Tijdelijk werkzaam in het buitenland: de regels

"Ons bedrijf wil volop inzetten op export en wil daartoe enkele medewerkers uitsturen om gedurende enkele maanden de potentiële markten te verkennen. Met welke regels moeten we rekening houden?"
 

Van zodra een werknemer voor korte of lange tijd naar het buitenland wordt gestuurd, dienen volgende punten onderzocht te worden:

- Moet de werkgever en/of werknemer een toelating hebben om in een bepaald land te werken?
- Over welke verblijfsdocumenten moet de werknemer beschikken? Volstaat een internationaal paspoort of moet er een visum aangevraagd worden?
- Welke loon- en arbeidsvoorwaarden gelden tijdens de (tijdelijke) tewerkstelling in het buitenland?
Waar moeten sociale bijdragen betaald worden en op welke sociale zekerheidsprestaties kan de werknemer nog aanspraak maken?
- Waar is de werknemer belastbaar?

Het antwoord op al deze vragen verschilt naargelang het land waar de werknemer tijdelijk wordt tewerkgesteld: een lidstaat van de Europees Economische Ruimte (EER), een land waarmee België een verdrag heeft afgesloten of een land waarmee geen enkele overeenkomst bestaat.

In vele gevallen zal men de toepasselijke regels en voorwaarden kunnen terugvinden in internationale wetgeving (multi- of bilaterale verdragen). Voor die landen of materies waar er geen internationale regels bestaan, moet de plaatselijke, nationale wetgeving onderzocht worden.

Arbeids- en verblijfsvergunning

Binnen de Europees Economische Ruimte geldt een vrij verkeer van werknemers en hebben de onderdanen van de lidstaten die in een andere lidstaat willen werken geen speciale toelating nodig.

We merken wel op dat er voor de tewerkstelling in de nieuwe lidstaten, met uitzondering van Malta en Cyprus, overgangsmaatregelen kunnen bestaan waardoor het mogelijk is dat de werknemers die in deze lidstaten willen werken toch over een voorafgaandelijke toelating moeten beschikken.

Voor wie de nationaliteit heeft van een lidstaat van de EER volstaat een internationaal paspoort om een andere lidstaat binnen te komen

Wordt men als werknemer uitgestuurd buiten de EER dan zal land per land moeten onderzocht worden welke documenten (arbeidsvergunning/visum) men nodig heeft.

Loon- en arbeidsvoorwaarden

Voor een tijdelijke tewerkstelling in het buitenland worden de bestaande loon- en arbeidsvoorwaarden meestal verdergezet. Er bestaat geen wettelijk verplichting om een hoger loon te betalen maar in de praktijk ontvangt een werknemer doorgaans wel iets meer.

Daarnaast moet de werkgever de kosten die de werknemer maakt in opdracht van zijn werkgever tijdens zijn tijdelijk verblijf in het buitenland vergoeden. De terugbetaling kan gebeuren op declaratiebasis of door betaling van een forfaitair bedrag per dag. Er bestaat een lijst met forfaitaire vergoedingen per land en regio/stad die zowel door de Belgische fiscus als de RSZ aanvaard wordt.

De werkgever is ook verplicht om de loon- en arbeidsvoorwaarden die betrekking hebben op de tewerkstelling in het buitenland schriftelijk aan de werknemer mee te delen. De schriftelijk informatieplicht omvat volgende punten:

- de duur van de tewerkstelling in het buitenland
- de muntsoort waarin betaald zal worden
- de eventuele voordelen die aan de opdracht in het buitenland zijn verbonden
- de voorwaarden van terugkeer

Wij raden aan om in dit geschrift ook de andere afspraken met betrekking tot de tijdelijke tewerkstelling in het buitenland op te nemen. Hoewel er meestal geopteerd wordt om de bestaande loon- en arbeidsvoorwaarden te behouden, moet men er wel voor zorgen dat deze loon- en arbeidsvoorwaarden niet in strijd zijn met de plaatselijke wetgeving.

Sociale zekerheid

Wanneer de werknemer slechts tijdelijk door een Belgische werkgever naar het buitenland gestuurd wordt, is het aan te raden om hem of haar te detacheren. Dit betekent dat de werknemer verder onderworpen kan blijven aan de Belgische sociale zekerheidswetgeving.

Op zijn loon moeten er, ook tijdens de tewerkstelling in het buitenland, Belgische sociale zekerheidsbijdragen ingehouden en betaald worden. Dit heeft het voordeel dat er voor de werknemer niets verandert aan zijn sociale zekerheidsprestaties. De werknemer behoudt zijn Belgische kinderbijslag, zijn inschrijving bij het Belgische ziekenfonds en bouwt verder zijn Belgisch pensioen op.

Een detachering is mogelijk naar alle lidstaten van de EER, de tien nieuwe lidstaten inbegrepen.

Mits goedkeuring van het land waar tijdelijk prestaties worden verricht kan een werknemer gedurende maximum 5 jaar gedetacheerd worden.

Bij een tewerkstelling in een land waarmee België geen sociaal zekerheidsverdrag heeft afgesloten kan de Belgische sociale zekerheidswetgeving maximum 6 maanden (1x verlengbaar) verder van toepassing blijven maar moet er ook nagegaan worden of er in het land van tewerkstelling geen bijdragen moeten betaald worden.

Belastingen

België heeft met ongeveer negentig landen een verdrag tot vermijden van dubbele belasting afgesloten. Dit betekent dat, mits er aan een aantal voorwaarden is voldaan, de werknemer bij een korte tewerkstelling in het buitenland niet belastbaar zal zijn in het land van tewerkstelling maar verder belastbaar blijft in België.

In de meeste gevallen is een werknemer maar belastbaar van zodra hij meer dan 183 dagen in een land werkt.

Bij elke tewerkstelling in het buitenland moet het verdrag onderzocht worden. De periode binnen dewelke deze 183 dagen moet gerealiseerd worden evenals de aard van de dag (verblijf of effectieve tewerkstelling) verschilt van verdrag tot verdrag.

Daarnaast is het aan te raden om bij doorfacturatie van de loonkost de concrete situatie te laten onderzoeken door een fiscaal adviseur.

Samengevat

Bij een tewerkstelling van minder dan 6 maanden, voor rekening van een Belgische werkgever, zal er waarschijnlijk niets wijzigen. De werknemer blijft onderworpen aan de Belgische sociale zekerheidswetgeving en blijft belastbaar in België.

Van zodra de tewerkstelling in het buitenland langer zal duren moet er een onderzoek gebeuren naar de toepasselijke wetgeving.

i.s.m. SD Worx