Vergaderen nieuwe stijl: doe de efficiëntietest!

Vergaderingen monden vaak uit in oeverloze discussies. Hoe laat ik ze efficiënter verlopen?
Franky Van Hoecke, expert bij Expert Academy, zegt hierover het volgende:

Besprekingen, vergaderingen en meetings zijn vaak saai, duren te lang en leveren veelal geen concreet resultaat. Daarom wordt vergaderen vaak als tijdsverspilling beschouwd, terwijl efficiënt en productief overleg juist heel nuttig kan zijn, de besluitvorming kan versnellen en dus heel wat tijdwinst kan opleveren.
 
Vergaderingen mislukken vaak omdat vooraf en tijdens de vergadering niet is vastgesteld wat precies de bedoeling is van de bespreking. Of omdat tijdens de bijeenkomst het doel uit het oog wordt verloren.

Neem onderstaand lijstje ter hand nadat een meeting is afgerond. Dit helpt om stil te staan bij de efficiëntie van onze vergaderingen.

1. Was deze vergadering wel nodig?

Het lijkt evident, maar deze hamvraag is meteen de belangrijkste. Konden we dit ook niet telefonisch of via mail sneller en efficiënter oplossen?

2. Waren de juiste personen uitgenodigd?

Bij het plannen van een meeting, is het noodzakelijk dat er alleen personen worden uitgenodigd die baat hebben om over een probleemstelling te praten. Zijn er meerdere agendapunten waarbij verschillende afdelingen en mensen betrokken zijn, kan je de vraag stellen of iedereen de hele rit van de vergadering moet uitzitten. Je kunt eventueel collega’s uitnodigen voor een kwartier.

3.   Was er een procesbewaker of een voorzitter?

4. Heeft de procesbewaker zijn rol gespeeld?

De voorzitter nodigt uit en leidt de vergadering. Hij is neutraal en vat samen. Wanneer er geen secretaris is, neemt hij ook nota. De voorzitter vat elk agendapunt samen en sluit de vergadering af met een samenvatting, een actierapport en eventueel een evaluatie van de vergadering. Na de meeting neemt hij samen met de secretaris het verslag door alvorens het te versturen.

5.  Was het doel van de vergadering voldoende duidelijk gedefinieerd?

Als je niet direct het nut inziet van de meeting, neem vooraf contact op met de voorzitter en vraag om uitleg. Misschien heeft hij een reden die jij niet kent. Zoniet, durf te weigeren als je een betere tijdsinvestering hebt.

6. Was er een agenda?

Om efficiënt te vergaderen is het belangrijk dat de agenda vooraf wordt doorgestuurd.

7. Was er een deadline voor de vergadering en per onderwerp?

Time management is belangrijk bij een vergadering. De voorzitter en (eventueel) de secretaris zijn meteen ook de timekeepers.

8.  Hebben wij als groep de spelregels gerespecteerd?

Alle deelnemers moeten op de hoogte zijn van de spelregels. Ik som er lukraak enkele op:

  • iedereen komt op tijd
  • niet door elkaar praten
  • eerst inventaris, dan pas discussie
  • geen kritiek op personen
  • geen kritiek zonder voorstel
  • eigen onderwerp voorbereiden

Franky Van Hoecke is een expert op het gebied van leiderschap, communicatievaardigheden, onderhandelingstechnieken en Meeting Skills. Hij staat garant voor een pragmatische aanpak met maximale focus op concrete cases en oefeningen uit de praktijk.

In samenwerking met Expert Academy