingen. Bart genoot een opleiding in psychologie en in marketing en verwierf daarna als Marketing Manager ervaring in B2B en B2C. Hij werkte ook als leidinggevende met teams tot tien personen. Als senior trainer bij Expert Academy geeft hij opleidingen rond Communicatie- en Managementvaardigheden. 

I.s.m. Expert Academy