Onderhandel je best alleen of in team?

Wat is het best als je gaat onderhandelen: alleen aan tafel aanschuiven, of met een team naar de tafel trekken?
Door prof. dr. Marc Buelens, Vlerick Business School

U heeft ook al onderhandeld met een Japans bedrijf. U was ‘empowered’. U ging alleen, en plots werd u geconfronteerd met een hele delegatie. Zij waren met vier. Zou u ook beter met een eigen team onderhandelen? 

Leigh Thompson, Erika Peterson and Susan Brodt hebben die vraag ter harte genomen. Ze hebben drie verschillende situaties gecreëerd. Een team onderhandelt met een team, een eenzaat onderhandelt met een eenzaat en een eenzaat onderhandelt met een team. Bij dergelijke experimenten is men vooral geïnteresseerd of de onderhandelaars ‘geen geld op tafel laten liggen’. Dat wil zeggen: bereiken ze oplossingen waar ze beiden beter van worden? Bereiken ze de win-win situatie? Realiseren ze het zogenaamde integratieve potentieel?

Samen staan we sterk

Goed nieuws voor de teamonderhandelaars. Zodra er een team aan tafel zit, tegenover een ander team of tegenover een solo-speler, bereikt men samen wel degelijk meer. Teams zorgen er blijkbaar voor dat er meer informatie wordt gedeeld, dat men de win-win oplossingen opmerkt, kortom er ligt meer informatie op tafel en een beetje later dus ook … minder geld. En minder geld op de tafel betekent meer geld in de zakken van de onderhandelaars.

En er zijn nog voordelen voor teams. Niets is zo moeilijk als onderhandelen onder tijdsdruk, met dan nog bovendien een verantwoordingsplicht naar een achterban. Denk maar aan politieke onderhandelingen, of vakbondsonderhandelingen. Welnu, teams weerstaan beter aan externe druk. Teams voelen zich ‘machtiger’ en bezwijken minder gemakkelijk onder de tijdsdruk of de druk van de achterban.

Slechte teams

Dit is natuurlijk te mooi om waar te zijn. Wat gebeurt er als de teamleden het onderling niet eens zijn?  Dan ziet het plaatje er helaas niet goed uit. Groepen moeten voldoende op mekaar ingespeeld zijn om het voordeel van groepsonderhandelingen te bereiken.  Groepen die voor het eerst als groep onderhandelen maken er een zootje van. Ze ontdekken mekaars sterke punten niet, en vooral ze gebruiken hun energie om groepsnormen vast te leggen (wie is hier de baas? Mag er al eens gelachen worden? Mogen we mekaar tegenspreken?). Al die energie gaat verloren om de problemen die zich stellen effectief op te lossen.

En voor je het weet gebruikt de groep de onderhandeling om rekeningen te vereffenen, om punten te scoren, om status te verwerven. In dat geval is een groepsonderhandeling een dure en zeer ineffectieve aanpak. Dan stuur je beter een individu.

Samengevat kunnen we dus stellen dat je best een team stuurt in de volgende situaties:

  1. Als de andere partij dit verwacht. In sommige culturen is het beledigend alleen te komen. Onderhandelingen zijn vaak rituelen en het ritueel doorbreken is niet aangewezen.
  2. Bij complexe onderwerpen waar de meest uiteenlopende  invalshoeken aan bod kunnen komen.
  3. Bij win-win onderhandelingen.
  4. Als je eigen team voldoende rijp is en goed op mekaar ingespeeld.